6.3.1 Een brief aanmaken

Een nieuw document aanmaken

Je kunt op verschillende manieren een nieuw document aanmaken

1. +Nieuw… ➤ Document aanmaken
2. Bekijk een project of relatie ➤ Acties ➤ Document aanmaken
3. Archiveren ➤ +Nieuw ➤ Document aanmaken

Dit activeert een venster:

1. Vul een relatie en/of een project in
2. Kies of je een sjabloon wilt gebruiken of een document vanaf je computer wilt uploaden
3. Vul de naam van het document, het documenttype, de labels en opmerkingen in en klik op Volgende
4. Er verschijnen meer velden die je kunt invullen, zoals de verantwoordelijke medewerker (standaard wordt de ingelogde medewerker hier gekoppeld), de toegangsrechten en andere details
5. Klik op Opslaan om het document aan te maken. Afhankelijk van je instellingen wordt je standaard tekstverwerker geopend.

Er opent dan een nieuw venster. Hier klik je op de blauwe knop Document koppelen. Deze actie logt je in bij de BaseNet Document Synchronizer.

*Door uw sjablonen op type te sorteren, kunt u ze gemakkelijker vinden in het veld Sjabloon.

Onder de blauwe knop ziet u de status van de koppeling. Er zou ‘verbonden’ moeten staan. Als er ‘Status: niet gestart’ staat, moet u de toepassing mogelijk nog vanaf uw pc starten.

Wanneer u klaar bent met het document, klikt u op Opslaan en wacht u op de melding dat het opslaan is gelukt.

Office Online

Het is ook mogelijk om documenten te bewerken in Office Online. Deze optie kunt u activeren via:

Instellingen ➤ Correspondentie ➤ Instellingen voor documentverwerking ➤ Vink de optie Office Online & BaseNet Document Synchronizer aan

Wanneer Office Online is geactiveerd, ziet u bij al uw documenten de onderstaande knop verschijnen:

Office Online slaat uw wijzigingen automatisch op; dit wordt bovenaan het scherm weergegeven. Zodra de gegevens zijn opgeslagen, verschijnt ‘Opgeslagen in BaseNet’. Daarnaast kunnen meerdere gebruikers van Office Online (indien nodig) tegelijkertijd aan een document werken.

*Office Online wordt geopend in uw browser. De browserversie is een lichtere versie dan de desktopversie. Uw brief kan daardoor anders worden weergegeven dan u gewend bent; dit is slechts visueel. Uw logo is uiteraard in de brief opgenomen.

Let op: Office Online werkt alleen met Office-bestanden (Word, Excel, Powerpoint, enz.). U kunt PDF-bestanden openen met het ‘brilletje’-icoontje. Andere bestanden opent u via de optie ‘Uploaden/Downloaden’.

Downloaden/Uploaden

Naast bovenstaande opties heeft u ook de volgende opties:

• download het/de document(en) rechtstreeks naar uw computer. Het document wordt nu lokaal op uw computer geopend. Wanneer u het bewerkt en opslaat, wordt het niet automatisch opgeslagen in BaseNet. * om het/de document(en) opnieuw te uploaden (vervangen)