Email templates

Inhoud

Algemeen
Aanmaken van email templates
Voorbeeld van de email
Kopiëren van email templates
Video film in email template
DKIM&SPF
Unsubscribe link
Q&A e-mail verzenden

Algemeen

Email templates zijn standaard emails die ófwel automatisch na een bepaalde actie ófwel handmatig worden verstuurd naar een respondent.

Welke Toepassingen kennen e-mail templates? (deze lijst is slechts illustratief ter inspiratie):

Naar een specifieke groep van mensen een e-mail sturen. Dit kun je doen door een overzicht te creëeren en vanuit dat overzicht een e-mail te versturen
Een nieuwsbrief versturen
Automatisch een bevestigings e-mail versturen.
Een specifieke taak binnen proces uitvoeren, bijvoorbeeld een reminder sturen naar personen die nog niet betaald hebben
Een verzoek voor registratie voor een bijeenkomst
Een verzoek voor betaling waarbij je de factuur meestuurt
Een agenda verzoek versturen voor een bepaalde afspraak of bijeenkomst

Hoe kun je e-mails versturen ? U kunt op de volgende vijf manieren e-mails versturen:

Selecteer bij ‘Data | Overzichten’ de records waarnaar je de e-mails wil versturen en klik vervolgens op ‘verstuur e-mails’. In elk van deze records zit een e-mail adres veld die wordt gebruikt om naar een groep van ontvangers te versturen. Na de verificatie selecteer je de e-mail template die je wil versturen naar deze groep van records en druk op ‘verzend e-mails’.
Tweede manier waarop je e-mails kunt versturen is door op een individuele record te klikken in menu ‘Data | Overzichten’, vervolgens de e-mail template te selecteren en op verzenden te klikken.
Derde manier waarop je e-mails kunt versturen is direct na een registratie van een webformulier. Je kunt dit instellen door in de e-mail template ‘Verzendmoment’ het webformulier te selecteren waarna een inzending van een webformulier een e-mail wordt verstuurd.
Vierde manier om een e-mail te versturen is dat je na een bepaalde vaste tijdsperiode van een registratie via een tijd gebaseerde actie een e-mail verstuurt. Een voorbeeld is om een automatische reminder e-mail te versturen na 14 dagen. Neem contact op met de support desk voor details en meer informatie.
De vijfde manier om e-mails te versturen is bij de inkomende e-mails. Zie Inkomende e-mails

Zie voor meer info ook Q&A E-mail versturen

Waar vind je de verzonden e-mails? Je vindt informatie over de verzonden e-mails op twee plekken:

Bij verzonden e-mails onder menu ‘Data en Resultaten’. Hier vindt je een informatie van een batch van verzonden e-mails. Dus hoeveel e-mail zijn verstuurd en hoeveel er aangekomen of gebouncet zijn
Bij het openen van een record onder menu item e-mails.

De meeste informatie over email templates staat in het algemene deel Schermberichten/Email templates
Als je het menu ‘Email templates’ aanklikt zie je welke standaard mails er allemaal aangemaakt zijn, met welke systeemactie, conditie, geadresseerde en bijlage(s) de mail verzonden wordt.

Aanmaken van email templates

Klik op menu-item Email templates om een email aan te maken.

Er verschijnt een nieuw venster met links een +, waarmee je de nieuwe template kunt beginnen.
TIP: Heb je al een bestaande emailtemplate, bijvoorbeeld al voorzien van een bepaalde layout/styling, kopieer deze e-mailtemplate dan om met de nieuwe mail te beginnen, zo bespaar je weer wat tijd.

Vind hieronder alle velden om een email template te creëren:

Naam template
De naam van de template die je zelf aan het bericht/email geeft en die verschijnt in het menu. Deze naam is niet zichtbaar buiten Easydus.

