Die folgenden Aktionen stehen grundsätzlich in den Menübändern der meisten Ansichten zur Verfügung. Um einige der Aktionen ausführen zu können, benötigen Benutzer spezielle Berechtigungen. Daher werden Ihnen möglicherweise nicht alle Aktionen angezeigt.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Erstellen | Über die Erstellen-Aktionen erstellen Sie aus allen Ansichten heraus neue Datensätze. Da die meisten Arten von Datensätzen in Relation zueinander stehen, müssen Sie oftmals immer zunächst einen Datensatz auswählen, bevor Sie zu dem ausgewählten Datensatz einen weiteren Datensatz erstellen können. Beispielsweise müssen Sie eine Firma auswählen, um zu der ausgewählten Firma einen Kontakt zu erstellen. |
| Informieren | Informieren Sie Ihre Kollegen über Datensätze aus der Anwendung. Dabei versenden Sie eine Verknüpfung zu dem ausgewählten Datensatz per E-Mail. Wenn die Empfänger der Verknüpfung folgen, öffnen Sie den Datensatz direkt in der Anwendung. |
| Wiedervorlage | Legen Sie einen Datensatz für sich selbst oder einen Kollegen zu einer bestimmten Zeit auf Wiedervorlage. Je nach Anwendungseinstellungen wird der zugewiesene Mitarbeiter über eine neue Wiedervorlage, zur Wiedervorlagezeit und morgens in einer Übersicht per E-Mail informiert. |
| Zu Ordner hinzufügen | Fügen Sie die ausgewählten Datensätze zu einem Ordner hinzu. Datensätze können in beliebig vielen Ordnern gleichzeitig angezeigt werden, obwohl sie nur einmal existieren. |
| Aus Ordner entfernen | Entfernen Sie die ausgewählten Datensätze aus einem Ordner. Die Datensätze sind danach in dem ausgewählten Ordner nicht mehr vorhanden, werden aber nicht aus der Anwendung gelöscht. |
| Datensätze löschen | Wählen Sie einen oder mehrere Datensätze aus, um diese aus der Anwendung zu entfernen. Wenn Sie Datensätze löschen, werden auch alle Referenzen auf die gelöschten Datensätze aus in Relation stehenden anderen Datensätzen entfernt. Seien Sie daher mit Löschungen vorsichtig und setzen Sie speziell Adressen lieber auf den Status „inaktiv”, um die Referenzen zu erhalten. |
| Ansicht aktualisieren | Bringen Sie die Ansicht auf den aktuellen Stand. Änderungen an Datensätzen, die in einer Ansicht gerade angezeigt werden, werden nicht sofort in der Ansicht angezeigt. Dies gilt auch für Datensätze, die nach dem Öffnen der Ansicht neu angelegt werden. |
| Ansichten verwalten | Wenn über die Aktion„Ansicht speichern” gespeicherte Instanzen einer Ansicht zur Verfügung stehen, rufen Sie diese über die Aktion Ansichten verwalten auf. Gespeicherte Instanzen können Sie über diese Aktion auch wieder löschen. |
| Ansicht speichern | Speichern Sie die Filter, Sortierungen und Gruppierungen sowie die angezeigten Spalten der Ansicht. Dadurch können Sie die Modifikationen innerhalb der Ansicht zu einem späteren Zeitpunkt einfach durch die Aktion „Ansichten verwalten” wiederherstellen. Gespeicherte Ansichten stehen entweder allen Benutzern zur Verfügung oder sind nur für Sie selbst aufrufbar. |
| Export | Exportieren Sie die angezeigte Ansicht oder die ausgewählten Datensätze in eine lokale Datei, um sie beispielsweise per E-Mail zu versenden oder auszudrucken. Wenn Sie keine Datensätze auswählen, werden alle Datensätze der Ansicht gemäß des aktuellen Filters exportiert und heruntergeladen. Gruppierungen und Sortierungen sowie die Spaltenauswahl werden beim Export beibehalten. |
| Filter | Blenden Sie die Filterzeile in der Ansicht ein oder aus. Über die Filterzeile filtern Sie die angezeigten Datensätze gezielt nach einzelnen Spalten. |
| Suchfeld | Blenden Sie das Suchfeld in der Ansicht ein oder aus. Über das Suchfeld suchen Sie gezielt Datensätze nach allen in der Ansicht angezeigten Spaltenwerten (Ausgenommen Spalten mit Mehrfachauswahlwerten). |
| Gruppierung | Blenden Sie das Gruppierungsfeld in der Ansicht ein oder aus. Über das Gruppierungsfeld gruppieren Sie die Datensätze in der Ansicht nach einem oder mehreren Spaltenwerten. |