1. Vorwort

Funktion sowie Zweck der B1ECM Lösung

Zur automatischen Ablage und revisionssicheren Aufbewahrung von eigenerzeugten Belegen aus
SAP Business One wird das AddOn B1ECM verwendet. Erzeugte Belege werden als pdf-Dateien in
ein Verzeichnis abgelegt und von einem Dienst in das Archiv importiert. Dabei werden die Index-
werte aus der Datenbank abgefragt und in die Felder der entsprechenden Verschlagwortungs-
maske geschrieben.

SAP B1 Belegarchivierung mit automatischer & rechtssicherer Versionierung

Angebote, Bestellungen, Ausgangsrechnungen u.v.m. archiviert B1ECM automatisch und rechts-
sicher aus SAP Business One. Durch die moderne Softwarearchitektur von B1ECM werden digitale
Dokumente (E-Mail, PDF, etc.) indiziert und regelbasiert automatisch in Ihrem ELO Dokumenten-
management abgelegt.

Vorgangsbezogene Zuordnung externer Belege, Dateien & E-Mails in SAP B1

Externe Eingangsbelege (Videos, gescannte Dokumente, Text, MS Office, PDFs, etc.) werden vorgangsbezo-
gen per Drag & Drop einfach und schnell von Ihren Mitarbeitern im SAP Business One zugeord-
net und mit SAP Belegen verknüpft. Strukturierte Workflows (Genehmigungsprozesse) verhin-
dern dabei eine fehlerhafte Datenablage von nicht freigegebenen Belegen.

Barcodeverarbeitung zur automatischen Ablage von Scanbelegen

Die integrierte B1ECM Barcodeerkennung ordnet automatisch eingescannte Papierdokumente
(z. B. rückkehrende Belege) ausgewählten SAP Business One Vorgängen zu. Dabei erfolgt eine
indizierte und strukturierte Archivierung in Ihrem ELO Dokumentenmanagement. Manuelle Ab-
lage, Suche und Zusammenführung entfallen dadurch.

Umfangreiche Recherchemöglichkeiten innerhalb von SAP B1 & B1ECM

Die moderne Softwaretechnologie von B1ECM integriert das ELO DMS in Ihr gewohntes SAP
Business One System. Ihre Mitarbeiter recherchieren und suchen – in Echtzeit – Geschäfts-
vorfälle aus SAP Business One direkt im ELO DMS.

Rechtssichere Aufbewahrung & Langzeitarchivierung nach GoBD

Die rechtssichere Ablage von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten ist Bestandteil der Lösung.

Ihre Vorteile durch die Benutzung von B1ECM:

• Moderne Software Architektur
• Keine klassischen Schnittstellen
• Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen durch SOA Technologie
• Integration ELO DMS in SAP Business One
• SAP Business One Zugriff in Echtzeit
• Best practice Scenario
• Digitale Kunden-Lieferanten-Interessentenakte aus SAP Business One
• Mehrere SAP-Mandanten in einem Archiv zu verwalten (Mehrmandantenfähigkeit)
• Integration in weiteren Produkten der init consulting AG

Neu in Version 2.5:
• Vollumfänglich für SAP 10 geeignet
• Sortierbarkeit im Reiter ELO Dokumente
• Crystal Reports Archivierung
• Verbesserte Nacharchivierung
• Verbesserte Konfigurationsoberfläche (B1ECM Konfiguration)
• Automatisches Löschen von Übermittlungsdateien
• Sprung auf den Webclient aus SAP individuell für jeden Nutzer möglich