1. Vorwort

Zur automatischen Ablage und revisionssicheren Aufbewahrung von eigenerzeugten Belegen aus SAP Business One wird das AddOn B1ECM verwendet.
Erzeugte Belege werden als pdf-Dateien in ein Verzeichnis abgelegt und von einem Dienst in das Archiv importiert.
Dabei werden die Indexwerte aus der Datenbank abgefragt und in die Felder der entsprechenden Verschlagwortungsmaske geschrieben.

SAP Business One Belegarchivierung mit automatischer & rechtssicherer Versionierung

Angebote, Bestellungen, Ausgangsrechnungen u.v.m. archiviert B1 ECM automatisch und rechtssicher aus SAP Business One. Durch die moderne Softwarearchitektur von B1 ECM werden digitale Dokumente (E-Mail, PDF, etc.) indiziert und regelbasiert automatisch in Ihrem ELO Dokumentenmanagement abgelegt.

Vorgangsbezogene Zuordnung externer Belege, Dateien und E-Mails in SAP Business One

Externe Eingangsbelege (Videos, gescannte Dokumente, Text, MS Office) werden vorgangsbezogen per Drag&Drop einfach und schnell von Ihren Mitarbeitern im SAP Business One zugeordnet und mit SAP Belegen verknüpft. Strukturierte Worfkflows (Genehmigungsprozesse) verhindern dabei eine fehlerhafte Datenablage von nicht freigegebenen Belegen.

Barcodeverarbeitung zur automatischen Ablage von Scanbelegen

Die integrierte B1 ECM Barcodeerkennung ordnet automatisch eingescannte Papierdokumente (z. B. rückkehrende Belege) ausgewählten SAP Business One Vorgängen zu. Dabei erfolgt eine indizierte und strukturierte Archivierung in Ihrem ELO Dokumentenmanagement. Manuelle Ablage, Suche und Zusammenführung entfallen dadurch.

Umfangreiche Recherchemöglichkeiten innerhalb von SAP Business One und B1 ECM

Die moderne Softwaretechnologie von B1 ECM integriert das ELO DMS in Ihr gewohntes SAP Business One System. Ihre Mitarbeiter recherchieren und suchen – in Echtzeit – Geschäftsvorfälle aus SAP Business One direkt im B1 ECM.

Rechtssichere Aufbewahrung und Langzeitarchivierung nach GoBD

Die rechtssichere Ablage von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten ist Bestandteil der Lösung.

Ihr Nutzen

• Moderne Software Architektur
• Keine klassischen Schnittstellen
• Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen durch SOA Technologie
• Integration ELO DMS in SAP Business One
• SAP Business One Zugriff in Echtzeit
• Best practice scenario
• Digitale Kunden-Lieferanten-Interessentenakte aus SAP Business One