E-mails versturen

Inhoud E-mails versturen.

• Hoe verstuur ik een e-mail?
• Hoe verstuur ik een factuur of een QR Ticket als bijlage in een e-mail?
• Hoe verstuur ik een automatische e-mail nadat een formulier is ingevuld?
• Hoe verstuur ik een e-mail met een link naar (bijvoorbeeld een registratie) formulier?
• Hoe verstuur ik een e-mail met een betaal link erin?
• Hoe verstuur ik een e-mail met een eigen domeinnaam?
• Hoe weet ik of een e-mail is afgeleverd of ontvangen?
• Wat kan ik doen als mijn e-mails niet aankomen?
  

Hoe verstuur ik een e-mail?

1. Open na het inloggen het project van waaruit je de e-mail wilt versturen.
2. Zorg eerst dat je een e-mailtemplate hebt gemaakt, zie menu-item ‘Email templates’
3. Ga na het maken/controleren van de e-mailtemplate naar menu-item Overzichten.
4. Hier vindt je overzichten met daarin de betreffende lijst personen die je kunt mailen. Open het betreffende overzicht.
5. Wanneer je een e-mail naar één persoon wilt sturen, vink het vakje aan links in de regel van deze persoon. Wil je een groep mensen tegelijk mailen kun je OF meerdere vakjes aanvinken, OF je kunt alle personen uit dit overzicht tegelijk aanvinken middels het bovenste vinkvakje linksboven in de tabel.
6. Klik na de selectie van de betreffende personen bovenin het scherm op de knop Stuur email.
7. Kies in het volgende scherm de e-mail template die je dus op een eerder moment hebt klaargezet.
8. Wanneer je de juiste e-mail hebt gekozen, klik je in het volgende scherm bovenin op Stuur en de e-mail wordt verzonden. Indien gewenst kun je de e-mail ook éérst nog even bekijken via Voorbeeld e-mail, indien er een bijlage aan de mail zit kun je dat ook doen voor de bijlage.

Hoe verstuur ik een factuur of een QR Ticket als bijlage in een e-mail?

In Easydus kun je een factuur of QR Ticket meesturen met een e-mail. Het handige is dat met het versturen van de mail er automatisch de juiste factuur (of QR Ticket) per persoon wordt opgemaakt. Dus de ontvanger krijgt een factuur met zijn eigen naam en zijn eigen factuur items. Hieronder volgende de stappen:

1. Zorg er allereerst voor dat je een QR Ticket of een factuur hebt aangemaakt. Dat kun je doen via het menu Documenten in het Proces | Ontwerp menu.
2. Ga naar het e-mail template waar je een bijlage wilt toevoegen. Zorg ervoor dat je alle benodigde velden hebt ingevuld.
3. Ga naar het veld bijlage toevoegen of calendar verzoek toevoegen. Deze vind je onder het onderwerp veld van de e-mail template.
4. Druk op bijlage en selecteer de factuur (template) of QR Ticket die je wilt versturen.
5. Druk op save om op te slaan.

Hoe verstuur ik een automatische e-mail nadat een formulier is ingevuld?

In Easydus kun je automatisch een aantal acties laten uitvoeren na het invullen van een formulier. Dat kun je doen in het menu item Flows.

1. Ga naar het menu items Flows in het Proces | Ontwerp menu.
2. Ga onder het formulier waar je de mail wilt laten versturen toe (vaak is dit het formulier Standaard) en druk op + onder subflow.
3. Selecteer nu e-mail template in de linker kolom. In de kolom rechts kun je nu de e-mail template selecteren die je automatisch wilt laten versturen. Selecteer de e-mail template die je automatisch wilt laten versturen.
4. Selecteer eventueel een conditie voor het versturen van die e-mail template. Een conditie selecteren betekent dat de e-mail alleen wordt verstuurd als er aan die conditie wordt voldaan. Een voorbeeld is als je alleen een bepaalde e-mail met factuur naar betalende personen wilt laten versturen en een andere e-mail voor personen die gratis gebruik willen maken van een bepaalde dienst.

Hoe verstuur ik een e-mail met een link naar (bijvoorbeeld een registratie) formulier?

1. Zorg er allereerst voor dat je een formulier hebt gemaakt (via menu item) formulier en een e-mail template hebt gemaakt.
2. Ga naar de e-mail template waar je een link wilt toevoegen.
3. Ga in de e-mail template naar de editor waar je de tekst van de e-mail kan invoeren.
4. Klik op ketting symbool knopje in de editor (deze staat tussen de tabel en plaatje). Als je er met je muis op de ketting wijst, zie je ‘voeg Edit’ link toe.
5. Als je op de ketting symbool klikt zie je verschillende links die je kunt selecteren. Klik op ‘‘Open Form – Standaard (of een andere naam dan Standaard) ‘ als je het open formulier wilt selecteren. Of klik op Personal Form – Standaard (of een andere naam dan Standaard) als je een vooringevuld formulier wilt selecteren. Een open formulier betekent dat je alle data moet invullen en een persoonlijke formulier betekent dat er bepaalde data al vooringevuld is, bijvoorbeeld de naam of e-mail adres.
6. Sla nu de e-mail template op. Hij is klaar om te verzenden.

