5.2.0 Crystal Reports Schemata

*WICHTIG: Dieser Rubrikeintrag ist nur geltend für B1ECM Versionen (Addon & Service) “3.0.0.23” und höher. Sobald das Update für das Addon sowie für den Service vollzogen wurde, müssen nachfolgende Informationen unter “ESSENTIELL” geprüft werden.

!ESSENTIELL: Bitte überprüfen, ob das neue Indexfeld “CRYSTAL_LAYOUT” in ELO existiert und in den zugehörigen B1ECM Masken hinterlegt ist. Nur so funktioniert die Layoutversionierung von Crystal Reports Ablageschemata korrekt! Zusatzinformation: Hier wird über dieses Feld das selektierte Layout an ELO übergeben. In unteren Abbildungen einmal als Indexfeld und einmal bei der Maske “Sales Document” zu sehen.

1. Indexfeld “CRYSTAL_LAYOUT” Details

2. Maske “Sales Document” Details

Erster Schritt – “Hinzufügen der Standard-Marketing-Ablage Abfrage”

Tabelle: OUQR (SAP OBJEKT)

Der Abfragemanager ermöglicht es über die Webkonfiguration Abfragen für die Ablage- und Suchschemata in SAP abzulegen.
Für weitere Informationen besuchen Sie die Rubrik: 5.2.2 Abfragemanager.

Diese Abfrage ist unter der folgenden Rubrik vorzufinden: Für HANA Syntax oder Für MSSQL Syntax.

Zweiter Schritt – “Hinzufügen von benötigten ELO Pfaden”

Tabelle: @IAG_ELO_PATH

In diesem Menüpunkt können verschiedene ELO Pfade angelegt werden, welche für die Ablage von Dokumenten nach ELO verwendet werden. Die Platzhalter werden von der SQL Abfrage der Ablage gefüllt. Sollte ein Wert nicht gefüllt sein, so wird dieses Feld leer übergeben und kann zu Fehlern im Pfad führen, was zu einer Ablage des Dokumentes in der Chaosablage führt. Nachführend sind beispielhaft Abbildungen dargestellt, die dieses Vorgehen veranschaulichen.

Pfad 1 – “RDR20005” (mit Referenz):

Pfad 2 – “RDR20006” (ohne Referenz):

Der/Die Ablagepfad(e) sind hierbei sinnvoll zu konfigurieren und dementsprechend am Standard orientiert.
Die Standardpfade sind unter dem Punkt Vorlage Pfadaufbau aufgelistet.

Dritter Schritt – “Hinzufügen von Ablageschemata”

*WICHTIG: Wenn ein angepasstes Ablageschema verwendet wird, so wird das Standard B1ECM Ablageschema nicht mehr verwendet!

Tabelle: @IAG_ELO_ABL_SCH

Das Ablageschema wird genutzt, um die Ablagen aus den drei Ablagefällen zu definieren:
→ DRUCK / BARCODE / MANUELL

In diesem Teilschritt wurde ein neues Feld “Layout (Crystal)” als DropDown-Liste in der Weboberfläche des B1ECM Service hinzugefügt.
Diese DropDown-Liste stellt sämtliche Crystal Reports Layouts des zugehörigen SAP Mandanten bereit, darunter auch benutzerdefinierte Layouts.
Sobald man hier eine Selektierung vornimmt und dann wiederum im SAP das respektive Layout druckt, wird dieses anhand dieser Ablageschemata Konfiguration im ELO archiviert.

Dies ist in nachfolgenden Abbildungen expliziter veranschaulicht.

Layout 1 – “RDR20005”:

Layout 2 – “RDR20006”:

Feld im Detail:

Im oben gegebenen Beispiel verwenden wir zwei verschiedene Ablageschemata zur Archivierung von zwei verschiedenen Kundenauftrag-Layouts in ELO.
Einmal für das Layout “RDR20005” und einmal für “RDR20006”.
Sollten wir also nun im SAP zwei Drucke durchführen für das Layout “RDR20005”, dann wird dieses Dokument auf Version 2 im ELO erzeugt.
Sollten wir nun im SAP einen Druck durchführen für das Layout “RDR20006”, dann wird dieses Dokument auf Version 1 im ELO erzeugt, getrennt vom Layout “RDR20005”.
Nachfolgend ist näher beschrieben, wie man für Crystal Reports das Layout im SAP auswählen und drucken kann.

