7. NVGA Polis-bestand

Doel NVGA Polis-bestand

Met het NVGA Polis-bestand rapporteert de volmacht per verzekeraar de polisgegevens op basis van de aan de portefeuille gekoppelde versie van de UIV AFD-definitie. Het NVGA Polis-bestand bevat per verzekeraar alle polissen (lopend of gemuteerd) binnen de rapportageperiode. De verzekeraar ontvangt, op basis van dezelfde bestandspecificaties na verwerking van de aangeleverde bestanden door CHV, voor alle samenwerkende volmachten in het NVGA Polis-bestand alle polisgegevens.

Bijzonderheden bij het aanmaken van het NVGA Polis-bestand

Volmacht verstuurt NVGA Polis-bestand per verzekeraar
Vanuit de volmacht wordt één NVGA Polis-bestand per verzekeraar aangemaakt. Deze bevat de polisgegevens van de gehele volmachtportefeuille van de betreffende verzekeraar. Mocht de volmacht meer dan één administratiepakket hebben, dan wordt per verzekeraar één NVGA Polis-bestand per administratiepakket aangemaakt.

Verzekeraar ontvangt gecumuleerd NVGA Polis-bestand voor alle samenwerkende volmachten
Na verwerking door CHV van door volmachten verstuurde bestanden ontvangt de verzekeraar één NVGA Polis-bestand voor alle volmachten. Verzekeraar en volmacht kunnen ook afspreken de NVGA-bestanden direct uit te wisselen, in dat geval ontvangt de verzekeraar de data van één volmacht in één bestand.

Instellingen NVGA Polis-bestand
De mogelijke instellingen bij het aanmaken van het NVGA Polis-bestand zijn gelijk aan het NVGA Protocol 1.0. Afwijkend is de specificatie van de rapportageperiode (zie volgende alinea).

• Datum aanmaak bericht (AL_ADATMSG)
• Rapportage datum vanaf (AL_RDTMVAN)
• Rapportage datum tot en met (AL_RDTMTM)
• Inclusief opgeschorte polissen J/N (AL_INCLOP)
• Inclusief premievrij polissen J/N (AL_INCLPP)
• Inclusief geroyeerde polissen J/N (AL_INCLGP)
• Max. aantal mnd. geroyeerde polissen (AL_MNDGP)
  

In onderling overleg tussen verzekeraar en volmacht wordt bepaald hoe bovenstaande instellingen gezet moeten worden. Bijvoorbeeld over welke rapportageperiode moet worden gerapporteerd.

Rapportageperiode en te rapporteren polissen
De rapportageperiode wordt opgegeven op basis van ‘Rapportage datum vanaf’ (AL_RDTMVAN) en ‘Rapportage datum tot en met’ (AL_RDTMTM).

!Alle drie de NVGA Protocol 2.0 bestanden (Polis, Schade en Financieel) moeten per aanlevering telkens voor exact dezelfde rapportageperiode aangemaakt worden.

In het NVGA Polis-bestand worden alle lopende polissen en eventueel opgeschorte, premievrije en/of geroyeerde polissen gerapporteerd voor de rapportageperiode. Voor alle polisversies in deze periode worden gegevens verstrekt. Het uitgangspunt bij het maken van de selectie is de systeemdatum waarop een polisversie is aangemaakt. Bijvoorbeeld een prolongatie op hoofdvervaldatum in april wordt in maart gedraaid. De polisversie van de prolongatie moet worden opgenomen in de maart-rapportage. In tegenstelling tot het NVGA Protocol 1.0 bevat het NVGA Polis-bestand nu alle polisversies van definitieve polissen gedurende een rapportageperiode, in plaats van één momentopname. Bijvoorbeeld: Als een polis op de 15de en op de 20ste is gemuteerd, dan worden drie versies gerapporteerd:

1. 1ste – 14de (polisversie na prolongatie)
2. 15de – 19de (polisversie na eerste mutatie)
3. 20ste – 30ste (polisversie na tweede mutatie)
   

*Van elke definitieve contractstatus (nieuw / prolongatie / mutatie / royement e.d.) wordt in het administratiepakket van de volmacht een unieke contractversiesleutel bijgehouden en gerapporteerd.

Contractversiesleutel
De verschillende herhalingen van dezelfde polis zijn altijd te onderscheiden doordat elke polisversie een unieke contractversiesleutel heeft. Een contractversiesleutel is een unieke sleutel van een contract en heeft betrekking op één definitieve contractstatus van één specifiek contract. Hiervoor is het AFD-attribuut ‘Contractversiesleutel’ (PP_CVS) geïntroduceerd en moet verplicht opgenomen worden in AFD-definities voor volmachtproducten. Van elke definitieve contractstatus (nieuw / prolongatie / mutatie / royement e.d.) wordt in het administratiepakket van de volmacht een unieke contractversiesleutel bijgehouden welke moet worden gerapporteerd.