Stylesheet
een stijlpagina die met de email template/schermbericht moet worden meegezonden om de opmaak te verzorgen. Bij verzending van emails geldt dat, om dit naar tevredenheid te kunnen gebruiken, men moet realiseren dat het geheel afhankelijk is van de emailclient waarmee de ontvanger de email opent.

Emailadres afzender
Het emailadres wat wordt opgegeven als afzender van de email. Dit is het adres waarnaartoe de automatische beantwoording worden verzonden en wat zichtbaar is in de mailclient van de ontvanger. Het afzenderadres kan gevolgen hebben voor het bereik. Om een goed en zo veel mogelijk spam vrij mail verkeer te regelen, wordt wereldwijd gebruik gemaakt van authenticatie van het mailverkeer middels bepaalde protocollen. Met name twee checks zijn daarbij van belang: SPF (Sender Policy Framework) die het IP adres van de afzender checkt, en DKIM (Domain Keys Identified Mail), een digitale handtekening.

Bij het verzenden van je mails kan het uitmaken welk afzenderadres je gebruikt. Versturen vanuit je specifieke domeinnaam geeft betere resultaten dan vanuit een meer algemene domeinnaam zoals voorbeeld@gmail.com of voorbeeld@hotmail.com. Deze kunnen eerder afgewezen worden omdat de checks door de ontvangende partijen niet kunnen worden gedaan. Uiteraard is dat alleen waar als voor het specifieke domein de DKIM/SPF instellingen zijn doorgevoerd.

Naam afzender
De naam van de verzendende partij. Dit is vaak je bedrijfsnaam.

Antwoord naam
Het e-mail adres waarnaar je het antwoord wilt laten sturen. Het verzend e-mail adres kan dus verschillen van het antwoord e-mail adres.

Verzendmoment
Het moment waarop de e-mail automatisch verzonden moet gaan worden. (zie ‘systeemlinks’).

Conditie
Deze optie verschijnt pas als er een verzendmoment geselecteerd wordt.
Kies alléén een conditie, wanneer deze mail op het gekozen moment niet naar iederéén verzonden moet worden die bijv. dat formulier invult (=systeemactie/verzendmoment), maar alleen een bepaalde groep. Je hebt op dat moment meestal dus meerdere e-mailtemplates met hetzelfde verzendmoment, waarbij de conditie bepaald naar wie deze een van de mails verzonden wordt. Zo zou je een e-mailtemplate kunnen maken voor iemand die wél aanwezig gaat zijn, en een e-mailtemplate voor iemand die verhinderd is.

Houd openen bij
Houd openen van een e-mail bij. Hierdoor weet je hoe vaak en door wie deze specifieke e-mail is geopend. Let op dat deze informatie afhankelijk is van de informatie die de e-mail client en server doorgeeft aan Easydus. Easydus kan dus niet in alle gevallen garanderen of deze informatie 100% klopt. Je kunt deze informatie in het record zelf vinden bij e-mails en totalen vind je in ‘Verzonden e-mails’ menu.

Houd klikken bij
Hier wordt weergegeven hoe vaak en wie er op een link in een e-mail is geklikt. Deze link kan bijvoorbeeld een aanmeldformulier zijn. Let er ook nu op dat deze informatie afhankelijk is van de informatie die de e-mail client en server doorgeeft aan Easydus. Easydus kan dus niet in alle gevallen garanderen of deze informatie 100% klopt.
De gemeten clicks van een specifieke ontvanger kunnen gevonden worden in het Data | Resultaten gedeelte onder het onderwerp Overzichten
Voor de totalen over alle gestuurde mails kun je een overzicht vinden in het Data | Resultaten gedeelte onder het onderwerp Emails verzonden.

‘Houd openen bij’ en ‘houd klikken bij’ kunnen ingesteld worden per e-mail template. Hiermee kan er bijgehouden worden of de verzonden e-mail is geopend, én of er op een link in de e-mail is geklikt. Hiermee kun je dus meer inzicht krijgen in het bereik van een bepaalde mailing. De uitkomst hiervan is te zien in het menu-item Emails verzonden.

