1.1. Profils des Entreprises et Agences

Le système d’archive des profils ‘business’ et/ou repeaters conventionné par Scrigno est identifiable de différentes façons:

1. Du menu principal, selon le parcours suivant:
   

*Profiles (Profils) > Agency/Company (Agences Entreprises) > Agency/Company (Agences Entreprises)

2. De la barre de menu supérieur, disponible à l’opérateur dans différentes fenêtres opérationnelles PMS:
   ex. de la page de réservations
   
   
   ex. de la page de check out
   

3. Du menu ‘ Front Office’, selon le parcours:
   

   Archives > Agences Entreprise

4. De la réservation, en effectuant le double click sur champ:

Overview Registre des Entreprises Agences

1. Données de la société
   Voir le paragraphe fichier profils des Entreprises et Agences. Dans cette première section du registre sont insérées les données principales; elles se distinguent par champs obligatoires (sur fond bleu), champs non obbligatoires (sur fond blanc) et champs non modifiables.
2. Profil
   Voir le paragraphe Fichier Profil Enterprises Agences. Le fichier ‘Profil’ des Agences/Entreprises se compose ultérieurement de 3 fichiers internes, chacun étant destiné à recueillir des informations, ‘supplémentaires’, mais qui résultent d’une importance primordiale pour une excellente organisation du sytème d’archives des profils.
   Également dans le but d’organiser des activités commerciales ciblées qui seront exécutées à l’aide d’outils E-marketing.
3. Accords
   Voir le paragraphe Fichier Accords Entreprises Agences. La rédaction de cette section dans le fichier profils business permet l’activation de certains automatismes du Système, soit en phase de mailing (coordonnées de réfèrence), soit en phase de réservation(contrats préférentiels utilisables e/ou énumération des chambres en allotment disponibles et vendues) mais également durant la phase de contrôle en stand-by et commissions(calcul des commissions dues pour les réservations effectuées)
4. Note
   Voir le paragraphe Fichier Notes Entreprise et Agences. Section avec champ de commentaires libres, à discrétion de l’opérateur.
5. Contacts
   Voir le paragraphe Fichier Contacts Entreprises Agences. À l’intérieur du fichier ‘Contacts’ dans les profils de l’entreprise/agence il est possible d’indiquer les noms des personnes de référence de l’entreprise en matière de réservations, pour les thèmes de type commercial ou administratif, et d’indiquer leurs coordonnées personnelles directes.
6. Données Hotels
   Voir le paragraphe ‘‘Fichier Données Hotels Entreprises Agences:https://www.manula.com/manuals/hoasys/nf525-nf525/1/fr/topic/scheda-dati-hotels-ditte-agenzie. Dans le fichier Données Hotels il est possible d’associer au profil Business une série d’automatismes utiles au fonctionnement avec la possibilité de pouvoir différencier ces automatismes selon le code de structure de l’hotel.
7. Ventes
   Voir le paragraphe Fichier Ventes Entreprises Agences. Ce secteur divisé ultérieurement en 3 sous-sections, permets à la force vente de pouvoir noter, à l’intérieur de chaque fichier de profils, les propres activités de vente (déjà accomplies ou en programmation),et d’effectuer également le contrôle des données de production déjà consolidés.
8. Documents
   Voir le paragraphe Fichier Documents Entreprises Agences. Dans cette section des profisl sont présents deux fichiers; le premier peut servir à inclure les documents relatifs à la société sélectionnée dans le système d’archives, de façon qu’ils soient consultables à tous les opérateurs (ex: copie du PDF relatif à la convention existante); le deuxième permet la consultation et la visualisation de tous les comptes fiscaux émis par la société selectionnée.
9. Historique des profisl
   Le fichier ‘Historique’ des profils entreprise/agence est uniquement de visualisation: à l’intérieur de celui-ci sont enregistrées toutes les opérations effectuées par les opérateurs sur le même record.
10. Liste Record trouvés
    L’icône est activée à chaque fois qu’une recherche exécutée produit plusieurs résultats.
    Si par exemple, nous exécutons une recherche dont le paramètre est la raison sociale=‘UVET%’, nous trouverons probablement
    plusieurs records avec raison sociale qui commence par UVET. En cliquant sur l’icone indiquée ‘Liste Records Trouvée’, il sera possible de visualiser la liste des records actifs, aptes à satisfaire la liste des critères de recherche fournis. Nous rappelons que l’opérateur ‘%’ dans Scrigno équivaut à l’opérateur ‘* utilisable dans windows et indentifie le soi-disant “caractère wild”.
11. Recherche Avancée
    à l’aide de la touche de fonction, il est possible d’effectuer certaines recherches de manière plus spécifique: par exemple, il est possible d’obtenir un échantillon spécifique et/ou une liste de profisl ayant en commun des aspects plus particuliers, comme par exemple le référent commercial interne ou la production majeure durant une année civile spécifique.
    
12. SAUVER LES PROFILS
    L’enregistrement de nouvelles données personnelles peut se faire de deux façons différentes:
    1. A chargement effectué, procéder à l’enregistrement à l’aide de la touche de fonction indiquée.
    2. A chargement effectué, procéder à l’enregistrement en composant la touche de fonction F10.
13. RECHERCHE DE PROFILS
    Pour rechercher des profils à l’intérieur du système d’archives, procéder comme indiqué.
    1. Taper la touche de recherche appropriée
    2. Fournir au moins un paramètre de recherche (ex. Raison sociale, ville, tipe de client, etc…).

Tel paramètre peut être fourni également de manière partielle, come par exemple:

• cas a) les trois premières lettres de la raison sociale
• cas b) les trois dernières lettres de la raison sociale
• cas c) les trois lettres centrales de la raison sociale

Dans le cas où le paramètre donné n’est qu’une partie du terme recherché, nous suggérons toujours d’ indiquer à côté des lettres fournies le symbole ‘’% ‘’; pour expliquer au mieux la procédure, nous donnons un exemple sur la façon dont nous pourrions rechercher ‘’ FIAT AUTOMOBILI ‘’, en fournissant des paramètres de recherche partiels:

Cliquer sur la touche , et donc fournir les paramètres de recherches partielles:
cas a) FIA% dans le champ ‘Raison Sociale’
cas b) %ILI dans le champ ‘Raison Sociale’
cas c) MOBI dans le champ ‘Raison Sociale’

Cliquer sur la même touche initiale, modifiée sur le moment par le programme en deux sections de commande:

14. INSÉRER DE NOUVEAUX PROFILS
    Paragraphe How To & FAQ.
15. SUPPRIMER DES POFILS
    Pour annuler le ‘record’ il faut cliquer sur la touche, et sauver l’opération à l’aide de la touche ‘save’ ou la touche de fonction F10

Lorsqu’on demande la suppression d’un record, le système vérifie la base de données afin de déterminer s’il convient de procéder à une élimination définitive de l’enregistrement ou seulement à une “annulation logique” de la visibilité. L’élimination définitive du record est possible uniquement si les profils n’ont jamais été utilisées. Si le record a déjà été utilisé, même une seule fois, sera autorisée uniquement l’annulation logique des données. «Effacer logiquement» dans SCRIGNO, signifie obscurcir les données de la visibilité et les laisser disponibles pour des récupérations ou des réactivations futures. Paragraphe Comment faire & FAQ.