Afregningen med alle relevante bilag indsendes til DGU’s sekretariat via zExpense straks efter, at udgiften er afholdt.
Det er meget vigtigt, at feltet “bemærkning” udfyldes omhyggeligt og fyldestgørende, hver gang I opretter en afregning i zExpense, da dette er det eneste felt, der fremgår af vores kontoudskrift. Feltet skal derfor indeholde: Distrikt, hvem, hvornår, hvor og anledning. (eksempelvis: D1, Per Petersen, 01.06.20, Brønderslev GK, D-Tour)
Vejledning til zExpense er sendt til alle, og her kan I finde trinvis guide til at oprette afregninger i zExpense. Ved spørgsmål kan I tage fat i Lone Liebst Christiansen, llc@dgu.org eller 4042 2682
Kontering:
Spec. 1 er vores kontoplan.
Møder eller sjov sommergolf har deres eget kontonummer:
| Spec 1 | Spec 2 | Spec 3 | Aktivitet |
| 30540 | – | – | Bruges, når DGU afholder møder med jer (opstart og evt. evalueringsmøder). Vi opfordrer altid til samkørsel, hvor det er muligt (helt eller delvist) |
| 30526 | – | – | Bruges til Sjov Sommergolf |
| D1: 30550 D2: 30560 D3: 30570 D4: 30580 D5: 30590 |
– | – | Bruges til møder, I laver med klubberne, f.eks. forårsmøder, efterårsmøder, træfmøder, men ikke selve træffene, disse bogføres under turneringer…. se nedenfor |
Turneringer derimod har alle samme kontonummer: 40141, og hver turneringstype har så sin egen spec. 3
| Spec 1 | Spec 2 | Spec 3 | Turnering |
| 40141 | – | 90292 | Jungletræf |
| 40141 | – | 90293 | Super6 |
| 40141 | – | 90294 | D-Tour |
| 40141 | – | 90295 | Makker Cup |
| 40141 | – | 90296 | Vinter Tour |