1. Module Sur le Contact d’un Lieu

Voici un tutoriel vidéo rapide sur la façon d’ajouter et de modifier le contact d’un lieu :

Pour ajouter un contact pour votre lieu, commencez par rechercher le lieu que vous souhaitez modifier. Pour plus d’informations, voir Parcourir les Lieux et Trouver un Lieu Particulier.

Une fois que vous avez ouvert le lieu auquel vous souhaitez ajouter des informations de contact, cliquez sur le sous-menu Détails du Lieu sur le côté gauche de votre écran.

2. Contact(s) Existant(s)

Commencez par examiner la page Contacts du Lieu pour vérifier la présence de contacts existants. Ceux-ci seront listés sous les en-têtes Nom, Titre, Organisation et Courrriel. Dans notre exemple, il n’y a actuellement aucun contact stocké pour ce lieu.

3. Ajouter un Tout Nouveau Contact

Une fois que vous êtes dans le module Contact du Lieu, vous pouvez ajouter un contact en cliquant sur le lien Ajouter un Nouveau Contact.

Une fois que vous cliquez sur Ajouter un Nouveau Contact, un formulaire Contact du Lieu sera ouvert. Les seules entrées requises sont le prénom et le nom de famille. Non seulement les informations de contact que vous entrez seront appliquées à ce lieu, mais les données seront également appliquées à une base de données de contacts générique de RS10. Cela permettra de récupérer facilement les informations du contact si elles sont nécessaires pour un autre projet ou un autre lieu.

Notez que si le contact existe dans la base de données de RS10, le nom du contact apparaîtra dans un menu déroulant sélectionnable lorsque vous entrerez le Prénom ou le Nom de Famille.

a. Champs Organisation et Titre

Les champs Organisation et Titre sont des champs de texte libre. Ils sont utiles, mais pas obligatoires.

Les boutons sous les champs Organisation et Titre vous permettent de choisir si vous voulez que le contact soit listé individuellement ou rattaché à un contact de l’une entreprise.

b. Champs Adresse

Les champs Adresse 1, Adresse 2, Ville, État/Province, Code postal/Zip et Pays sont tous des champs de forme libre. Il est possible d’indiquer des adresses nationales et internationales.

c. Champs Téléphone et Fax

Les champs Téléphone 1, Téléphone 2, Cellulaire, Domicile, Téléavertisseur et Numéro de fax sont des champs de forme libre destinés à permettre l’utilisation de numéros de téléphone américains et internationaux. Veuillez appliquer les normes appropriées pour les numéros de téléphone basés aux États-Unis.

d. Champs Courriel

Les cases Courriel 1 et Courriel 2 sont toutes deux des champs de texte libre.

e. Les Champs Liens Internet

Les Champs Lien Internet sont des champs orientés vers le Web qui créent automatiquement un hyperlien une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Ajouter un Contact. Vous n’avez pas besoin de saisir ‘http://’ pour vous assurer que Reel-Scout™version 10 reconnaît le champ de l’hyperlien. “http://” sera automatiquement ajouté à la valeur du champ pour s’assurer que le lien fonctionne lorsqu’on clique sur le bouton en mode visualisation. Assurez-vous d’ajouter une description du lien Internet dans les champs Titre/Desciption du lien Internet.

f. Adapté Pour les Films

La case à cocher Adapté Pour les Films permet au personnel de marquer les contacts qui soutiennent activement l’industrie.

g. Informations Confidentielles du Contact

Vous pouvez garder les informations d’un contact confidentielles en cliquant sur la case du cadenas à côté des champs respectifs. Ces informations n’apparaîtront pas lorsque l’utilisateur les affichera dans l’écran d’impression.

h. Le Champ Notes

Le champ Notes est un champ de texte libre avec une limite maximale de 4 000 caractères. Ce champ doit être utilisé avec modération pour les données non critiques concernant le contact. Ce champ est entièrement indexé et peut faire l’objet d’une recherche.

Pour que vous puissiez voir tout le texte qui a été saisi, la fenêtre du champ Notes peut être agrandie. Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur les lignes hachurées dans le coin inférieur droit du champ Notes. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, utilisez votre souris ou le pavé tactile pour faire glisser la fenêtre jusqu’à la taille qui vous convient.

i. Le Champ Type de Contact

Le champ Type de Contact est une liste de sélection multi-valeurs qui comprend des valeurs personnalisées pour votre bureau du film. Ces types de contact sont utilisés pour catégoriser et regrouper divers types de contacts afin de rendre les recherches plus efficaces. Il n’y a pas de limite au nombre de types de contact qui peuvent être ajoutés. Pour supprimer un type de contact, cliquez sur le “X” à côté du titre du type dans le champ Type de Contact.

j. Le Champ Groupes

Le cas échéant, vous pouvez affecter le contact à des groupes dans RS10. Ces groupes sont personnalisés pour votre bureau du film. Il n’y a pas de limite au nombre de groupes auxquels un contact peut être affecté. Vous pouvez sélectionner les groupes individuellement en cliquant sur eux dans le menu déroulant Groupes. Vous pouvez également commencer à taper le nom du groupe, et RS10 affichera automatiquement les noms des groupes qui correspondent aux lettres saisies. Si un groupe a été appliqué à un contact par accident, vous pouvez retirer ce groupe du fichier de contact en cliquant sur le “X” à côté du titre du groupe dans le champ Groupe.

Pour affecter un contact à tous les groupes, cliquez sur les six cases bleues à côté de Groupes.

Pour retirer le contact de tous les groupes, sélectionnez les six cases grises.

k. Les Cases à Cocher Contact Actif et Contact Clé

La case Contact Actif est cochée par défaut. Ce champ indique si ce contact occupe toujours effectivement le rôle/le poste au sein de l’organisation désignée. Il est recommandé que tous les contacts restent dans la base de données pour un référencement historique à un moment donné. La case Contact Clé indique que la personne occupe un poste décisionnel.

2. Bouton Ajouter un Contact

Une fois que vous avez fini d’entrer toutes les données qui s’appliquent à votre contact, cliquez sur le bouton Ajouter un Contact.

3. Retirer le Contact

Le contact apparaît maintenant sur la page Contact du Lieu sous la section Ajouter un Nouveau Contact. L’étoile indique qu’il s’agit d’un Contact Clé. Un bouton “X” apparaît à côté du nom du contact pour permettre à l’utilisateur de supprimer la relation entre le lieu et ce contact particulier.

Si vous souhaitez retirer un contact, il suffit de cliquer sur le “X” pour le retirer de l’emplacement.

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