Platzhalter dienen dazu, dynamische Daten aus der Anwendung auszulesen und beispielsweise in einen Brief oder eine E-Mail einzufügen. Dazu werden die Platzhalter in einer Vorlage anstelle der tatsächlichen Daten eingefügt und beim Verwenden der Vorlage automatisch durch die jeweils passenden Daten ersetzt.
In Platzhaltern greift man auf einen mit dem aktuell gewählten Datensatz in Relation stehenden Quelldatensatz zu und ruft aus diesem Datenspalten ab, greift auf in beliebigen Relationen stehende andere Datensätze zu oder gibt Anhänge aus. Außerdem stehen berechnete Eigenschaften zur Verfügung, über die man spezielle komplexe Werte ausgibt.
Platzhalter werden auch für die Serienverarbeitung von Vorlagen verwendet.
Die Platzhalter werden in eine Briefvorlage oder einer E-Mail-Vorlage eingefügt. Es gibt wenige Unterschiede bei der Verwendung. Diese sind zusammen mit weiteren allgemeinen Informationen hier beschrieben.
Platzhalter erlauben es dem ausführenden Benutzer nicht, auf Datensätze zuzugreifen, auf die ihm die Leseberechtigung fehlt. Dies gilt sowohl für den Zugriff über den Quelldatensatz als auch über Relationen aus einem Datensatz heraus. Auch Zugriffe über einen Datensatz ohne Leseberechtigung sind nicht möglich.
Es können einfache Platzhalter konfiguriert werden, die zusätzlich an allen Stellen, an denen Platzhalter verwendet werden können, funktionieren.