Über die Aktion „Erstellen/Brief” erstellen Sie einen neuen Brief, den Sie anschließend ausdrucken, in ein PDF konvertieren oder als PDF per E-Mail versenden können. Zum Erstellen des Briefes verwenden Sie je nach Anwendungseinstellung entweder den integrierten webbasierten Editor oder aber ein lokal auf Ihrem Rechner installiertes MS Word. In beiden Fällen wird der Brief automatisch als Vorgang in Relation zu seinem Empfänger abgelegt und bildet so einen Teil der Vorgangshistorie.
Der Ablauf einer Brieferstellung ist hier beschrieben.
Aktionen
Zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen im Brief die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Brief | Erzeugen Sie einen neuen Brief. Wenn Sie zuvor eine Vorlage ausgewählt haben, wird der Brief aus dieser Vorlage erzeugt und die Platzhalter in der Vorlage ersetzt. Der Brief wird anschließend zur Bearbeitung geöffnet und danach als Anhang zu diesem Datensatz hinzugefügt. Beachten Sie, dass ein bereits bestehender Anhang durch diese Aktion ersetzt wird. |
| Als PDF senden | Erstellen Sie eine E-Mail von Vorlage zu diesem Datensatz. Die Anhänge dieses Datensatzes werden dabei automatisch in die E-Mail übernommen und wenn möglich zuvor in PDFs umgewandelt. |
| PDF erstellen | Wandeln Sie den angehängten Brief in ein PDF um. |
Detailansichten
Die Detailansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle zu dem Brief gehörenden weiteren Datensätze.
| Detailansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgänge | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Vorgangshistorie, also alle Vorgänge fallend nach Datum sortiert, zu dem aktuellen Vorgang an. |
| Termine.. | Diese Detailansichten zeigen Termine des aktuellen Datensatzes entweder als Kalenderansicht oder als Listenansicht an. |
| Wiedervorlagen | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Wiedervorlagen des aktuellen Datensatzes an. |
Felder
Neben den allgemeinen Feldern in Masken können Sie in Briefen die folgenden Felder verwenden. In einigen Feldern werden Ihnen Auswahllisten angeboten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Geben Sie den Betreff für den Brief an. Der Betreff kann abhängig von der Vorlage automatisch in den neu erstellten Brief übernommen werden. |
| Datum | Geben Sie das Korrespondenzdatum des Briefes an. Der Brief wird in den Ansichten zu diesem Datum angezeigt. Das Datum kann abhängig von der Vorlage automatisch in den neu erstellten Brief übernommen werden. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um diesen Vorgang zu segmentieren. Sie können verschiedene Vorgänge über Ansichten nach Tags gruppieren oder suchen. |
| Projekte | Wählen Sie Projekte oder Arbeitspakete aus, zu denen dieser Datensatz gehört. |
| Weitere Beteiligte | Wählen Sie weitere Teilnehmer für diesen Vorgang aus, um ihn in der Vorgangshistorie mehrerer Adressen gleichzeitig wiederzufinden. |
| Briefdatei | Hier wird der erstellte Brief als Anhang angezeigt. Sie können Ihn runterladen oder durch Doppelklick bearbeiten. Wenn hier noch kein Anhang angezeigt wird, erstellen Sie einen neuen Brief über die Aktion ‘Neuer Brief’. Beim Erstellen eines neuen Briefes werden einmalig auch die Platzhalter der ausgewählten Briefvorlage ersetzt. |