Einkaufsanzahlungsanforderung
Mit einer Einkaufsanzahlungsanforderung erwartet Ihr Lieferant die Leistung einer Anzahlung zu einem bestimmten Termin.
Durch diesen Beleg wird keine Buchhaltungs- oder Bestandsbuchung erzeugt.
Wenn Sie also eine Einkaufsanzahlungsanforderung auf der Grundlage einer Bestellung oder eines Wareneingangs anlegen, wird der Basisbeleg nicht geschlossen. Dadurch kann derselbe Basisbeleg in einen Einkaufsbeleg höherer Ebene kopiert werden, wie z.B. in eine Eingangsrechnung oder einen Wareneingang.
Die Einkaufsanzahlungsanforderung ist eine weitere Möglichkeit, Zahlungen an Lieferanten zu leisten, bevor die Ware im Unternehmen ankommt.
Der Unterschied zur Eingangsvorausrechnung besteht darin, dass bei der Einkaufsanzahlungsanforderung auf Anzahlungskonten gebucht wird und das auch erst, sobald die Ausgangszahlung gebucht wird. Ebenfalls wird erst dann die Steuer für die zu leistende Anzahlung fällig.
Erst beim Erstellen der Schlussrechnung werden die Aufwandskonten belastet.
Einkaufsanzahlunganforderung hinzufügen
Die Einkaufsanzahlungsanforderung kann durch das öffnen eines neuen Beleges und dann mit kopieren von aus einer Bestellung oder direkt aus einem Angebot übernommen werden.
Der Belegtyp und der Vorgang werden aus dem Basisbeleg übernommen.
Mit der Funktion kopieren von wird der Folgebelegassistent geöffnet – hier wählen Sie die Parameter wie benötigt aus. Dann wählen Sie den Prozent-Satz oder den Wert der zu leistenden Anzahlung und fügen den Beleg per Hinzufügen ins System zu.
In dieser Belegart wird keine Buchung im Hintergrund erstellt – sie dient lediglich als Zahlunsinformation. Die erste Journalbuchung erfolgt mit Buchung der Ausgangszahlung!
Einkaufsanzahlunganforderung bezahlen
Erst mit der Ausgangszahlung und der dortigen Verknüpfung zur Anzahlungsanforderung erzeugt SAP im Hintergrund die erste Journalbuchung.
Es ist zwingend notwendig, die Belege mit der Ausgangszahlung zu verknüpfen, damit SAP den Anzahlungsprozess buchen kann. Akonto Zahlungen oder manuelle Zahlungen auf Geschäftspartner führen nicht zu den benötigeten Buchungen und können nicht miteinander abgestimmt werden!
Erst mit der Ausgangszahlung wird der Kreditor entsprechend angesprochen und erst dann ist der Beleg auf Sachkonten und Geschäftspartnern “sichtbar”.
Ebenfalls findet erst mit der Ausgangszahlung die für die Steuer relevante Buchung statt.
Die Ausgangszahlung kann manuell stattfinden, die Anzahlungsanforderung sit aber auch über den Zahlungsassistetnten zum Generieren eine Zahlungsdatei verfügbar.
Wareneingang buchen
Mit geleiseter Anzahlung wird das Fahrzeug geliefert – bei Anlieferung wird ein Wareneingang erzeugt.
Schlussrechnung erstellen
Damit SAP den Anzahlungsprozess abschließen kann muss nun die Anzahlungsanfoderung in eine Schlussrechnung übertragen werden, auch wenn diese einen Wert von 0 enthält, da 100% AZ geleistet wurden!
Nur so kann SAP die Anzahlungskonten gegen Aufwandskonten auflösen und die Buchhaltung korrekt dastellen. Ebenfalls wird so der Wareneingang vom Status “offen” auf Status “geschlossen” gesetzt.
Sie öffnen eine Eingangsechnung und gehen dort mit kopieren von auf den Wareneinang, den Sie wählen möchten. Mit dem Folgebelegassistent übernimmt SAP alle notwendigen Positionen.
Durch die verknüpfte Belegkette weiß SAP, dass es zu diesem Wareneingang eine verknüpfte Anzahlungsanforderung gibt und wählt diese automatisch aus, so dass nur noch der restliche zu zahlende Betrag angezeigt wird.
Ist die Belegsumme 0,00€ wird eine Meldung angezeigt, ob man trotzdem buchen möchte. Dies bestätigen Sie mit ja.
Mit dem Hinzufügen der Schlussrechnung löst SAP nun die Sachkonten korrekt auf, so dass die Anzahlungskonten entlastet und die Aufwandskonten belastet werden.
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