De combinatie van de POR-code (VE_MYAAND), het polisnummer (PP_NUMMER) of de interne sleutel (PP_INTKEY) en de contractversiesleutel (PP_CVS) maakt een unieke sleutel waarmee het voor de ontvanger van de rapportage mogelijk is een boeking uit het NVGA Financieel-bestand te koppelen aan de juiste polisversie. De invulling van het attribuut ‘Contractversiesleutel’ (PP_CVS) wordt vrijgelaten maar SIVI adviseert hiervoor een datum-tijd (systeemdatum) vulling.

Inhoudelijke verschillen kunnen onderkend worden door te kijken naar het attribuut ‘Datum laatste wijziging’ (PP_LWYZDAT), maar het kan uiteraard ook voorkomen dat er 2 of meer mutaties op dezelfde dag plaatsvinden. Het attribuut ‘Ingangsdatum van de wijziging’ (PP_INGDTW) geeft aan wanneer de mutatie van de betreffende polis moet ingaan of is ingegaan.

Structuur van het NVGA Polis-bestand
Onderstaand de structuur van het NVGA Polis-bestand op entiteit niveau:

V = Altijd verplicht opnemen

De entiteit ‘Berichtdrager’ (BX) komt herhalend voor in het NVGA Polis-bestand en bevat per herhaling een (XML-) bericht voor een polis(-versie). Deze moet altijd minimaal een vaste set attributen bevatten. Binnen het protocolbestand NVGA Polis-bestand (exclusief de BX-entiteit) zal voor correcte verwerking ook altijd een vaste set attributen aanwezig moeten zijn. Deze vaste attributen zijn als verplicht veld opgenomen in de AFD-definitie voor het NVGA Polis-bestand. Let op: Entiteit Berichtdrager (BX) kent geen eigen attributen maar dient alleen als drager van het AFD-bericht kunnenAanleveren.

Rapportage op basis van AFD-definitie
De volmacht rapporteert aan de hand van de AFD-definitie die in de administratie voor de betreffende productportefeuille als uitgangspunt wordt gebruikt (LET OP: dit is niet altijd de meest actuele versie die door de verzekeraar is gepubliceerd). Rapportage gaat conform de functie ‘kunnenAanleveren’ in de UIV AFD-definitie. Voor alle polissen in de portefeuille wordt conform voorgaand uitgangspunt gerapporteerd, ook als de polis (ooit) zelf een ander AFD-definitie versienummer is gebaseerd.

Aandachtspunten:

• De entiteit ‘Berichtdrager’ (BX) komt herhalend voor in het NVGA Polis-bestand en bevat per herhaling een bericht voor een polis(-versie).
• Bij het aanmaken van dit bericht is de structuur (verdeling van entiteiten en attributen) van de aan de portefeuille gekoppelde UIV AFD-definitie (functie ‘kunnenAanleveren’) leidend.
• Als gegevens uit de gekoppelde UIV AFD-definitie ontbreken dan worden ze niet in de rapportage opgenomen. Verzekeraars mogen aannemen dat gegevens niet aanwezig zijn in de administratie van de volmacht als deze wel gedefinieerd zijn in de AFD-definitie maar niet worden geleverd in de rapportage.
• Als gegevens beschikbaar zijn, dan worden ze in de rapportage opgenomen zoals deze geregistreerd zijn. Er vindt bij rapportage dus geen toetsing plaats op waardebereik en/of verbandcontroles zoals opgenomen in de AFD-definitie. Bij het samenstellen van de rapportage wordt alleen gevalideerd op de juistheid van de structuur conform de AFD-definitie en niet op waardebereiken.
  LET OP: alle gegevens moeten wel voldoen aan de AFD-typering. Dus een datum is een datum conform de AFD-notatie, een getal is een getal en een codering voor een codelijst is correct. Als bij de inrichting toch eigen coderingen zijn gebruikt, dan moet op deze plaats de mapping naar het AFD gemaakt worden. Als n = eigen codering en m = AFD-codering, dan zijn 1:1 en n:1 coderingen toegestaan. Een 1:m codering is niet toegestaan. Met andere woorden: één eigen codering mag nooit naar meerdere AFD-coderingen verwijzen.
• Afwijkingen ten opzichte van de gekoppelde AFD-definitie kunnen voorkomen en zijn niet altijd fout, bijvoorbeeld bij een afgesproken afwijkend eigen risico of ontbrekende data als gevolg van overvoer of migratie. Het is aan de volmacht en verzekeraar om af te stemmen of en welke actie met welke prioriteit gewenst is.
  

AFD-definitie versienummer
Elke AFD-definitie is voorzien van een naam en versienummer. Bij het sluiten van een nieuwe polis gebruikt de gevolmachtigd agent de op dat moment ingerichte AFD-definitie voor het product als uitgangspunt. Het versienummer van de AFD-definitie dat is gebruikt bij het opstellen van de polis maakt standaard onderdeel uit van de polisgegevens. Bij premiebepalende mutaties muteren polissen altijd op basis van de laatst ingerichte AFD-definitie voor dat product en wordt het versienummer aangepast naar het versienummer van deze AFD-definitie. Na verloop van tijd zijn er dus binnen de polisadministratie verwijzingen naar meerdere versies van AFD-definities aanwezig. Binnen een volmacht portefeuille is uiteindelijk dus altijd te herleiden op basis van welke versie van een AFD-definitie een polis is opgesteld of gemuteerd. Het AFD-definitie versienummer maakt onderdeel uit van de polisgegevens in het NVGA Protocol polis-bestand. In principe moeten bij de introductie van het NVGA Protocol 2.0 alle polissen voorzien zijn van een AFD-definitie versienummer. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

