Factuur template en betalingen

• Factuurtemplate bestaat uit de volgende elementen:
  • Factuurinstellingen
  • Factuurnummering
  • Kostendrager
  • Factuurteksten en afbeeldingen
  • Aanpassen default factuurteksten
  • Regels bewerken
• Creditfacturen
• Journaalposten
• Koppeling van facturen aan Buckaroo of Mollie

Factuurinstellingen
Hier bepaalt u de naam van de factuur, de keuze van stylesheet, de valutakeuze, of de rekenregels in of exclusief BTW zijn, de kostendrager, debiteurennummer, factuurnummer en kolommen.
 
Factuurnummering
De systeembeheerder stelt kan in menu Systeem, tab Globale nummering, een nummering over alle facturen binnen een klantomgeving opgeven. Bij elke factuurtemplate moet vervolgens worden gekozen of de nummering van deze specifieke factuurtemplate moet meelopen in de globale factuurnummering of niet. Dit is een verplichte keuze. Indien gekozen wordt voor de globale factuurnummering staat de factuurnummering vast. Indien gekozen wordt voor een eigen nummering kan het eerste cijfer, het aantal cijfers, en een tekst voor en na het nummer worden opgegeven. Indien getwijfeld wordt over wel of geen globale factuurnummering neem dan contact op met uw administratie of met de Easydus Helpdesk.

Kostendrager
Hierbij geeft u het algemene kostendrager kenmerk aan die u voor uw boekhouding of grootboek gebruikt. Let op: in uw factuurregels kunt u ook per factuurregel de kostenplaats kenmerk meegeven zodat u deze in uw grootboek kan onderscheiden.

Factuurteksten en afbeeldingen
De factuurteksten bestaan uit drie delen:

• Vaste default factuurteksten, zoals factuurnummer en de betaling referentiecode
• Semi-vaste default factuurteksten, zoals kolomhoofden en andere vaste teksten zoals bijvoorbeeld de data bij koppeling aan de betaalprovider Sisow, inclusief bijvoorbeeld de gehanteerde betalingstermijn., standaard op 14 dagen ingesteld.
• Variable factuurteksten, zoals adressering van de inschrijvers. Bijvoorbeeld door plaatsing van variabelen in het linkerbovenvak: ?organisatie? ?aanhef? ?voornaam? ?achternaam? ?straatennr??postcode? ?plaats?. Of rechtsboven een logo van uw organisatie en onderaan uw KvK gegevens en andere organisatiedata.
  

Aanpassen default factuurteksten
In tabblad tekst zijn de default teksten van de factuurtemplate zichtbaar en daar ook aan te passen. Als u bijvoorbeeld wil werken met een andere betalingstermijn als 14 dagen of er is geen sprake van een factuur, maar van een offerte, kan dat hier aangepast worden.

De originele aanmaak van default teksten gebeuren in de taalinstellingen van de aanmaker van een template. Staat de deze in het Nederlands dan krijgt u Nederlandse default teksten, Staan ze in het Engels, dan krijgt u ook de Engelse default teksten. In beide gevallen zijn ze dus aanpasbaar naar elke andere taal.

Factuurvariabelen
In onderstaande tabel worden de factuurvariabelen weergegeven die beschikbaar zijn na het aanmaken van een factuur.

Het referentienummer is het kenmerk waarmee betalingen bij PSP (Payment Service Provider) bekend zijn en waarmee betalingen kunnen worden gecontroleerd en die eventueel kunnen worden geëxporteerd om te importeren in een extern financieel pakket.
Het referentienummer is een reeks van 16 cijfers dat als volgt opgebouwd:
ABBBBBBBBCCCCCCC
A=controlecijfer
BBBBBBBB=projectnummer
CCCCCCC=Document ID

Regels bewerken
In het ontwerp kunt u via de button ‘Regels bewerken’ nieuwe factuurregels aanmaken. Met factuurregels wordt de hoogte van de factuur bepaald. Een factuurregel bestaat uit:

