EPC Fournit aux membres de l’équipe un référentiel réutilisable centralisé qui peut être travaillé par plusieurs individus en parallèle sans risque de dupliquer du contenu ni d’écraser le travail de quelqu’un d’autre. Les employés sont informés des versions nouvellement publiées, sont priés de confirmer qu’ils ont lu et compris les changements, et ont un forum convivial pour soulever des requêtes d’amélioration ou discuter des problèmes à mesure qu’ils se présentent. EPC simplifie ce besoin avec des mesures automatisées de contrôle telles que les cycles d’approbation des révisions, les versions brouillon par rapport à la lecture / écriture publiée et la suppression des droits d’accès sécurisé sur tout le contenu. En outre, la plate-forme EPC suit et stocke tous les détails historiques d’une modification, de la requête à la mise en œuvre, y compris toutes les spécificités d’un changement pour les rapports d’audit détaillés. Les principales caractéristiques d’EPC permettant une gouvernance effective et efficace sont les suivantes:
1. Matrice RASCI-VS: En utilisant la matrice RASCI-VS pour assigner des responsabilités, ils peuvent mieux comprendre ce qu’on attend d’eux et voir quels actifs ont été mis à leur disposition. Cela accroît la responsabilité des employés.
2. Notifications récurrentes: Les employés sont continuellement informés sur les normes et les politiques de l’entreprise une fois que de nouvelles versions sont publiées, qu’il y ait des cycles de révision entrants ou si elles ont nécessité des actions via leurs tableaux de bord et les notifications par courrier électronique.
3. Abonnements de processus: Même si les employés ne sont pas directement associés à des objets, ils peuvent toujours les surveiller. Par exemple, un employé de marketing peut vouloir savoir si l’employé a assigné un rôle avec lequel elle interagit change d’un jour à l’autre. Elle peut donc s’abonner au rôle existant à mettre à jour une fois l’ajustement effectué.
4. Confirmations de lecture: La direction peut détecter quand son personnel a vu des informations qui lui étaient destinées. Ils peuvent donc s’assurer que les informations ont été correctement transmises et veiller à ce que les modifications soient adoptées et que les actions soient exécutées.
5. Cycles de révision automatisés: Les organisations peuvent être assurées que les informations sont mises à jour en tout temps grâce à des instructions demandant aux employés responsables de valider l’actualité de l’information. Cela atténue le risque de devoir réévaluer les processus pour les lancements de nouveaux projets tels que les implémentations ERP.
6. Cycle d’approbation: Les responsables de l’organisation et des processus doivent chercher à maintenir et à s’améliorer continuellement pour rester efficaces et effectifs dans leurs domaines respectifs. L’Application Web permet à ces leaders de gérer l’innovation opérationnelle avec les contrôles nécessaires pour assurer une amélioration durable.
7. Comparaison de version: Les leaders doivent disposer des outils nécessaires pour faciliter le processus décisionnel. Lorsqu’une modification est proposée, les parties responsables reçoivent une plate-forme pour directement, côte à côte, comparer les versions précédentes et sélectionner la meilleure alternative pour leur organisation.
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