Mit dem Add-in kann jede E-Mail, abgesehen von neuen E-Mails oder Entwürfen, einfach dokumentiert werden.
Dazu kann das Add-in zu einer ausgewählten E-Mail geöffnet werden oder es kann auch angeheftet werden, sodass es zu ausgewählten E-Mails automatisch geladen wird.
Wenn das Add-in geöffnet wird, versucht es automatisch, einen der Empfänger aus dem An-Feld der aktuell ausgewählten E-Mail zu finden. Sind keine Empfänger im An-Feld vorhanden oder existiert keiner von den Empfängern in der Anwendung, an die das Add-in gebunden ist, geht das Add-in zu den Empfängern in Kopie (CC) über.
Wenn keine Empfänger gefunden werden, bietet das Add-in keine Möglichkeit, diese E-Mail zu dokumentieren.
Wenn ein Empfänger gefunden wird, werden die verfügbaren Daten aus der Anwendung angezeigt. Die letzten zehn Dokumente werden ebenfalls im unteren Bereich angezeigt.
Der Benutzer kann nun das primäre Ziel auswählen, wozu die E-Mail dokumentiert werden soll. Das primäre Ziel kann ein Kontakt, eine Firma oder eines der letzten Dokumente aus der Anwendung sein.
Der Benutzer kann auch Projekte, Projektphasen oder Arbeitsvorgänge bzw. Arbeitspakete auswählen, die für die E-Mail relevant sind. Zusätzlich können in Business App relevante Tags angegeben werden.
Nachdem der Benutzer alle Informationen eingestellt hat, genügt ein Klick auf den Button “Dokumentieren”, um die E-Mail in der Anwendung zu dokumentieren.