9.1.1. Détails

Dans cette section du formulaire Nouvelle définition d’audit, les utilisateurs peuvent définir les détails qui façonnent le programme d’audit.

*Pour obtenir des conseils sur les fonctions de formulaire courantes, veuillez vous référer à la section dédiée dans le manuel.

1. Sujet de l’audit : Il s’agit d’un champ de texte qui permet aux utilisateurs de saisir le sujet de l’audit.
2. Type d’audit : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des types d’audit prédéfinis. Il s’agit d’un champ obligatoire. Il permet aux utilisateurs de spécifier et de catégoriser le type d’audit à réaliser.
   • Types d’audit (standard) : Externe, Interne et Fournisseur.
     • Si Fournisseur est sélectionné, les champs suivants s’afficheront :
       
       • Fournisseur : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des fournisseurs (du module Liste des fournisseurs de l’application Fournisseur).
       • Adresse courriel du fournisseur : Ce champ est automatiquement renseigné avec couriel associée au fournisseur sélectionné.
       • Numéro de téléphone du fournisseur : Ce champ est automatiquement renseigné avec le numéro de téléphone associé au fournisseur sélectionné.
       • Adresse du fournisseur : Ce champ est automatiquement renseigné avec l’adresse associée au fournisseur sélectionné.

         **Toutes les informations relatives aux fournisseurs sont obtenues à partir de l’application Fournisseur. Pour en savoir plus sur l’utilisation de cette application, veuillez vous référer au Manuel d’utilisation.

   • Les types d’audit sont créés dans la section Type d’audit des Paramètres d’audit.
3. Programme de conformité : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des programmes de conformité prédéfinis. Il permet aux utilisateurs de sélectionner le programme de conformité applicable à l’audit.
   • Lorsqu’un programme de conformité est sélectionné, l’ID d’audit sera mis à jour dynamiquement pour incorporer l’infixe approprié.
     • Par exemple, si ISO 9001 est sélectionné comme programme de conformité, l’ID d’audit subit la modification suivante :
       
   • Les programmes de conformité sont créés dans la section Programmes de conformité des Paramètres généraux.
4. Catégorie : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des catégories prédéfinies.
   • Les catégories sont créées dans la section Catégorie des Paramètres généraux.
5. Division d’affaires : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des divisions commerciales ou des départements. Il permet aux utilisateurs de spécifier la division commerciale concernée par l’audit.
   • Une fois qu’un département parent est sélectionné dans ce champ, il filtrera les éléments dans la liste déroulante Secteur d’activité.
6. Secteur d’activité : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des secteurs d’activité associés à la division commerciale sélectionnée. Il permet aux utilisateurs de spécifier le secteur d’activité concerné par l’audit.
   • Tous les départements enfants du département parent sélectionné seront affichés dans cette liste.
7. Langue du contenu : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des options de langue prédéfinies. Il permet aux utilisateurs de sélectionner la langue dans laquelle le contenu de l’audit sera présenté.
   • Les options de langue sont créées dans la section Langue des Paramètres généraux.
8. Fréquence : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des fréquences prédéfinies. Il permet aux utilisateurs de préciser la fréquence à laquelle l’audit sera effectué.
   • Les options de fréquence sont créées dans la section Fréquence des Paramètres généraux.
9. Effort estimé (heures) : Il s’agit d’un champ numérique qui permet aux utilisateurs de saisir le nombre estimé d’heures nécessaires pour exécuter l’audit.
10. Premier rappel à envoyer : Il s’agit d’un champ numérique qui permet aux utilisateurs de saisir le nombre de jours qui peuvent s’écouler avant l’envoi du premier rappel concernant l’audit programmé.
11. Méthodes d’audit : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection multiple qui récupère la liste des méthodes d’audit prédéfinies. Il permet aux utilisateurs de choisir une ou plusieurs méthodes d’audit applicables à l’audit.
    • Les méthodes d’audit sont créées dans la section Méthode d’audit des Paramètres d’audit.
12. Site : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection multiple qui récupère la liste des sites de localisation prédéfinis. Il permet aux utilisateurs de préciser le site associé à l’audit.
    • Les options de site dans cette liste déroulante respectent le modèle suivant : [Région] – [Pays] – [Site].
      
    • Les options du site sont créées dans le formulaire Site. Cependant, pour configurer correctement un site, les utilisateurs devront d’abord configurer la région correspondante dans le formulaire Région et le pays correspondant dans le formulaire Pays.
      • Par exemple, pour établir Montréal comme site de l’audit, les utilisateurs devront d’abord configurer l’Amérique du Nord comme région et le Canada comme pays dans les formulaires associés.
        • Ces formulaires se trouvent tous dans la section Emplacement des Paramètres généraux.
13. Équipe : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des équipes prédéfinies. Il s’agit d’un champ obligatoire. Il permet aux utilisateurs d’attribuer l’audit à une équipe spécifique.
    • Les équipes sont créées dans la section Équipe des Paramètres d’audit.
      • Dans le formulaire Équipe, les utilisateurs peuvent définir le nom de l’équipe, le chef d’équipe et les membres de l’équipe.
14. Chef d’équipe : Une fois qu’une équipe a été sélectionnée dans la liste déroulante ci-dessus, ce champ est automatiquement renseigné avec le chef d’équipe associé.
15. Auditeurs potentiels : Une fois qu’une équipe a été sélectionnée dans la liste déroulante ci-dessus, ce champ est automatiquement renseigné avec la liste des membres de l’équipe associés. Les utilisateurs peuvent toujours modifier le champ.
    

    **Les utilisateurs affichés/saisis dans ce champ apparaîtront à nouveau dans l’étape Planifier l’audit du flux de travail Planifier et exécuter des audits, lorsque le chef d’équipe est chargé à la fois de sélectionner un auditeur principal et d’affecter un auditeur en fonction des exigences.

16. Lié à : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection multiple qui récupère la liste des relations d’audit prédéfinies. Il permet aux utilisateurs de définir leur audit comme spécifique à certains processus, produits, services, etc.
    • Relations d’audit (standard) : Processus, Service, Produit.
      • Si Processus est sélectionné, cela activera la liste déroulante Processus EPC.
        
        • Processus EPC : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection multiple qui récupère la liste des processus d’EPC.
      • Si Service est sélectionné, cela activera la liste déroulante Service(s) EPC.
        
        • Service(s) EPC : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection multiple qui récupère la liste des fonctionnalités d’EPC.
      • Si Produit est sélectionné, cela activera la liste déroulante Produit(s).
        • Produit(s) : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection multiple qui récupère la liste des produits de l’application Produits.
          
    • Les relations d’audit sont créées dans la section Lié à des Paramètres d’audit.
17. Quelle est la raison de cet audit ? : Il s’agit d’un champ de texte enrichi qui permet aux utilisateurs de fournir la raison de l’audit.