Ein zentrales Element in der Workflow-Konfiguration ist der Filtereditor, der für die Konfiguration des „Auslösers: Bei Feldänderung“ sowie der „Bedingungen“ verwendet wird. Im Filtereditor stehen grundsätzlich alle Datenspalten und Relationsdefinitionen (zusammen: Felder) der Datentabelle des Workflows zur Verfügung. Ausnahmen werden gesondert beschrieben.
Zusätzlich gibt es „Modified“/ „Modified By“ (Letztes Änderungsdatum/Letzter Änderer des Datensatzes zum Augenblick der Ausführung des Workflows) und „Created“/„Created By“ (Erstelldatum und Ersteller des Datensatzes). „Created By“ und „Modified By“ sind insofern Spezialfälle, als dass sie zu nicht-konfigurierbaren Datensätzen führen, welche die Benutzerkonfiguration des jeweiligen Benutzers repräsentieren (und nicht etwa zu den Benutzerprofilen).
Die Felder lassen sich strukturieren in:
- Einfache Datenspalten (Text, Alle Zahlen, Datum, Boolean). Auch Modified/Created sind einfache Datenspalten vom Typ „Datum“.
- Auswahllisten nach Referenz (Auswahllisten nach Wert werden wie Text-Datenspalten behandelt).
- Einfach-Quellrelationen: Relationsdefinitionen mit Datentabelle als Ziel und maximal nur einem Quelldatensatz (z.B. „Betreuer“ einer Firma oder primäre Anschrift eines Kontaktes). Auch „Modified By“/ „Created By“ sind vergleichbar mit Einfach-Quellrelationen.
- Mehrfach-Quellrelationen: Relationsdefinitionen mit Datentabelle als Ziel und potentiell mehreren Quelldatensätzen (z.B.: „Weitere Betreuer“ einer Firma).
- Zielrelationen: Relationsdefinitionen mit Datentabelle als Quelle und damit immer potentiell mehreren Zieldatensätzen (z.B. „Verkaufschancen“ zu einer Firma).
Der Filtereditor erlaubt, bei Einfach-Quellrelationen auch auf die Felder des Quelldatensatzes zuzugreifen. Dies setzt sich grundsätzlich rekursiv über mehrere Hierarchie-Ebenen fort.
Für Zielrelationen erlaubt der Filtereditor, Aggregatfunktionen und Filter auf die Zieldatensätze auszuführen. Dies setzt sich grundsätzlich rekursiv über mehrere Hierarchie-Ebenen fort.
Datum/Zeit-Felder bieten die Möglichkeit, alternativ auf einzelne Bestandteile wie Jahr, Tag, Zeit zuzugreifen.
Für alle Felder innerhalb des Filter-Editors gibt es jeweils passende Operatoren, wie beispielsweise „<“, „ist einer von“ oder „ist in aktueller Woche“.
Während als linke Operanden innerhalb des Filter-Editors nur Felder ausgewählt werden können, ist es möglich, als rechten Operanden (Vergleichswert) entweder Konstanten zu verwenden oder aber wiederum Felder auszuwählen.
Ausdrücke lassen sich innerhalb des Filter-Editors beliebig logisch verknüpfen und gruppieren (klammern).
Der über den Filtereditor konfigurierte Filter wird zur internen Abarbeitung in eine Formelsprache übersetzt. Diese sieht an manchen Stellen technischer aus, als innerhalb des Filtereditors.