- Hvis relevant, så aftal forud med restauratør, hvordan bestilling og afregning finder sted. Ofte kan regningen sendes direkte til DGU (att. Lone Liebst Christiansen, llc@dgu.org), men du kan også selv lægge ud.
- Opret en regning på dit navn (ikke DGU’s navn, da der kan komme andre fra DGU, der også opretter en regning). Aftal et rekvisitionssystem (evt. bon’er) med restauratøren – uden at der skal gå stort bureaukrati i sagen. Kontrollér med passende mellemrum din regnings omfang, hvis du er usikker på evt. misbrug. Når du har godkendt regningen, bed venligst klubben om at sætte evt. turningsnavn på (ex.: D-Tour eller VinterTour m.fl., da det letter DGU, når den skal konteres).
- Din egen transport og forplejning afregnes efter alm. DGU-regler, hvilket vil sige, at rimelige udgifter i forbindelse med gennemførelse af arrangement/turnering afregnes efter regning.
- Afregningen med alle relevante bilag skal afregnes via zExpense, straks efter at udgiften er afholdt (se kontering zExpense)
- Afregning sker ved automatisk overførsel af det godkendte beløb til din bankkonto, normalt senest 8-10 dage efter modtagelse af godkendt afregning i zExpense.
- Som DGU frivillig skal du være lydhør og få tingene til at glide. Såfremt særlige udgifter er nødvendige i den anledning, er det naturligvis i orden. Men udgiften skal i så fald begrundes og aftales på forhånd med sekretariatet. En sådan godkendelse kan fås både via mail eller telefonisk. “Særlige udgifter” er udgifter, der ikke er adresseret under de enkelte aktiviteter.
- Gaver/præmier til spillere (udover aftalte præmier) afholdes ikke af DGU. Findes der en sponsor af præmien, er det selvfølgelig helt i orden.
- Stærk spiritus hører ikke hjemme blandt ledere ved sportslige juniorarrangementer.
