Documenten

Inhoud

• Wat zijn documenten
• Wat zijn toepassingen van documenten?
• Hoe maak je documenten aan?
• Factuur template
• Ticket template
• PDF upload
• Overigen documenten
• Hergenereren van documenten

Wat zijn documenten en wat maakt dat binnen Easydus handig?

Documenten is alles wat in een email als pdf als bijlage kan worden meegestuurd of apart als document aangemaakt kan worden. Easydus kent een uitgebreid scala aan mogelijkheden met verschillende hulpmiddelen om de betreffende bijlage zo efficiënt en gemakkelijk mogelijk te genereren.

Facturen kunnen heel persoonlijk worden vormgegeven en er zijn veel ingebakken mogelijkheden voor berekening en verwoording van e.e.a. Tickets bevatten standaard een individuele QR-code die met iedere smartphone kan worden uitgelezen en waarachter intelligentie zit om bij het checken van een ticket direct te kunnen zien waar het om gaat.

Een gegenereerd document is gekoppeld aan een record of registratie. Zo kun je bij elke factuur, creditfactuur de geschiedenis zien per registratie. Daardoor hou je netzoals de e-mail communicatie en de registratie data alles binnen 1 registratie. Het handige van een document binnen Easydus is dat je documenten binnen procesflow kunt genereren. Zo kun je bijvoorbeeld na een registratie automatisch een QR-Ticket of een Factuur meesturen. Meer voorbeelden volgen bij “Wat zijn toepassingen van documenten?”

Wat zijn de verschillende toepassingen van documenten?

Easydus kent vier verschillende typen documenten:

1. Facturen: dit kunnen zowel debit als credit facturen zijn. Je kunt hierbij zelf de rekenregels voor je factuur bepalen. Bijvoorbeeld aantal x prijs of kortingen etc etc.
2. QR Tickets of badges: hiermee kun je QR Tickets genereren die je weer in kunt laten scannen bij een congres of bijeenkomst.
3. Vrij of overig document: denk hierbij aan een contract, certificaat, offerte, pakbonnen of werkbonnen. Hierbij kun je zelf een een gepersonaliseerd document aanmaken.
4. Pdf document: hierbij kun je zelf een pdf document uploaden die je als bijlage in een e-mail kan versturen.
   

Een document kun je genereren binnen proces flow. Hieronder volgen enkele voorbeelden van toepassingen:

• Zo kun je bijvoorbeeld na een registratie automatisch een e-mail met een online betaallink inclusief een factuur sturen. Na het betalen van een factuur kun je daarna ge-automatiseerd een QR Ticket meesturen.
• Of kun je binnen een aanvraag geautomatiseerd een offerte of een contract naar de aanvrager meesturen.
• Ook kun je bijvoorbeeld in een logistieke afdeling een pakbon laten genereren die daarna door de klant ondertekend kan worden bij aflevering.
  

Hoe maak je documenten aan?

Aanmaken van een nieuw document werkt door in het menu documenten te klikken op het plus symbool onder de verschillende document types. Bekijken of wijzigen van een bestaand document kan door het betreffende document aan te klikken.

Een aangemaakt document kan worden gekopieerd in hetzelfde project door op de kopieer knop te drukken. U kunt het kopie document vervolgens aanpassen als hierboven. In geval van een factuur template: check of de payment links nog naar de juiste factuur gaan!

Bij Facturen, Tickets en Overige Documenten kan een voorbeeld worden bekeken door op de tab Voorbeeld te clicken. Dan opent het voorbeeld van de record met het hoogste ID, dus de laatst toegevoegde record. In het dropdown menu kan ook een ander record worden gekozen. Indien er nog geen record aanwezig is dient er eerst een (test)invoer te worden gedaan in menu Invoer.