• Tekst van de regel op de factuur
• Conditie in welk geval de regel van toepassing is
• Aantal geeft aantal artikelen of producten aan
• Stukprijs geeft de prijs per product of dienst aan
• Korting geeft de korting aan die op die factuurregel betrekking heeft. Deze kunt u in % of in € aangeven.
• BTW % dat van toepassing is bij deze regel
• Artikelcode per artikel
• Grootboek kenmerk
• Kostenplaats voor deze factuurregel
  
  Bij de tekst kan u gebruik maken van variabelen: ?boeken? boeken in een regel kan bijvoorbeeld leiden op de factuur tot 5 boeken.
  De condities maakt u aan in menu Condities: zie aldaar voor het gebruik. Als u geen conditie gebruikt wordt de regel altijd toegepast. Als er wel een conditie in de regel staat, maar deze is niet van toepassing dan verschijnt er niets op de factuur.
  Bij de regel kan een eenvoudig bedrag worden geplaatst: bijvoorbeeld 39.95 wordt op de factuur een vast bedrag van 39,95 euro (gebruik van een punt om euro van eurocent te scheiden). Maar u kan ook gebruik maken van variabelen: ?boeken?*25 geeft 125 euro bij bestelling van 5 boeken. Zo kunnen ook complexe berekeningen met korting percentages etc worden ingevoerd.
  Bij BTW bepaalt u per regel het relevante percentage. Bovenin bepaalt u of alle regels in of exclusief BTW gelden. Dus of 25 euro per boek inclusief of exclusief BTW is.
  

Creditfacturen
Maak een creditfactuur aan die exact dezelfde rekenregels heeft als de originele factuur, maar door in alle rekenregels met een minteken ervoor te zetten.
Vermeld duidelijk op de factuur: CREDITFACTUUR en plaats de tekst “Creditering voor factuurnummer: ?iN_Factuur?”(dus de iN_factuurnaam van de originele factuur template.) In geval u een factuur wil hergenereren met nieuwe data eerst de creditnota versturen voordat u de oude factuur hergenereert. U crediteert dan exact het juiste bedrag , namelijk de volledige originele factuur. Na het versturen van de creditfactuur kunt u een nieuwe factuur sturen. U past eerst de gewenste data aan, en verstuurt de nieuwe factuur. Belangrijk daarbij is dat bij het versturen van deze mail het vakje Hergenereren aangevinkt staat, want anders stuurt u de oude factuur nog een keer op. Met hergenereren wordt een nieuwe factuur aangemaakt op basis van de nieuwe data en met een nieuw factuurnummer.

Het is nu mogelijk om specifieke overzichten te maken, bijvoorbeeld één van alle originele facturen en één overzicht van alle creditfacturen, met daarop de factuurnummers waarop deze creditfacturen betrekking hebben.

Gebruik van Journaalposten
Wilt u gebruik maken van het importeren van journaalposten in uw boekhoudsoftware dan dient de systeembeheerder in tabblad Factuur instellingen in menu Systeem het vakje Gebruik Journaalposten daartoe aan te vinken.
In de factuur template verschijnen dan vier extra invulvakken:
- Kostendrager en debiteur nummer op factuurniveau
- Grootboek en kostenplaats op factuurregel-niveau

Koppeling van facturen aan Buckaroo of Mollie
Indien een contract afsluit met betaalprovider Buckaroo of Mollie kunt u de aangemaakte facturen koppelen aan betalingen gedaan bij Buckaroo of Mollie. Betaling status worden teruggemeld door het systeem in zowel de detailinformatie van de factuur bij een record en in het menu Financieel , en triggert de automatische systeemactie: Betaling-ontvangen.
Belangrijk bij de koppeling: facturen van minder dan 1 euro worden door Buckaroo niet geaccepteerd (en zijn ook weinig zinvol te innen gegeven de kosten). Deze facturen worden daarom wel door Easydus gegenereerd, maar de betalingskoppeling wordt niet gerealiseerd.

Terugstorten van betalingen: Zowel bij Buckaroo als bij Mollie is het mogelijk om betalingen terug te storten. Voor Mollie verwijzen we u naar de volgende link: https://docs.buckaroo.io/docs/nl/terugbetalingen en voor Mollie verwijzen we U naar de link: https://help.mollie.com/hc/nl/articles/115000014489-Hoe-stort-ik-een-betaling-terug-

Terug naar Documenten