1. Typ nooit handmatig het e-mailadres in het ‘Aan’-veld bij het schrijven van een e-mail
Op deze manier wordt er geen relatie aan de e-mail gekoppeld. Koppel in plaats daarvan een relatie (maak deze aan als deze nog niet in het systeem staat), want zodra een relatie is gekoppeld, wordt het e-mailadres automatisch ingevuld. Veel handiger!
2. Verwijder de e-mail altijd uit de mailbox bij het archiveren
Wanneer u een e-mail opslaat, verwijder deze dan uit de mailbox. Anders komt deze zowel in de mailbox als in het archief terecht, wat kan leiden tot verwarring, datavervuiling en dubbel werk.
3. Maak geen e-mailmappen aan
Mailboxen bevatten standaard de mappen ‘Concepten’, ‘Verzonden’, ‘Spam’ en ‘Prullenbak’. Andere mappen zijn niet nodig, omdat dit ertoe kan leiden dat niet-verwerkte e-mails onnodig lang blijven staan. Voor een correcte werkwijze binnen het systeem moeten verwerkte e-mails worden gearchiveerd.
Waar Microsoft Outlook en vergelijkbare programma’s de mailbox als een archiefmap zien, gebruikt BaseNet hiervoor het “Archief” (voorheen “Documenten en E-mails”) onder “Correspondentie”.
4. Laad uw standaard e-mailsjabloon niet automatisch (dit is een persoonlijke instelling)
Wanneer het sjabloon automatisch wordt geladen, worden gegevens van de relatie en/of het project niet meegenomen, omdat dit gebeurt voordat een relatie of project kan worden gekoppeld. Bovendien maakt dit het kiezen van een ander sjabloon veel lastiger. Een sjabloon handmatig laden kan met één klik.
5. Verberg niet te veel informatie met behulp van inzageniveaus
Inzageniveaus moeten op projectniveau worden bepaald. Alles wat aan het project wordt gekoppeld, krijgt dan automatisch het juiste inzageniveau.
In eerste instantie moet alles worden opgeslagen met het inzageniveau ‘Iedereen’, zodat de relatie- en projectgeschiedenis voor iedereen volledig is indien nodig.