Ontvangen antwoorden binnen Easydus
Met deze functionaliteit kun je kiezen waar ontvangers van de e-mail hun antwoord naartoe kunnen sturen. Bij ontvangen antwoorden kun je aangeven of je de antwoorden op je e-mail:

Alleen in het Easydus account wilt ontvangen (Selecteer ‘Binnen Easydus’)
Alleen op het externe e-mailadres (hetzelfde als “Emailadres Afzender”) wilt ontvangen (Selecteer ‘Eigen e-mail’)
Op beide e-mail boxen wilt ontvangen (Selecteer ‘Beide’)

Deze functionaliteit werkt alleen voor e-mails die verzonden zijn nadat je de instelling hebt ingesteld (dus niet met terugwerkende kracht). Als je ‘Binnen Easydus’ hebt ingesteld kun je binnen het menu item ‘Inkomende E-mails’ binnen Data | Overzichten de e-mails bekijken en beantwoorden.

Bijlage of agendaverzoek toevoegen
Aan een e-mail kunnen één of meerdere bijlages worden meegestuurd. Denk hierbij aan een agendaverzoek, of documenten zoals tickets, pdf’s, facturen etc.. Deze bijlage dien je aan te maken in het Menu item ‘Documenten’ of ‘Agendaverzoeken’ en zijn vervolgens te selecteren in de betreffende emailtemplate.

Hergenereer document = Als een emailtemplate met een document is verstuurd en dezelfde of een andere emailtemplate nogmaals wordt verstuurd, dan wordt exact hetzelfde document nogmaals verstuurd. Let op: als je dus óf de template óf de data van de respondent zijn gewijzigd en je wil een nieuw document versturen dan dien je bij de versturende emailtemplate het vakje ‘hergenereer document’ aan te vinken. Dit is uiteraard uitsluitend het geval als je een reeds verzonden document template nog eens verstuurd: het is niet nodig indien je een totaal nieuw document aanmaakt. NB Alle bijlages worden daarmee gehergenereerd. Wil je ene bijlage wel en de andere niet hergenereren dan dien je twee mails te versturen.

Systeemvelden = Daaronder zie je een rijtje met variabelen, ofwel de veldnamen die zijn aangemaakt in het webformulier en in het beheerformulier. Deze kunnen vrijelijk worden gebruikt binnen de tekst van de schermberichten/emails. Hiervoor dienen de variabelen tussen vraagtekens geplaatst te worden. Bijvoorbeeld: ?e-mail? om op die plek het opgegeven e-mail adres te laten verschijnen.
Om de vraag i.p.v. het antwoord van een e-mailadres weer te geven, kun je gebruikmaken van ‘?e-mail.label?’. In dit geval wordt dus niet test@easydus.com weergegeven maar de vraag die gekoppeld is aan het antwoordvakje, oftewel: ‘E-mailadres:’. Dit kun je ook doen bij bijv. ‘?voornaam.label?’, ‘?achternaam.label?’, etc.

Editor = Een cms-editor om de berichten in te typen. Er zijn slechts minimale opmaakmogelijkheden. Wij raden aan om de opmaak te verzorgen via een stijlpagina.
Meer over het gebruik van de editor kun je —-hier—- vinden.

Voorbeeld van de email

Als je wil zien hoe de email eruit komt te zien, klikt u boven in de blauwe balk op de knop ‘Voorbeeld’. Hierin zie je de HTML presentatie van de email-template. Let wel: de email kan in verschillende email clients net wat afwijken van wat jij ziet in het voorbeeld, dit doordat bepaalde email-clients sommige delen van styling negeren of net wat anders uitvoeren.

Om te zien hoe de email er in jouw email-client uitziet, kun je de email testen. Vul in het ‘Voorbeeld’-scherm uw emailadres in in het invulveld, en klik op ‘Stuur test’. Je ontvangt hierna alleen de email zelf, zonder eventuele bijlages. Een voorbeeld bekijken van je bijlagen of het toevoegen van bijlagen kan via het menu-item ‘Documenten’.

