1. Maak projecten en relaties zo snel mogelijk aan
- Heeft u een nieuwe klant of heeft u net een nieuwe professionele connectie ontmoet? Voeg deze toe als relatie.
- Ontvangt u een e-mail van een nieuw contact, of stuurt u voor het eerst een e-mail naar een nieuw contact? Voeg deze toe als relatie.
- Heeft u een nieuwe zaak? Maak een project aan.
De handigste manier om een nieuw project of een nieuwe relatie aan te maken is via de knop “Nieuw…” in de bovenste balk:
2. Koppel altijd een project en een relatie (aan een e-mail, een document, een taak etc.)
Door te koppelen wordt het voor iedereen eenvoudig om een item terug te vinden, en blijft de geschiedenis van de relatie en het project altijd compleet. Er is nooit een (goede) reden om geen project en relatie te koppelen.
3. Zoek altijd eerst naar het project of de relatie voordat u een nieuwe aanmaakt
Datavervuiling ontstaat niet door te veel relaties of projecten, maar door dubbele of onvolledige/onjuiste gegevens. Voorkom daarom duplicaten door altijd eerst te zoeken of de relatie of het project niet al door een collega in het systeem is gezet. Het handigste is om de globale zoekfunctie in de bovenste balk van BaseNet te gebruiken.
4. Archiveer alles binnen twee weken
E-mails dienen zo snel mogelijk te worden gearchiveerd. Als er op zeer korte termijn nog iets mee moet gebeuren, kunt u ervoor kiezen de e-mail te laten staan. Dit mag echter nooit langer dan twee weken duren; anders dient er een taak voor aangemaakt te worden.
5. Maak taken aan
Als er later iets met een e-mail moet gebeuren, er een terugbelverzoek is, documenten moeten worden bestudeerd, enz.; maak daar dan een taak voor aan.
Het aanmaken van taken voor dergelijke acties heeft meerdere voordelen:
- Collega’s kunnen uw taken inzien bij afwezigheid en indien nodig werk overnemen.
- De geschiedenis kan eenvoudig worden teruggezocht.
- Er is inzicht in de genomen acties binnen een bepaalde zaak.
- U ontvangt een herinnering zodra de taak moet worden afgerond, waardoor het makkelijker wordt om eraan te denken.
