11.4. Attribuer un ou plusieurs collecteurs

Une fois que le chef d’équipe a sélectionné le bouton Établir un contact dans le formulaire Planifier l’audit, le principal collecteur de preuves recevra une notification dans ses Tâches en attente l’invitant à affecter des collecteurs pour le Audit.

!Cette tâche ne s’applique que si une exigence est liée à un test. Si aucune des exigences n’est liée à un test (ou si une exigence est liée à un test mais que le test lui-même n’est connecté à aucune preuve) la tâche Attribuer un ou plusieurs collecteurs ne sera pas envoyée.

Ils recevront également un email les informant de la tâche assignée.

En cliquant sur le sujet dans Tâches en attente ou sur le lien dans l’e-mail, le principal collecteur de preuves sera dirigé vers le formulaire Attribuer un ou plusieurs collecteurs. Semblable au formulaire Planifier l’audit, ce formulaire fournit des détails sur le plan d’audit et inclut l’accordéon Sélection des participants et planification d’audit. Bien que tous les champs de cet accordéon soient définis en lecture seule, il permet aux utilisateurs de consulter le calendrier d’audit et les participants assignés.

Vous trouverez ci-dessous les autres fonctionnalités notables du formulaire :

1. Preuves

Les utilisateurs peuvent accéder à l’accordéon Preuves. Semblable à la tâche Planifier l’Audit, dans cet accordéon, les utilisateurs ont la possibilité d’affecter des collecteurs de preuves aux éléments de preuve, en apportant les modifications nécessaires aux affectations existantes. Les utilisateurs peuvent également spécifier ou modifier les dates des cycles de collecte de preuves.

!Si la même date est fixée pour le premier et le deuxième tour de collecte de preuves, l’utilisateur les recevra ultérieurement dans la même tâche. Toutefois, si des dates différentes (de début ou de fin) sont définies, l’utilisateur recevra les tours sous forme de tâches distinctes les jours respectifs.

!Pour affecter un collectionneur à un élément de preuve spécifique, cliquez simplement dans la colonne Collecteur correspondante. De même, pour définir les dates de chaque série de collecte de preuves, cliquez à l’intérieur des colonnes Round [No.] qui correspondent à l’élément de preuve spécifique. Les sélections peuvent être enregistrées en cliquant sur le bouton Sauvegarder ou simplement en cliquant en dehors de la grille. Pour annuler les sélections, cliquez sur le bouton Annuler.

• Début de la ronde 1 : Il s’agit d’un sélecteur de date qui permet aux utilisateurs de saisir/sélectionner la date de début pour le premier tour de collecte de preuves.
• Fin de la ronde 1 : Il s’agit d’un sélecteur de date qui permet aux utilisateurs de saisir/sélectionner la date de fin pour le premier tour de collecte de preuves.
• Début de la ronde 2 : Il s’agit d’un sélecteur de date qui permet aux utilisateurs de saisir/sélectionner la date de début pour le deuxième tour de collecte de preuves.
• Fin de la ronde 2 : Il s’agit d’un sélecteur de date qui permet aux utilisateurs de saisir/sélectionner la date de fin pour le deuxième tour de collecte de preuves.
• Sélectionner toutes les preuves : Ce bouton permet aux utilisateurs de sélectionner toutes les preuves dans la grille.
• Désélectionner toutes les preuves : Ce bouton permet aux utilisateurs de désélectionner toutes les preuves dans la grille.
• Définir les dates saisies : Ce bouton permet aux utilisateurs de définir les dates saisies pour les tours respectifs dans la grille.
  • Un élément de preuve doit au préalable être sélectionné dans la grille pour que les dates soient fixées.

*Pour accéder aux options supplémentaires ou effectuer des actions liées à la grille, veuillez utiliser le menu kebab ( ) situé dans le coin supérieur droit.

2. Soumettre les collectionneurs

Au bas du formulaire Attribuer un ou plusieurs collecteurs, se trouve le bouton suivant :

• Soumettre des collectionneurs : Ce bouton permet aux utilisateurs de soumettre les collectionneurs sélectionnés au chef d’équipe pour examen et confirmation.