Formulieren

Formulieren

Algemeen
In het menu-item ‘Formulieren’ creëer je niet perse een ‘aanmeldformulier’ maar creëer je in eerste instantie de database van dit project. Het is hier de bedoeling dat je op deze pagina velden aanmaakt waarover je data wil bewaren in dit proces. De vragen die u hier aanmaakt, zijn dus bijvoorbeeld niet alleen ‘vragen’ op een ‘aanmeldformulier’ maar direct ook de velden die de database samenstellen. De vraag ‘voornaam’ is dus niet alleen een vraag, maar wordt ook direct het veld ‘voornaam’ in de database, zoals je bijvoorbeeld in Excel de kolom ‘Voornaam’ kunt hebben. In de vragen die je aanmaakt kan er nog onderscheid gemaakt worden of deze vragen ‘zichtbaar’ zijn op formulieren, of dat de vragen ‘verborgen’ worden gemaakt, zodat je ook gegevens kunt bewaren waarmee je je eigen ‘backoffice’ kunt creëren, deze velden zijn dan nooit zichtbaar op het ‘aanmeldformulier’.

Eenmaal alle vragen aangemaakt waar je data over wilt verzamelen, kun je ook een proces inrichten met meerdere formulieren die als een funnel de data laten binnen komen in dezelfde database. Deze formulieren kunnen parallel of achtereenvolgend in een proces worden toegevoegd.
Voorbeeld;

• Wanneer je verschillende groepen respondenten hebt die verschillende vragen op het aanmeldformulier moeten ontvangen, kun je parallel aan elkaar verschillende aanmeldformulieren gebruiken.
  

• Wanneer een proces hebt waarbij de registratie na het binnenkomen misschien doorgestuurd en gereviewd moet worden door persoon A, B en C om op deze formulieren vervolgens een beoordeling achter te laten, wat daarna weer doorgestuurd kan worden ter controle naar afdeling X. Voor deze situatie kun je het proces zo instellen dat deze formulieren achtereenvolgend in het proces worden gebruikt.

Via de tab ‘Vragen’ bovenin, maakt u dus alle vragen/velden aan waarover je data wil verzamelen binnen je project. Je kunt hier ten alle tijden alles aanpassen of nieuwe vragen bijmaken.

Via de tab ‘Formulieren’ bovenin, vind je alle formulieren waarover je beschikt in het desbetreffende project. Daar kun je er ook voor kiezen om nieuwe formulieren aan te maken en eisen te stellen aan deze formulieren.

Oude projecten (Kunnen alle soorten formulieren hebben, ook die van de nieuwe projecten )
Hebben in ieder geval altijd standaard deze 3 onderstaande formulieren;

• Open: Een open aanmeldformulier, creëert een nieuw record in je database, naast eventueel reeds bestaande records. Je gebruikt deze link bijvoorbeeld op een website om open aanmeldingen te ontvangen, of in een bevestigingsmail om een niet-genodigde collega te laten aanmelden. Maar niet in een uitnodigingsmail!
• Vooringevuld: Een vooringevuld aanmeldformulier van een al bestaand record in je database, is nog niet aangemeld. Deze link gebruik je in je uitnodigingsmail vanuit Easydus, en geeft de genodigde een formulier met zijn/haar data die al in Easydus staat vóórdat er is aangemeld. Zo hoeft de genodigde niet steeds al zijn/haar gegevens opnieuw in te vullen met data die al bekend is bij de organisatie.
• Aanpassen: Een formulier gebruik je voor een reeds aangemeld record, wat dus na aanmelding bedoeld is voor een eventuele aanpassing.
  

Nieuwe projecten
Heeft in eerste instantie alleen het onderstaand formulier;

• Standaard (of eigen naam) = Dit formulier kan voor alle doeleinden gebruikt worden. De reden dat bovenstaande formulieren niet meer standaard in nieuwe projecten beschikbaar zijn, is omdat ze in sommige processen niet alle drie gebruikt werden. En we nu verder gaan met de visie dat elk project één formulier heeft, heb je meer formulieren nodig (Aanmelding stap 1, stap 2, stap3 / Goedkeuring / Aanpassing / Afmelding / Evaluatie etc..) dan kun je deze onbeperkt bijmaken en daarmee het proces op je eigen gewenste manier uitbreiden.
  