*EMPFEHLUNG: Für die optimale Benutzung dieser neuen Konfigurationslogik empfiehlt sich, die Kurzbezeichnung für die einzelnen Ablageschemata gleicher Belegarten mit unterschiedlichen Crystal Reports Layouts so anzupassen, dass sich diese nicht 1:1 gleichen. Am besten setzt man hier noch den Zusatz des Layoutnamens entweder ganz vorne oder ganz hinten in der Kurzbezeichnung an.

Der Rest der Konfiguration für dieses Ablageschema erfolgt anhand der Standardkonfiguration unter der unten angegebenen Rubrik.

!WICHTIG: An diesem Punkt muss für die korrekte Layoutarchivierung der Haken bei “Check Version” sowie auch der Feldwert bei “Check Version Rule” gesetzt sein! Sollte dies an dieser Stelle fehlen, werden die Layouts nicht versioniert, heißt nicht zusammengefasst archiviert, wenn diese sich gleichen. Hier würde für jeden Druck ein neues Dokument in ELO erzeugt werden, was nicht zielführend ist. Daher immer darauf achten, dass diese Informationen gegeben sind.

Für mehr Informationen zum Thema “Ablageschema” besuchen Sie bitte die folgende Rubrik: 5.2.1 Ablageschema.

Vierter Schritt – “Auswählen bzw. Ändern des Crystal Reports Layouts im SAP”

*WICHTIG: Dies betrifft zumeist die Vorgehensweise des Endanwenders. Manchmal sind diese Informationen jedoch auch für uns intern wichtig, da wir an dieser Stelle testen können, ob alles so funktioniert wie gewünscht. Des Weiteren sollte man hier darauf achten, dass für jedes verschiedene Layout jeweils ein Ablageschema existiert, welches versioniert und separiert archiviert werden soll.

Anhand der folgenden Abbildung sind die einzelnen Schritte bis hin zum Ergebnis in erläuterter Form dargestellt.

In Textform noch einmal zusammengefasst:

1. Man wählt die Belegart aus, für die man das Ablageschema hinterlegt hat.
2. Man klickt auf das “Printdefinition” Symbol und öffnet somit das neue Fenster “Layout und Reihenfolge”.
3. Daraufhin klickt man auf den Button “Layout verwalten” und öffnet damit das neue Fenster “Berichts- und Layoutverwaltung”.
4. Zu guter Letzt selektiert man das gewünschte Layout und setzt es als Standard
5. Sobald man nun einen Druck im SAP durchführt, wird dieses Layout für das zu archivierende Dokument herangezogen und anhand unseres vordefinierten Schemas im ELO archiviert (dies geschieht für jedes selektierte Layout separat)
   

Dies umfasst im Groben und Ganzen die neue Konfigurationsmöglichkeit für Crystal Reports Layouts samt diverser Layoutversionierungen und Standardkonfigurationen aus dem bereits bekannten Ablageschema-Umfeld.

Fünfter Schritt – “Ergebnis in ELO und SAP”

Unter diesem Schritt wird anhand unserer Beispiele 1 und 2 (RDR20005 und RDR20006) aufgezeigt, wie das Endergebnis in ELO und in SAP aussehen sollte.
Sollten hier widererwarten Schwierigkeiten auftreten, so sind die als “WICHTIG”, “EMPFEHLUNG” und “ESSENTIELL” gekennzeichneten Textbausteine in dieser Rubrik zu beachten und zu prüfen.

Beispiel 1 – “RDR20005” – SAP:

Bild 1 – SAP Ablage – “ELO Dokumente” Reiter:

Beispiel 1 – “RDR20005” – ELO (mit Referenz):

Bild 1 – Ablagepfad vom Original:

Bild 2 – Rechtsklick “Weitere Referenzen”:

Bild 3 – Wechsel zur Referenz:

Beispiel 2 – “RDR20006” – SAP:

Bild 1 – SAP Ablage – “ELO Dokumente” Reiter:

Beispiel 2 – “RDR20006” – ELO (ohne Referenz):

Bild 1 – Ablagepfad vom Original:

Bild 2 – Rechtsklick “Weitere Referenzen”:

In oben gegebenen Beispielen wurde beim Beispiel 1 wie zuvor bereits erläutert zweimal gedruckt, heißt Version 2 erzeugt und beim Beispiel 2 einmal gedruckt, heißt Version 1 erzeugt.

Bei Fragen oder Anliegen seitens der INIT bitte bei @Fabian melden.