5.1 Agenda afspraak aanmaken en aanpassen

1 – Een afspraak maken

Binnen BaseNet kunt u op meerdere manieren een agendapunt aanmaken. Dit kan o.a. via het linker menu Agenda / Taken > Agenda of u kunt bovenin op +Nieuw > Maak een afspraak klikken.

Wanneer u een afspraak maakt, verschijnt er een pop-upvenster:

2 – De velden uitgelegd

• Relatie: Koppel hier de relatie.

• Project: Koppel hier een project.

• Titel: Geef de afspraak een naam. Dit is een verplicht veld.

• Type afspraak: Selecteer een afspraaktype. Deze kunnen worden gemaakt via Company settings ➤ Agenda ➤ Agenda types

• Datum t/m: Voer hier de duur van de afspraak in. Dit is een verplicht veld.

• Herhaal: Kies of u wilt dat de afspraak wordt herhaald en hoe vaak deze moet worden herhaald.

• De hele dag: Wanneer u dit aanvinkt, wordt de afspraak alleen bovenaan de dag zelf weergegeven, zodat uw hele dag niet wordt geblokkeerd.

• Locatie: Via Instellingen ➤ Persoonlijke instellingen ➤ Agenda ➤ Standaard aanvullen locatie kunt u optioneel instellen dat een locatie standaard wordt ingevuld vanuit de relatie of het type Agenda. Een beheerder kan eventueel bij Agendatypes de standaard locatie van dat specifieke agendatype aanpassen.

• Medewerker: Koppel de medewerker voor wie de afspraak is. Deze wordt automatisch ingevuld met de huidige gebruiker.

• Deelnemersgroep afspraak: Hier kunt u deelnemers toevoegen die u wilt uitnodigen voor deze afspraak.

• Details: Voeg details toe die relevant zijn voor de afspraak. U kunt ook documenten toevoegen vanuit het Archief.

Druk op *Volgende * en u ziet nog een paar velden die helpen bij het correct archiveren van de afspraak:

• Status: Selecteer een status. Deze kunnen worden gemaakt door een beheerder Instellingen ➤ Bedrijfsgegevens ➤ Agenda ➤ Agendastatussen

• Toegang: Stel de toegangsrechten voor deze afspraak in.

• Pop-upmeldingen: Bepaal wanneer/of u pop-upmeldingen wilt ontvangen vóór de afspraak in BaseNet.

• SMS-herinnering: Als u de schakelaar aanzet, kunt u kiezen wie een sms moet ontvangen, wat erin moet staan ​​en wanneer deze moet worden verzonden.

Klik op Opslaan.

3 – Een afspraak bewerken

Open de afspraak in de agenda of op de project-/relatiepagina door erop te klikken ➤ klik op Bewerken ➤ pas indien nodig aan ➤ Opslaan

4 – Afspraak annuleren

Bekijk de afspraak en klik op Verwijderen.

Als u de organisator bent en meerdere deelnemers aan de afspraak hebt toegevoegd, wordt er een melding naar hen verzonden dat de vergadering is geannuleerd.