Serviceprozess
Beispiel 1: Reparatur
Ein Mitarbeiter im Call Center erfasst die Anfrage und legt einen Serviceabruf an:
1. Sie wählen den Kunden über die ID oder den Namen aus. Die hinterlegten Kundendaten wie Ansprechpartner, Telefonnummer und Adressen werden automatisch übernommen.
2. Unter Fahrgestellnummer betätigen Sie einmal die Tab Taste und es werden Ihnen die auf dem Kunden zugeordneten Fahrzeuge zur Auswahl vorgeschlagen.
Wenn dem Kunden nur ein Fahrzeug zugewiesen werden kann wird dieses automatisch mit dem dazugehörigen Servicevertrag hinterleget nachdem Sie die Tabulatortaste verwendet haben.
3. Sie legen ein Thema die Herkunft, Anfrageart, Bemerkung usw. an und weisen den Serviceabruf einen Mitarbeiter zu.
4. Der zugewiesene Mitarbeiter prüft die Informationen im Serviceabruf sowie die Historie in den Service Fahrzeug Stammdaten.
Dann erstellt der Mitarbeiter Anhand der Anfrage die benötigen Belege.
Über den Reiter Zugehörige Belege, Details, Neuer Beleg können die gewünschten Belege erstellt werden. Die Standardoptionen in Serviceabrufen sind: Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Retouren, Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften sowie Lieferantenanfragen, Bestellungen, Wareneingänge, WE-Retouren, Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften.
Wichtig! alle Belege müssen über diesen beschriebenen Vorgang erstellt werden.
In diesem Beispiel wurde für den Kunden ein Angebot, Kundenauftrag und Ausgangsrechnung erstellt. Lieferantenseitig wurde das benötigte Ersatzteil bestellt, der Wareneingang
gebucht und die Eingangsrechnung angelegt.
5. Problemlösung & Abschließen
Information zum Serviceabruf im Reiter Problemlösung hinterlegen und den Abrufstatus auf Abgeschlossen setzen.
Serviceprozess
Beispiel 2: Garantie
Wichtig!
Grundsätzlich muss im Lieferantenportal des Herstellers ein Garantie Antrag/Mängelanzeige
eingestellt werden. Dieser Vorgang muss auch weiterhin durchgeführt werden.
Durch das Einstellen eines Serviceabruf in SAP B1 wird ein Vorgang zum Fahrzeug erzeugt.
Dieser Vorgang kann dann in weiteren Stepps mit Belegarten und Eingangsgutschrift etc. nachvollzogen werden.
Der Ablauf bei einem Garantiefall ist 1 zu 1 identisch wie im ersten Beispiel.
Ab Punkt 4 muss der zugewiesene Mitarbeiter folgendes bei einem Garantie Antrag berücksichtigen .
1. Bestellung erstellen.
Sie erstellen eine Bestellung beim Hersteller auf Basis des Garantie Antrages. Artikel + Aufwandskosten in der Werkstatt (Garantiestunden).
Ablauf wie im ersten Beispiel: über den Reiter Zugehörige Belege, Details, Neuer Beleg, ‘‘Bestellung’‘.
Erstellen Sie die Bestellung der Garantie Ersatzteile und Ihren Stundenaufwand.
2. Wareneingang buchen.
Die Ersatzteile wurden wie bestellt von Ihrem Hersteller geliefert.
Hierzu muss der Wareneingang erfasst werden. Wieder über den Reiter Zugehörige Belege, Details, Neuer Beleg, “Wareneingang”.
Im Beleg Wareneingang hinterlegen Sie Ihren Lieferanten / Hersteller und gehen zu Kopieren von ‘‘Bestellungen’‘ hier wählen Sie Ihre Bestellung mit Doppelklick aus.
Das Fenster Folgebelegassistent öffnet sich, hier wählen Sie Konfigurieren und Weiter. Jetzt markieren Sie alle Artikel außer die Garantiestunden und lassen den
Wareneingangsbeleg Fertigstellen. Nur noch die Lieferantenreferenznummer hinterlegen und den Beleg Hinzufügen.
3. Lieferung an Kunden
Der Artikel befinden sich nun auf Bestand und kann für den Serviceauftrag verwendet werden.
Nach Fertigstellung wird der Artikel anhand eines Lieferscheins ausgebucht. Der Lieferschein wird nach Erfassung geschlossen.
Der Ablauf ist wie folgt: Reiter Zugehörige Belege, Details, Neuer Beleg, “Lieferung”.
Artikel einfügen, bei Garantie den Stückpreis auf 0 Euro setzen. Lieferschein Hinzufügen. Nach dem hinzufügen, Lieferschein erneut öffnen, rechte Maustaste und Schließen.
4. Eingangsrechnung
Sie erhalten von Ihrem Hersteller eine Rechnung zur gelieferten Ware.
Der Ablauf zur Belegerstellung bleibt gleich: Reiter Zugehörige Belege, Details, Neuer Beleg, “Eingangsrechnung”.
Im Beleg Eingangsrechnung hinterlegen Sie Ihren Lieferanten / Hersteller und gehen zu Kopieren von ‘‘Wareneingang’‘ hier wählen Sie Ihren Wareneingang mit Doppelklick aus.
Eingangsrechnung Fertigstellen und Hinzufügen.
5. Eingangsgutschrift
Sie erhalten meist nach etwas Bearbeitungszeit von Ihrem Hersteller eine Gutschrift zu Ihrem Garantie Antrag bez. Mängelanzeige.
Hier im letzten Abschnitt gehen Sie wie folgt vor: Reiter Zugehörige Belege, Details, Neuer Beleg, “Eingangsgutschrift”.
Im Beleg Eingangsgutschrift hinterlegen Sie Ihren Lieferanten / Hersteller und gehen zu Kopieren von ‘‘Eingangsrechnung’‘ hier wählen Sie Ihre Eingangsrechnung mit Doppelklick aus.
Eingangsgutschrift Fertigstellen.
Wichtig! Vor dem Hinzufügen der Eingangsrechnung ist es zwingend erforderlich den Hacken bei Ohne Mengenbuchung auf Zeilenebene zu setzen. 
6. Serviceabruf abschließen
Sie öffnen die getätigte Bestellung und schließen diese per rechter Maustaste Schließen. Dann gehen Sie auf den Reiter Problemlösung und erläutern hier die Lösung, danach
setzten Sie den Abrufstatus auf geschlossen.
Ihr Verknüpfungsplan sollte in etwa so aussehen
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