Verkaufsanzahlungsanforderung
Die Anzahlungsanforderung ist eine der 2 möglichen Varianten, um mit SAP Business One eine Anzahlung darzustellen.
Der Unterschied zur Anzahlungsrechnung liegt im Zeitpunkt der Buchung von steuerrelevanten Werten.
Bei der Verkaufsanzahlungsanforderung wird in SAP Business One ein Beleg mit Bezug auf einen bestehenden Kundenauftrag erzeugt. Dieser Beleg ist bis zum Zeitpunkt seiner Bezahlung nur eine Zahlungsaufforderung und noch nicht buchhalterisch relevant.
Erst mit Zeitpunkt der Eingangszahlung wird die erste Journalbuchung erzeugt.
Verkaufsanzahlungsanforderung erzeugen
Um eine Verkaufsanzahlungsanforderung (zur Vereinfachung in Folge nur VAA genannt) zu erzeugen, öffenen Sie einen neuen leeren Beleg und gehen über Kopieren von auf den entsprechenden Kundenauftrag.
Dieser sollte bei Verkauf aus dem Angebot heraus erstellt worden sein.
Mit der Verknüpfung zum Kundenauftrag ist es SAP später möglich, die Verknüpfung der VAA zur Schlussrechnung automatisch herzustellen.
Es öffnet sich der Folgebelegassistent und die Daten des Kundenauftrages werden in die VAA übertragen.
Unter Anzahlung tragen Sie nun einen Prozentsatz oder den Wert der Anzahlung ein.
Mit dem Hinzufügen der VAA wird nur ein Beleg als Zahlungsaufforderung an den Kunden erstellt. Es findet keine Journalbuchung statt.
Eingangszahlung der VAA
Erst mit der Eingangszahlung und der dortigen Verknüpfung zur Anzahlungsanforderung erzeugt SAP im Hintergrund die erste Journalbuchung.
Es ist zwingend notwendig, die Belege mit der Eingangszahlung zu verknüpfen, damit SAP den Anzahlungsprozess buchen kann. Akonto Zahlungen oder manuelle Zahlungen auf Geschäftspartner führen nicht zu den benötigeten Buchungen und können nicht miteinander abgestimmt werden!
Erst mit der Eingangszahlung wird der Debitor entsprechend angesprochen und erst dann ist der Beleg auf Sachkonten und Geschäftspartnern “sichtbar”.
Ebenfalls findet erst mit der Eingangszahlung die für die Steuer relevante Buchung statt.
Die Eingangszahlung kann manuell stattfinden oder, sollten Sie die Kontoauszugsverarbeitung nutzen, über die importierten Kontoauszüge ausgewählt werden.
Lieferung
Je nach unternehmensspezifischem Prozess wird nach der erfolgten Anzahlung das Fahrzeug geliefert und erst dann eine Schlussrechnung gestellt, oder, was üblicher ist, vor Auslieferung eine Ausgangsvorausrechnung erzeugt. Diese Belegart hat den Vorteil, dass die Warenbewegung erst nach Rechnungsstellung gebucht werden kann.
So ist es möglich, die volle Summe für das Fahrzeug abzurechnen und zu erhalten und erst dann die Lieferung zu generieren.
Welchen Prozess Sie in Ihrem Unternehmen anwenden, ist kundenspezifisch zu definieren.
Schlussrechnung erstellen
Damit SAP den Anzahlungsprozess abschließen kann muss nun die Anzahlungsanfoderung in eine Schlussrechnung übertragen werden, auch wenn diese einen Wert von 0 enthält, da 100% AZ geleistet wurden!
Nur so kann SAP die Anzahlungskonten gegen Aufwandskonten auflösen und die Buchhaltung korrekt darstellen.
Je nachdem, für welche Variante Sie sich entscheiden, öffenen Sie die entsprechende SAP Maske. Für unser beispiel wählen wir eine Ausgangsvorausrechnung als Schlussrechnung.
Über Kopieren von beziehen Sie sich auf den Kundenauftrag – so ordnet SAP die beglichene Anzahlung automatisch der Schlussrechnung zu und der Kundenauftrag bekommt den Status “geschlossen”.
Die restliche zu zahlende Summe wird von SAP automatisch ermittelt.
Mit Hinzufügen löst SAP nun die Anzahlungskonten gegen Erlöskonten auf.
SAP Business On ebenötigt die Verknüpfung der VAA zu einer Schlussrechnung, um die VAA im Hintergrund als zugeordnet und erledigt einorden zu können. Die Auflösung der Anzahlungkonten findet nur statt, indem eine Anzahlung in eine Schlussrechnung übernommen wird!
Nach erfolgter Bezahlung der Ausgangsvorausrechnung wird das Fahrzeug dann entsprechend geliefert.
Dies erfolgt über den Button kopieren nach oder aus einer Lieferung heraus über kopieren von.
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