22.1.1. Importation de données – Directives et considérations

Lors de l’importation d’exigences, de tests et/ou de preuves depuis Excel, les utilisateurs doivent prendre note des directives et considérations suivantes :

1. ID d’exigence / ID de test / ID de preuve

Pour éviter de compromettre le système d’identification actuellement en place, nous n’autorisons pas les utilisateurs à créer leurs propres identifiants pour des exigences, des tests ou des preuves. Au lieu de cela, une fois ces éléments importés, le système leur attribue automatiquement un identifiant unique et incrémentiel.

2. Nom de l’exigence / Nom du test / Nom de la preuve

Les utilisateurs doivent faire preuve de prudence lorsqu’ils nomment des éléments. Pour éviter les doublons indésirables, les utilisateurs doivent s’assurer que le nom d’un élément est unique à l’application correspondante. De même, pour mettre à jour ces éléments, les utilisateurs doivent s’assurer que tous les noms existants correspondent exactement.

De manière générale, si un élément n’existe pas sous le nom enregistré, il sera créé et ajouté au module concerné.

• Par exemple, si une exigence est importée sous un nom qui ne correspond à aucune autre exigence de l’application, elle sera considérée comme une nouvelle exigence à ajouter.
  

Si un article existe sous le nom enregistré, ses informations seront mises à jour en conséquence.

• Tous les champs, à l’exception du champ de nom, seront mis à jour pour l’élément, garantissant ainsi que les dernières données sont reflétées avec précision.
  

*Si les utilisateurs ne saisissent pas de nom pour une exigence ou un test, les 50 premiers caractères de sa description seront pris comme nom à la place. De même, si les utilisateurs ne saisissent pas de nom pour une demande de preuve, les 50 premiers caractères de la procédure de preuve seront pris comme nom à la place. Pour éviter la duplication, les utilisateurs doivent s’assurer que ces 50 premiers caractères sont uniques à ces éléments dans le système.

!Veuillez noter que si l’exigence, le test ou la preuve ont été initialement créés avec les 50 premiers caractères de sa description ou de sa procédure comme nom, et que les utilisateurs téléchargent à nouveau le même fichier sans fournir de nouveau nom, il conservera les mêmes 50 caractères que le nom.

3. Fréquence et méthodes de test

Pour les colonnes Fréquence et Méthodes de test, les mêmes règles de dénomination s’appliquent.

• Si le nom d’une fréquence donnée n’existe pas déjà, il sera créé et ajouté au formulaire Fréquence. De même, si le nom d’une méthode de test donnée n’existe pas déjà, elle sera créée et ajoutée au formulaire Méthode pour les tests.
  

  **Lors de la mise à jour des méthodes de test pour une demande de preuves spécifique, il est important d’inclure les sélections précédentes en plus des nouvelles. Si le fichier Excel affiche uniquement la ou les nouvelles sélections, les méthodes de test existantes (le cas échéant) seront supprimées et remplacées par uniquement celles fournies dans le fichier. Les utilisateurs doivent s’assurer que la liste mise à jour inclut toutes les méthodes de test souhaitées pour cette demande de preuves.

• Si le nom de la fréquence ou de la méthode de test existe, l’entrée existante est simplement sélectionnée pour la preuve importée.
  

  **Si les utilisateurs créent une nouvelle option de fréquence à l’aide de cette méthode, ils devront toujours accéder au formulaire Fréquence et saisir le nombre de jours pour l’entrée ajoutée.

4. Module d’exigence

Toutes les nouvelles exigences créées sont répertoriées comme définies par QMS.

5. Description de l’exigence / Description du test / Preuves préalables et procédure

Pour ces colonnes, le formatage du texte (par exemple, accentuation typographique) ne s’applique pas. Toutes les lignes sont importées sous forme de texte brut.

6. Liens et affectations

Pour lier les exigences et les tests, les utilisateurs devront peut-être dupliquer des lignes.

• Par exemple, pour attribuer plusieurs tests à la même exigence, les utilisateurs devront dupliquer l’exigence pour chaque test.
• De même, pour attribuer plusieurs exigences au même test, les utilisateurs devront dupliquer le test pour chaque exigence.
  

Cependant, lors de l’attribution des preuves, les utilisateurs n’ont pas nécessairement besoin de dupliquer toutes les lignes. Si une demande de preuves a été attribuée à un test une fois dans le tableau, elle sera enregistrée pour tous les tests du même nom lors de l’importation.

7. Multi-sélection

La sélection multiple n’est prise en charge que pour les méthodes de test.

8. Champs vides ou nuls

Comme ces modèles ne sont qu’un outil de guidage, le système ignorera les lignes nulles ou vides qu’ils contiennent. En substance, les utilisateurs ne seront pas bloqués ni avertis contre l’importation d’un fichier Excel contenant des champs vides.