Hoe verstuur ik een e-mail met een betaal link erin?

1. Zorg er allereerst voor dat je een factuur template hebt aangemaakt (via het menu item documents in proces / ontwerp) en een ook al een e-mail template hebt gemaakt.
2. Ga naar de e-mail template waar je een betaal link wilt toevoegen.
3. Ga in de e-mail template naar de editor waar je de tekst van de e-mail kan invoeren.
4. Ga naar de plek waar je de betaallink wilt toevoegen. Klik op ketting symbool knopje in de editor (deze staat tussen de tabel en plaatje). Als je er met je muis op de ketting wijst, zie je ‘voeg Edit’ link toe.
5. Als je op de ketting symbool klikt zie je verschillende links die je kunt selecteren. Klik op ‘‘Betaal link – Factuur ( Factuur is hier de naam van factuur template, je kunt hier ook een andere naam invullen als dat van toepassing is) ‘
6. Sla nu de e-mail template op. Hij is klaar om te verzenden.

Hoe verstuur ik een e-mail met een eigen domeinnaam?

Hiervoor dient u eerst u over een domeinnaam te beschikken die ook al ingesteld is door uw hosting partij of website beheerder. Als dit zo is, dan kan Easydus na het instellen gebruik maken van de domeinnaam en kunnen e-mails worden verstuurd met deze domeinnaam. Om de domeinnaam in te stellen dient u:

1. de domeinnaam door te geven aan Easydus die vervolgens een instructie e-mail gegenereert. In deze instructie e-mail zit een code om DKIM / SPF in te stellen.
2. Deze instructie e-mail dient u door te sturen naar de persoon / organisatie die voor u de DKIM / SPF instellingen zal configureren. Na de configuratie duurt het vaak nog 1 a 2 werkdagen voordat de domeinnaam daadwerkelijk gebruikt kan worden.
3. U kunt dit zelf ook checken door in systeeminstellingen naar Domein te gaan. Druk vervolgens op knop check domein. Als alles goed gegaan is ziet u vier vinkjes bij Status, DKIM, SPF en Ownership. Mocht er ergens een kruisje staan, neem dan contact op met Easydus en/of met uw website beheerder.

Hoe weet ik of een e-mail is afgeleverd of ontvangen?

U kunt van alle e-mails zien of ze afgeleverd zijn. Er kunnen verschillende redenen zijn dat een e-mail niet wordt afgeleverd. Vaak komt dit omdat de ontvangende partij het e-mail adres heeft geblokkeerd. Ook kunt u eventueel niet afgeleverde e-mails opnieuw e-mailen.

1. Ga in het Data | Overzicht menu naar ‘verzonden e-mails’
2. U ziet bovenin ‘E-mail batch’, ‘Niet afgeleverde e-mails’, ‘Wachtend op bevestiging’ en ‘Geopend’.
3. In ‘E-mail batch’ ziet u in de kolom ‘Afgeleverde e-mails’ hoeveel e-mails er zijn afgeleverd.
4. In het menu bovenaan ‘Niet afgeleverde e-mails’ vindt u de e-mails die niet afgeleverd zijn. U ziet ook in de rechter kolommen ‘Reden’ en ‘Bounce info’ waarom de e-mail niet is afgeleverd. U kunt als u in de meest rechterkolom de e-mail opnieuw verzenden door op ‘Herzenden’ te drukken.

Wat kan ik doen als mijn e-mails niet aankomen?

Komen je mails niet aan? Kijk bij “E-mails verzonden” naar de status van de verzonden mails. Naar aanleiding van de foutmelding kun je onderstaande oplossingen gebruiken.

Wat moet je doen
Het is belangrijk, ook voor de eigen status/afleverkwaliteit van je domein of mailadres, om een goede naam te behouden bij spam filters, mail clients en mailers. Pas dus na terugkoppeling van de status van verzonden e-mails in het overzicht E-mails niet afgeleverd de gebruikte verzendlijst(en) aan, in elk geval vóórdat er opnieuw gemaild wordt.

!Let op! Deze informatie is wat Easydus als antwoord terug krijgt van de ontvangende partij, en kan in sommige gevallen niet helemaal waar zijn, omdat de ontvangende partij bijv. spammers willen misleiden en ze hiermee te slim af willen zijn.
Als je er zeker van bent dat het adres bestaat en dat er geen andere problemen zijn bij de ontvanger, kan het zijn dat het afzendadres toch op een soort blacklist is beland, en mails dus worden tegengehouden door de ontvangende partij. Omdat je vanuit Easydus e-mails verzend met een bulkmailer, kan het zijn dat ontvangende spamfilters dit eerder onterecht blokkeren. Deze blokkade kan alléén opgeheven worden door de ontvangende partij, dus wanneer dit het geval kan zijn, adviseer dan om je afzendadres/domein + Easydus.com + bcn3.mailjet.com op een whitelist daar op een whitelist te laten zetten binnen dat domein, zodat e-mails verzonden uit Easydus hierna wél afgeleverd kunnen worden.