Une fois que vous avez ajouté une nouvelle juridiction à la base de données Reel-Scout™ version 10 de votre bureau du film, il est alors possible d’ajouter des coordonnées détaillées au dossier de la juridiction. Pour ajouter des coordonnées, ouvrez l’onglet Contacts de la Juridiction à gauche de la page Détails de la Juridiction.
1. Ajouter des Coordonnées de Contact de la Juridiction
Pour ajouter des contacts à une juridiction dans RS10, cliquez sur le lien Ajouter un Nouveau Contact en haut de la page Contacts de la Juridiction. Un formulaire s’ouvrira et contiendra tous les champs dont vous aurez besoin pour saisir les informations sur le contact que vous souhaitez ajouter.
a. Champs Requis
Les seuls champs à remplir pour ajouter un contact à une juridiction sont Prénom et Nom de Famille. Si d’autres informations sont inconnues, vous pouvez revenir à ce contact et le modifier ultérieurement.
b. Cases Cadenas
Tout au long du formulaire Ajouter un Nouveau Contact, un certain nombre de champs incorporent l’option de rendre l’information confidentielle. Si une case cadenas est cochée pour un champ particulier, ces données ne seront visibles que par le personnel du bureau du film. Les données verrouillées ne seront pas disponibles dans les parties publiques du site Web du bureau du film.
c. Organisation et Titre
L’organisation à laquelle le contact appartient et son titre peuvent être saisis dans ces champs.
d. Boutons Afficher en Tant Que
Le bouton Individuel ou Entreprise peut être choisi pour indiquer si le contact doit être enregistré comme une personne unique ou une entité organisationnelle. Une seule option peut être sélectionnée.
e. Champs Adresse
Les deux lignes Adresse, Ville/Village, État/Province, Code postal/Zip et Pays peuvent être saisies dans ces champs.
f. Champs Numéro de Téléphone
Ces champs peuvent être remplis en utilisant des numéros de téléphone au format standard américain.
g. Champs Courriel
Utilisez le format de courriel correct et complet lorsque vous entrez des informations dans ces champs.
h. Liens Internet
De nombreuses administrations ont un ou plusieurs sites Web qui décrivent leurs fonctions et fournissent de précieuses informations sur leurs services. Ces adresses Web peuvent être entrées dans les champs Lien Internet. On peut entrer jusqu’à trois sites Web, et il n’est pas nécessaire d’ajouter “http://” aux adresses URL. RS10 formatera automatiquement les adresses dans un format utilisable par un navigateur. Assurez-vous d’inclure une description de chaque Lien Internet dans le champ Titre/Description.
i. Adapté aux Films
Une case à cocher est fournie pour indiquer qu’un contact de la juridiction est bénéfique à l’industrie de la production cinématographique et télévisuelle.
j. Notes
Des notes spécifiques sur le contact de la juridiction peuvent être ajoutées dans ce champ de texte libre. Jusqu’à 4000 caractères peuvent être utilisés. La taille de cette fenêtre peut être modifiée de manière à ce que tout le texte saisi soit visible. Pour redimensionner la fenêtre, cliquez sur le coin inférieur droit du champ avec le bouton gauche de la souris. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé pendant que vous faites glisser la fenêtre jusqu’à la taille souhaitée.
k. Type de Contact
Le champ Type de Contact est un menu déroulant de choix, dans lequel vous pouvez sélectionner autant de types que nécessaire pour le contact qui est ajouté. De nombreuses sélections comportent également des sous-types qui sont séparés de leurs types parents par un trait d’union. Lorsqu’un type est sélectionné, il apparaît dans le champ Types de Contact mis en surbrillance en bleu. Si un Type de Contact est ajouté par erreur, il suffit de cliquer sur le “X” pour le supprimer du champ.
Si vous connaissez le nom du type, vous pouvez également commencer à le taper dans la fenêtre Type de Contact. RS10 fera correspondre votre saisie aux sélections disponibles.
l. Groupes
Vous pouvez également choisir d’ajouter le contact de la juridiction à l’un des groupes personnalisés de votre bureau du film. Le champ Groupes est un menu déroulant de choix, à partir duquel vous pouvez sélectionner autant de Groupes que nécessaire pour le contact qui est ajouté. Lorsqu’un groupe est sélectionné, il apparaît dans le champ Groupes mis en surbrillance en bleu. Si un groupe est attribué par erreur, il suffit de cliquer sur le “X” pour le supprimer du champ.
Si vous connaissez le nom du groupe auquel vous voulez ajouter le contact, vous pouvez également commencer à le taper dans le champ Groupes. RS10 fera correspondre votre saisie aux sélections disponibles.
Pour ajouter le contact de la juridiction à tous vos groupes, cliquez sur l’icône de la grille bleue à côté de Groupes. Pour supprimer le contact de tous les groupes de votre bureau du film, cliquez sur l’icône de la grille grise.
m. Contacts Actifs et Contacts Clés
Des cases à cocher vous sont fournies pour indiquer si le contact est actif dans son rôle auprès de l’autorité compétente ou si votre bureau du film peut considérer cette personne comme un Contact Clé. La case Contact Actif est cochée par défaut.
2. Sauvegarder des Informations sur les Contacts de la Juridiction
Une fois que vous avez fini d’entrer toutes les informations que vous souhaitez ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer le contact dans votre base de données RS10.
Lorsque vous cliquez sur Ajouter, vous serez renvoyé à la page Contacts de la Juridiction. Le contact que vous avez ajouté apparaîtra dans la liste des contacts associés à cette juridiction ou à l’autorité compétente.
Ajouter un contact n’importe où dans RS10 l’ajoute à votre base de données de contacts. Si vous allez dans le module Contacts, vous verrez que le contact que vous avez rattaché à une juridiction est également consultable dans Contacts.
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