In base alle necessità e organizzazione della società, devono essere fatti degli inventari fisici almeno dei reparti definiti ad inventario al fine di determinare il consumo del periodo: possono essere settimanali, quindicinali o mensili. Farli ogni paio di mesi è possibile ma il valore del consumato ricade nel mese d’inventario (Vedi Immagine).
Prima di arrivare alla procedura dell’inventario si deve:
- aver inserito tutti i documenti di carico del periodo;
- aver registrato tutti i buoni di prelievo e trasferimenti interni.
Si predispongono delle stampe di giacenza per reparto (da menù Stampe > Rendiconto e scegliere il tipo stampa “Verifica giacenze Mese Corrente” alla data in cui si vuole fare la conta fisica) che vanno consegnate al personale addetto agli inventari o al responsabile dei singoli reparti.
E’ consigliabile l’utilizzo di supporti cartacei di EconomatoWEB per la conta fisica in modo da eludere problemi di interpretazione di articoli , di scrittura e di ordinamento dei prodotti stessi.
Terminata la conta fisica, entrare nella procedura di Inventario.
Indicare:
- data di inventario che determina la competenza del consumo e deve corrispondere a fine mese, o settimana. Es. se oggi è il 4 febbraio 2009 l’inventario va inserito con data 31 gennaio 2009.
- selezionare il reparto desiderato tra quelli proposti (esclude i reparti definiti a “Default”).
Se esiste una preparazione vengono subito visualizzati tutti gli articoli.
Se non esiste premere sul pulsante “Prepara inventario magazzino” e vengono ripresi tutti gli articoli movimentati nel singolo reparto alla data di elaborazione.
I dati visualizzati sono:
- categoria, gruppo e sottogruppo
- articolo
- unità di misura di gestione
- giacenza iniziale
- entrate e uscite alla data
- quantità finale contabile.
Nella colonna bianca, di fianco alla quantità contabile l’operatore deve indicare le quantità fisiche rilevate.
L’operazione può richiedere parecchio tempo per questo motivo si può Salvare e riprendere successivamente e/o stampare.
Terminato l’inserimento delle giacenze finali col pulsante “Elabora/Chiudi” (1) viene generato un movimento di Consumo Reparto per la differenza tra Quantità Contabile e la Quantità Fisica.
Può rendersi necessario la cancellazione di una preparazione, ossia di una elaborazione di inventario non ancora CHIUSA e questo ottiene facilmente col pulsante “Cancella Preparazione Inventario” (3).
Se invece l’inventario è stato Chiuso premere sul pulsante in basso “Cancella” (2). In questo caso viene cancellato anche il movimento di consumo. Se il mese è chiuso questa funzione non è possibile.
NOTA BENE: Prima di cancellare tutto l’inventario suggeriamo di valutare se questa operazione è effettivamente necessaria in quanto magari basta intervenire con dei consumi manuali (Menù Movimenti > Consumi) e correggere i pochi articoli da sistemare.
L’inventario viene inibito se esistono preparazioni precedenti non chiuse o inventari successivi.
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