Kopiëren van emails

Als je een reeds bestaande email template wil kopiëren: open de email template die je wil kopiëren en klik de ‘Kopieer button’ aan in de blauwe actie balk.
Een nieuw email template wordt automatisch geopend. Je kunt de kopie nu een nieuwe Naam en Moment van Verzending geven en overige wijzigingen maken en de email template opslaan.

Video film in email

Helaas worden video’s in mails door erg veel email-clients niet ondersteund. Een goed alternatief is een afbeelding van het videofilmpje op te nemen in je mail en daar een link onder te plakken naar de betreffende video film.

DKIM&SPF

Achtergrond

Van een email is in principe niet te controleren of de afzender is wie hij zegt dat hij is. Normaal wordt een poging gedaan dit toch te controleren door te controleren of de verzendende mailserver valt binnen hetzelfde domein als het afzender adres.
Dit mislukt vaak, zeker wanneer mail via een derde partij wordt verstuurd zoals bij onze klanten het geval is.

DKIM
DKIM is een optionele toevoeging aan het mail-protocol om dit probleem op te lossen.
Het werkt met een digitale handtekening die wordt toegevoegd aan de verzonden email.
Met een zogenaamde publieke sleutel kan deze handtekening worden gecontroleerd. Deze publieke sleutel dien je in je DNS in te stellen. Vanaf dat moment kunnen mensen zien wie dat de afzender is wie hij zegt dat hij is en is de mail dus hoogstwaarschijnlijk geen spam.

Easydus verstuurt mail via Mailjet.
Easydus voegt altijd een DKIM handtekening toe, een mail ondertekend door iemand anders dan de afzender is altijd nog betrouwbaarder dan een niet ondertekende mail.
Wanneer een klant dus geen DKIM instelt zal Mailjet de mail ondertekenen met onze DKIM gegevens. Wel instellen van DKIM voorkomt dat sommige mail clients laten zien “ verzonden namens Easydus” of iets dergelijks.

SPF
SPF werkt met een lijst van servers die al dan niet toestemming hebben om namens het domein te mailen. De ontvangen server kan de verzendende mailserver controleren tegen deze lijst. Dit biedt echter geen garantie dat er niet met het mailtje gerommeld is.
DKIM doet dat wel,

DKIM is de betere oplossing en zou SPF overbodig moeten maken, maar niet alle ontvangers ondersteunen beide. Het is verstandig en eenvoudig om zowel DKIM als SPF te configureren

Instructie voor het instellen van DKIM, SPF en Eigendom domein is mogelijk via tabblad Domeinen in menu Systeem

Unsubscribe link

Het is wettelijk verplicht om eindgebruikers de mogelijkheid te geven zich uit te kunnen schrijven van e-mails afkomstig van een bepaalde afzender. Easydus biedt dan ook een unsubscribe link aan onder alle handmatig verzonden e-mails vanuit het systeem. Andere mailadressen van het zelfde domein kunnen nog steeds ontvangen worden, tenzij men zich hier ook voor uitschrijft.

Wanneer de eindgebruiker op de link klikt, krijgen ze een keuze scherm te zien waar ze het uitschrijven expliciet moeten accepteren. Dit eenmaal gedaan gaan mails verzonden uit Easydus met het betreffende mailadres als afzendadres niet meer aankomen bij deze eindgebruiker.

Om de actie ongedaan te maken, dienst de eindgebruiker in een oude mail (met het zelfde afzendadres als waarvan de eindgebruiker had aangegeven geen mails meer te willen ontvangen) nogmaals op de unsubscribe link te klikken, en hier in een paar kliks de unsubscribe ongedaan te maken. Beschikt de eindgebruiker niet meer over een oude mail, dient hij/zij persoonlijk een aanvraag te doen om zich te resubscriben voor dat bepaalde afzendadres naar support@easydus.com.