Um mit BusinessMail4Outlook arbeiten zu können, benötigen Sie eine Benutzerkennung für die angeschlossene Anwendung System. Nachdem Sie BusinessMail4Outlook installiert haben (siehe. Installation) und die Grundkonfiguration vorgenommen wurde, können Sie sich an der Anwendung anmelden. Dazu geben Sie Ihre Benutzerdaten für die Anwendung ein. BusinessMail4Outlook stellt danach die Verbindung zur Anwendung her und prüft, ob alle benötigten Zugriffe vorliegen.
Haben Sie den Benutzernamen und ggf. auch das Kennwort in der Konfiguration gespeichert, werden diese Werte für Sie übernommen und in den Eingabefeldern vorbelegt. Bei aktiver Option „Anmeldedaten merken” werden diese Werte – bei gültiger Anmeldung – in die Konfiguration übernommen.
Die Oberfläche von BusinessMail4Outlook ist in mehrere Abschnitte gegliedert, die Ihnen unterschiedliche Funktionen anbieten und wichtige Informationen anzeigen
- Aktionsleiste
- E-Mail-Adresse, nach der in der Anwendung gesucht wird
- Gefundene Adressdaten aus der Anwendung („Business Card”)
- Aktionen, um die E-Mail zu Kontakt, Firma oder Vorgang zu dokumentieren
- Vorgänge zur Adresse
Aktionsleiste
Folgende Funktionen sind über die Aktionsleiste verfügbar.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Start/Stop | Startet oder stoppt die automatische Suche in der Anwendung beim Auswählen einer E-Mail. |
| E-Mail öffnen | Öffnet nach dem Dokumentieren die E-Mail direkt im CRM System oder nicht. |
| Anhänge | Berücksichtigt oder ignoriert beim Dokumentieren alle Anhänge aus der E-Mail. |
| Anwendung öffnen | Öffnet die Anwendung im Browser. |
| Aktualisieren | Aktualisiert die angezeigten Daten in Abhängigkeit von der gewählten E-Mail. |
| Konfiguration | Öffnet den Konfigurationsdialog. |
E-Mail-Adresse
Unter „Kontakt” wird Ihnen die E-Mail Adresse aus der E-Mail angezeigt, welche aktuell zur Adresssuche verwendet wird.
Automatisch wird bei eingehenden E-Mails die E-Mail Adresse des Absenders und bei ausgehenden E-Mails die des Empfängers verwendet. Wenn Sie aber gerne eine andere E-Mail Adresse verwenden möchten, z.B. bei mehreren Empfängern, so können Sie über die rechte Schaltfläche [+1] eine andere E-Mail Adresse aus der E-Mail auswählen (+1 ist die Anzahl weiterer vorhandener E-Mail Adressen der gewählten E-Mail).
Business Card
Unterhalb der E-Mail Adresse sehen Sie die Business Card, welche alle wichtigen Informationen über eine gefundene Adresse enthält. Sollten zu einer E-Mail Adresse Dubletten existieren, so wird Ihnen unterhalb des Bildes oder Piktogrammes ein Zähler, in folgender Abbildung [+1], angezeigt. Mit einem Klick auf den Dubletten-Zähler öffnen Sie den Auswahl-Dialog und können über diesen die gewünschte Adresse auswählen. Die aktuell verwendete Adresse wird beim Öffnen des Dialogs markiert.
Um einen Kontakt oder eine Firma direkt in der Anwendung zu öffnen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den jeweiligen Namen in der Business Card.
Wenn Sie CTI eingerichtet haben, würde beim Klicken auf eine Telefonnummer oder Skype die entsprechende Anwendung geöffnet (siehe CTI Integration).
E-Mail dokumentieren
Über die Symbole hinter dem Firmen- und Kontaktnamen können Sie die E-Mail(s) zur angezeigten Adresse dokumentieren. Haben Sie einen Vorgang ausgewählt, können Sie die E-Mail(s) auch zu diesem dokumentieren.
Sie können auch mehrere E-Mails gleichzeitig dokumentieren. Alle markierten E-Mails werden dann zu der angezeigten Adresse (Business Card) dokumentiert.
Die angezeigte Adresse bei mehreren markierten E-Mails resultiert aus der ersten E-Mail in der von Outlook an BusinessMail4Outlook gelieferten Liste. Diese kann je nach Art der Markierung variieren (Maus und/oder Tastatur mit Steuerungs- und/oder Umschalttaste). Nach erfolgter Dokumentation mehrerer E-Mails erscheint ein Dialog über die Ergebnisse.
Vorgänge
Die Vorgangsanzeige gibt Ihnen einen Überblick über die laufenden Vorgänge zur aktuellen Adresse. Mit einem Doppelklick auf einen Vorgang können Sie diesen direkt in der Anwendung öffnen. Die anzuzeigende Anzahl und Darstellung der Vorgänge können Sie in der BusinessMail4Outlook Konfiguration anpassen. Lesen Sie dazu das Kapitel Konfiguration. Sollten mehr Vorgänge in der Anwendung vorhanden sein, als angezeigt werden, wird dies durch einen zusätzlichen Eintrag „… (weitere Dokumente in Business App)“ kenntlich gemacht.