Wanneer je een formulier opent op deze pagina, kom je op een scherm waar je eisen kunt stellen aan dat bepaalde formulier: zoals bijvoorbeeld een begindatum en einddatum van het formulier, een stylesheet en condities waaraan het inzenden van het formulier moet voldoen. Ook vind je hier de URL van het formulier, let op; dit is een open link en creëert nieuwe inschrijvingen in uw Overzichten. U gebruikt deze voor extern gebruik, niet om te gebruiken in een uitnodigingsmail vanuit Easydus, klik hier voor meer informatie over links in mails.

Eisen aan formulieren.
Maximum aantal registraties in een project op te geven

• Begin datum aan te geven
• Eind datum aan te geven
• Gewenste stylesheet aan het formulier te koppelen
• Condities correcte inschrijving aan het formulier te koppelen, en het bijbehorende tekstbericht wanneer niet wordt voldaan aan een conditie.
• Extra bevestigingsvraag in te stellen die gevraagd moet worden op het moment van verzenden door respondent
  

• Maximum aantal registraties
  Wanneer je een simpel aanmeldproces hebt, zónder een optie om af te melden, kun je hier het maximum aantal registraties instellen. Stel hierbij ook een schermbericht in met als systeemactie `Project – Limiet bereikt`, zodat bij het bereiken van het maximum het formulier sluit en dit schermbericht wordt getoond. Let op; deze optie is niet te gebruiken in combinatie met afmelden. De registraties worden namelijk gewoon doorgeteld, ongeacht of iemand zich afmeld.
  Wanneer je wil dat mensen zich kunnen afmelden, gebruik dan een tellervraag op het formulier om het maximum aantal daar in vast te leggen.

• Begindatum van de registratieperiode
  Wanneer het nuttig is dat een formulier pas opent op een bepaalde datum – misschien nadat je de link van het formulier al op een website heeft geplaatst of na het uitsturen van de uitnodigingsmail – kun je een begindatum aan de formulieren hangen. Stel hierbij ook het schermbericht in met als systeemactie `Project – voor begindatum’, zodat dit schermbericht met je eigen tekst verschijnt totdat deze datum is bereikt.

• Einddatum van de registratieperiode
  Wanneer je wil dat het formulier op een bepaalde datum/tijd sluit, kun je een einddatum aan het formulier hangen. Stel hierbij ook het schermbericht in met als systeemactie `Project – na einddatum`, zodat dit schermbericht met je eigen tekst verschijnt wanneer deze datum is bereikt, in plaats van het formulier. Het betreffende formulier is hierna niet meer te openen. Je kunt ook een verschil maken in einddatums van formulieren; wanneer je bijvoorbeeld wil dat het aanmeldformulier één week van te voren sluit, maar men nog wel hun reeds gedane inschrijving kan wijzigen tot twee dagen van te voren.

• Stylesheet
  Door middel van een stylesheet, CSS=Cascaded Style Sheet, kan het uiterlijk van een formulier héél precies worden vormgegeven. Stylesheets worden gemaakt in het menu `Stylesheets` en worden aan een specifieke webformulier verbonden door dit te kiezen in deze 'dropdown' (—meer over stylesheets—). Hierdoor kunnen verschillende formulieren ook een verschillende stijl krijgen indien nodig.

• Conditie correcte inschrijving
  Met deze extra optie kun je een restrictie aan het formulier hangen. De inschrijving moet kunnen voldoen aan de conditie, anders wordt men tegen gehouden op het formulier waardoor het formulier nooit kan worden ingestuurd. De tekst van de foutmelding dient u zelf te bepalen.
  Deze optie kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld niet alle vragen kunt verplichten op het formulier, maar een bepaalde set vragen alléén wilt verplichten als een andere vraag is ingevuld. Of wanneer je bijvoorbeeld wil aangeven dat van de 10 workshops (tellervragen) er bijvoorbeeld 2 gekozen moeten worden, of minimaal 1, of tussen de 2 en 4 etc. De conditie kan worden aangemaakt in het menu-item ‘Condities’.

• Bevestiging vragen
  Als je dit aanvinkt komt er een extra invulveld waarin je de tekst kunt typen die een respondent te zien krijgt na het klikken op de verzendknop. Hoe dit precies verschijnt is afhankelijk van de gebruikte browser van de respondent.
  
  
  
  

Terug naar Formulier