2.1.9. How to & FAQ Entreprises Agences

HOW TO

Come inserire una Nuova Anagrafica Business

L’inserimento di un anagrafica business può avvenire fatto in più modi:

1. Dal menu principale, accedere all’archivio Agenzie-Ditte, e digitare l’apposito tasto di inserimento.
   
   
   

2. Da qualsiasi maschera di lavoro, cliccare sul link posizionato nella parte superiore della finestra ed evidenziato nella figura, quindi digitare l’apposito tasto di inserimento.
   

3. Dalla maschera di Prenotazione, utilizzare l’icona posizionata a lato dei campi dedicati all’inserimento della Ditta, dell’Agenzia o del Rappresentante

Utilizzando questa procedura veloce, l’operatore è in grado di inserire una nuova anagrafica business direttamente dalla prenotazione, perdendo però la possibilità di profilazione del record a livello commerciale (es. caricamento accordi, convenzioni, profilazione merceologici, contatti interni, ecc…). Infatti i dati richiesti in questa sede sono solo quelli ‘base’, necessari solo alla fatturazione e alla generazione automatica della corrispondenza relativa alle prenotazioni.

Come Cancellare una Anagrafica Business

Per cancellare un’anagrafica, procedere come indicato:

• Ricercare il record da cancellare.
• Digitare il tasto ‘Elimina’, e Salvare l’operazione con apposito tasto ‘Save’, o tasto funzione F10.

Nel momento in cui si chiede di eliminare un record di anagrafica, il sistema effettua una verifica sul database al fine di stabilire se procedere ad un’eliminazione definitiva del record o solo ad una ‘cancellazione logica’ del dato.

L’eliminazione definitiva del record è possibile solo se l’anagrafica non è mai stata utilizzata. Nel caso in cui il record sia invece già stato utilizzato, anche solo una volta, sarà ammessa solo la cancellazione ‘logica’ del dato. ‘‘Cancellare Logicamente’‘, in SCRIGNO, significa oscurare il dato dalla visibilità lasciandolo comunque a disposizione per eventuali riattivazioni future.

Come Ripristinare un Record di Anagrafica cancellata logicamente:

Ciascun record per cui è stata eseguita una cancellazione logica è, all’occorrenza, ripristinabile nel database effettivo.
Per riattivare il dato è sufficiente procedere come segue:

• Ricercare il record da ripristinare selezionando il flag “logica” in modo da poter visualizzare anche il record in questione che risulta cancellato logicamente.

• Deselezionare il flag sul campo ‘Logica’, e salvare l’operazione. A salvataggio avvenuto, l’anagrafica è a tutti gli effetti consultabile e utilizzabile.

Come agganciare ad un profilo cliente o un profilo contatto il suo contratto preferenziale. (Repeater)

Nel caso in cui l’ospite o il contatto goda di una particolare convenzione tariffaria, oppure particolari sconti ed esigenze di fatturazione, si consiglia di creare per lo stesso due profili:

1) una scheda ditta (società individuale o società con cui ha il rapporto di lavoro) sulla quale agganciare convenzioni tariffarie, modalità e tempi di pagamento, documenti contrattuali, appuntamenti etc.

2) una scheda individuale sul quale definire preferenze e caratteristiche personali del cliente pernottante o del contatto; nella sezione del profilo individuale ‘Attività’ potrà essere agganciato il rapporto di lavoro esistente tra l’ospite e la società precedentemente codificata.

In fase di prenotazione l’operatore dovrà richiamare entrambi i record (campo ‘cognome-nome cliente’ e campo ‘ditta’); così facendo potrà far scattare tutti gli automatismi e informazioni associate, organizzare al meglio il suo soggiorno, e infine consentire l’estrapolazione dei movimenti dell’Ospite per qualsiasi indagine statistica di mercato o iniziativa marketing si attui.
A tal scopo si consiglia di consultare in particolare le sezioni scheda dati hotels cliente, scheda accordi ditte agenzie, scheda vendite ditte agenzie e scheda ptofilo cliente del presente manuale manuale.

Come definire e impostare Commissioni automatiche

Le commissioni che una struttura ricettiva può riconoscere possono essere impostate per ditta, per contratto, per periodo o per singola prenotazione.

Vogliamo riassumere le possibilità su 4 livelli, facendo presente che nel caso in cui sulla prenotazione siano presenti contemporaneamente più tipi di commissione, il sistema applicherà sempre la commissione stabilita al livello più alto. Quindi la commissione prevista a livello 4 prevarica l’eventuale commissione prevista a livello 3, 2 e 1.
1 Livello: Per ditta/agenzia, solo su particolari periodi di soggiorno o solo per determinati contratti applicati.
Dalla cartella anagrafica, selezionare la scheda ‘Accordi’ > ’Commissioni’.

Questo consente di impostare per la stessa anagrafica differenti commissioni, a seconda del codice contratto utilizzato in prenotazione o del periodo considerato.

2 Livello: Per ditta/agenzia, indipendentemente dal periodo di soggiorno o dal contratto applicato.
Dalla cartella anagrafica, selezionare la scheda ‘Dati Hotels’.
Impostare la commissione (a valore fisso o in %) che il sistema deve riconoscere all’agenzia selezionata per tutte le prenotazioni di cui risulta essere intermediario, indipendentemente dal periodo di soggiorno o dal contratto applicato.

3 Livello: Per contratto, indipendentemente da chi sia l’ente intermediario prenotante.
Dal menu Revenue >Tariffe > Contratti ,ricercare il contratto e selezionare la paletta ‘Altre Specifiche’. Questa modalità consente di ottenere automatismo di calcolo commissione a favore di qualsiasi intermediario/committente figuri su prenotazioni aventi al loro interno tale specifico contratto.

4 Livello: Per singola prenotazione (individuale o gruppo), indipendentemente dal periodo prenotato o dalla tariffa utilizzata.

• Dalla maschera di prenotazione individuale, digitare il bottone Varie, e selezionare la cartella ‘Dettaglio’.
  

• Dalla maschera di prenotazione Gruppo o Eventi, digitare il bottone Varie:

Questa procedura consente di svincolare la singola prenotazione da impostazioni automatiche di calcolo commissione legate alle singole anagrafiche o a specifici codici contratto presenti.
La commissione qui impostata vince pertanto sulle impostazioni di commissione precedentemente esposte, e si intende riferita solo alla singola prenotazione trattata.

FAQ

1. Come fare azioni su clienti e prospect individuali, ditte o agenzie, individuando segmenti di clientela che rispondono a molteplici criteri di selezione?
   L’argomento è affrontato in tutte i suoi aspetti nel capitolo Marketing e CRM.

2. Come importare anagrafiche fornite da terzi e relative a potenziali clienti business?
   L’argomento è affrontato in tutte i suoi aspetti nel capitolo Marketing e CRM.

3. Come profilare correttamente il parco clienti attraverso le funzioni di de duplicazione anagrafiche?
   L’argomento è affrontato in tutti i suoi aspetti nel capitolo Cleaning & Dedup Anagrafiche.

4. Come condividere con l’intera forza vendita funzioni quali agenda, anagrafica clienti e prospect, iniziative e risultati, note della direzione?
   L’argomento è affrontato in tutti i suoi aspetti nel capitolo Sales Force Automation.

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