Introductie:
Wij raden u aan om deze introductie te lezen en daarna een aantal instructie video’s te bekijken. Specifieke video’s die we u aanraden om de basis van Easydus te begrijpen zijn: General Introduction to Easydus en Introduction to the Menu. Wilt u meer de diepte in om een proces te leren in te richten, bekijk dan ook de video ‘Setting up a QR Ticketing proces for a free event’.
Je kunt met de Easydus software zelf een (deels) geautomatiseerd proces inrichten, geheel naar eigen wens. Eerst iets meer over Easydus. Easydus is niets anders dan een cloud based platform met bouwblokken waarmee je je eigen proces kan inrichten. Dit proces kan van een goedkeuringsproces, factureringsproces, automatische document generatie, ledenadministratie tot een inschrijfproces zijn. Door de bouwblokken aan elkaar te koppelen en te configureren kun je vervolgens je eigen proces inrichten. Het handige aan Easydus is dat je op elk moment zelf je eigen proces zelf kan aanpassen zonder tussenkomst van een ICT medewerker. Deze aanpassingen zijn dan ook direct zichtbaar voor de eindgebruikers.
Deze basis bouwblokken zijn: webformulieren, e-mail templates, schermberichten, condities, documenten, overzichten, webportalen. Je ziet deze bouwblokken aan de linkerkant in het menu bij Proces&Ontwerp
Een voorbeeld voor bovenstaande is een inschrijf proces: 1. je laat een webformulier laat invullen, 2. vervolgens krijg je een schermbericht met ‘Bedankt voor het invullen’, 3. vervolgens verstuur je een automatisch e-mail naar de inschrijver met een QR Ticket als bijlage. 4. In dit voorbeeld kun je dan een overzicht maken en zien wie zich heeft ingeschreven en voor welke workshop hij of zij zich heeft ingeschreven.
De drie stappen om een proces in te richten
Welke stappen moet je uitvoeren om je eigen procesontwerp in te richten? Bij elk proces die je gaat inrichten kun je de volgende drie stappen gaan uitvoeren.
Stap 1. Bepaal welke informatie en data je nodig hebt in je proces. Hier bepaal je welke data je gaat gebruiken in je proces en welke data je gaat uitvragen. Je kunt de datavelden aanmaken in Formulieren bij het menu item Proces Ontwerp. Bij een inschrijfproces wil je bijvoorbeeld als data weten: naam, achternaam, e-mail adres, de workshop waarvoor zich iemand zich inschrijft en of deze persoon meedoet met de lunch en diner.
Stap 2: Bepaal de procesflow of stappen van je eigen proces. In het voorbeeld van het inschrijf proces zijn dat: Stap 1. Vul een webformulier in voor een inschrijving Stap 2. Krijg een schermbericht met dank Stap 3. Stuur automatisch een e-mail met een bevestiging van de inschrijving en een QR Ticket. De procesflow kun je opbouwen door Formulieren, Schermberichten, e-mail templates en documenten. Je kunt ze aan elkaar koppelen door bijvoorbeeld in de e-mail template een bijlage te zetten van een document of factuur en in de e-mail template het verzend moment te zetten op automatisch verzenden na het ontvangen van een ingevulde formulier.
Stap 3: Bepaal welke informatie je nodig hebt om je proces te managen als het proces éénmaal loopt. Stel dat je een inschrijfproces hebt waar je mensen een e-mail met een uitnodiging stuurt om je in te schrijven. Dan wil je een overzicht hebben van alle genodigden, een overzicht van de personen die zich hebben ingeschreven, een overzicht van personen die daadwerkelijk zijn geweest. Je kunt overzichten maken bij menu item Overzichten. Dit kun je doen door eerst een conditie aan te maken en deze conditie te koppelen aan een overzicht. Een voorbeeld van een conditie is bijvoorbeeld of iemand zich heeft ingeschreven. Deze conditie checkt bijvoorbeeld of er bepaalde velden zoals naam en check-veld ‘Komt naar bijeenkomst’ is aangevinkt. Vervolgens kun je per overzicht bepalen welke velden en informatie je wilt zien, bijvoorbeeld: naam, achternaam, wel/niet ingeschreven.
Bij bovenstaande gebruik je voor stap 1 en stap 2 de Design en Procesontwerp items aan de linkerkant in het menu. Voor stap 3 configureer je het Overzichten deel aan de linkerkant in het menu.
Algemeen handige tip voor u: bij elk scherm van Easydus kunt u indien u meer informatie wilt over een functie via de helpknop meer informatie over die specifieke functie verkrijgen. Deze helpknop vindt u rechtsboven uw scherm in de Easydus applicatie. U kunt deze bij elk mogelijke functie en scherm aanroepen en u krijgt daarbij automatisch de juiste hulp tekst.
Meer topics:
Geef uw reactie op dit onderwerp.