• Er is een issue in de inrichting van de software van de gevolmachtigd agent waardoor het AFD-definitie versienummer niet wordt doorgegeven. In dat geval is overleg nodig met de gevolmachtigd agent om dit op te lossen.
• Voor non-selling portefeuilles is de afspraak gemaakt dat deze niet omgezet hoeven te worden naar uniforme inrichting als deze portefeuilles voor met verzekeraar afgesproken datum zijn omgezet naar een ander product.
• Betreffende gevolmachtigd agent heeft het omzetten naar uniforme inrichting nog niet afgerond. De afhandeling hiervan is aan individuele verzekeraars.
  

Combinatieproducten
Een combinatieproduct is een polis waarop meerdere verzekeringen van verschillende verzekeraars worden samengebracht. Hierbij wordt één hoofdproduct aangevuld met één of meerdere bijproducten (in de vorm van aanvullende dekkingen) die afkomstig kunnen zijn van één of meerdere verzekeraars. Bijvoorbeeld een rechtsbijstanddekking van DAS op een kampeerautoverzekering van a.s.r.
Ten behoeve van de inrichting van de polisadministratie kunnen volmachten bij SIVI een AFD-definitie aanvragen voor combinatieproducten. In deze door SIVI opgestelde AFD-definitie voor een combinatieproduct staan de (namen van de) AFD-definities vermeld die gebruikt moeten worden bij het samenstellen van de NVGA-rapportages. Voor zowel het hoofdproduct als het bijproduct is een AFD-definitie beschikbaar in AOS. Het hoofdproduct is voorzien van de tag SUIV, het bijproduct van de tag SUIV-BIJ. Het combinatieproduct zelf is in AOS herkenbaar aan de tag SUIV-COMBI.

Van combinatieproducten worden voor het NVGA Protocol 2.0, voor het hoofdproduct en de bijproducten aparte rapportages opgesteld. Bij deze rapportages moet de AFD-definitie gebruikt worden zoals verstrekt door de verzekeraar van het hoofdproduct en de verzekeraar(s) van de bijproducten:

• Het hoofdproduct wordt gerapporteerd op basis van de AFD-definitie van het gekoppelde hoofdproduct van de verzekeraar die dit product aanbiedt. De naam van de AFD-definitie van het hoofdproduct is te vinden in het segment documentDetails / combinationProductInfo, in het element: baseProductAfdDefinition.
• Het bijproduct wordt gerapporteerd op basis van de AFD-definitie van het bijproduct van de verzekeraar die deze dekking aanbiedt. LET OP: er kunnen meer dan één bijproducten gekoppeld zijn. De naam van de AFD-definitie van het bijproduct is te vinden in hetzelfde segment, maar in het element: combinationProductAfdDefinition. Voor de herkenbaarheid is de werkafspraak dat de (door de verzekeraar opgestelde) AFD-definitie van het bijproduct de tag SUIV-BIJ bevat.
  

*Houd rekening bij het inrichten en het genereren van de rapportagebestanden dat een combinatieproduct (enkele polis) twee of meer gekoppelde AFD-definities heeft op basis waarvan per betreffende verzekeraar gerapporteerd moet worden.

Producten die niet volgens AFD-definities zijn ingericht
De volmacht moet ook rapporteren over productportefeuilles of eventueel losse polissen die (nog) niet zijn ingericht aan de hand van UIV AFD-definities. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld non-selling producten die binnen een bepaalde termijn worden overgesloten of producten waarvoor de uniforme inrichting nog niet is geïmplementeerd. Voor deze situaties is voor het aanmaken van de rapportage een vast (minimaal) formaat afgesproken waar de rapportagesoftware gebruik van kan maken. Hiervoor is een Minimale AFD-definitie per domein (hoofdbranche) beschikbaar. In de rapportage moet de naam PP_AFDDEFN en versienummer PP_ADEFVRS van de minimale AFD-definitie worden doorgegeven. Het attribuut PP_AFDDTAG moet gevuld worden met de waarde ‘NVGA’. Deze Minimale AFD-definities zijn te downloaden binnen de tool ‘AFD Online Samenstellen (AOS)’.

Poolproducten
Bij poolproducten ontvangt de poolleider het NVGA Polis-bestand op basis van de aan het poolproduct gekoppelde AFD-definitie. Poolvolgers krijgen het NVGA Polis-bestand voor de dekkingen waar zij op ingetekend hebben op basis van de Minimale AFD-definitie voor de betreffende branche. LET OP: binnen de rapportage aan een pooldeelnemer zijn per dekking alle bedragen op basis van 100%. Het poolaandeel van de betreffende deelnemer is in het attribuut ‘percentage poolaandeel’ (MP_POOLPRC) opgenomen binnen entiteit ‘Poolaandeel’ (MP).

Bestandsgrootte
Binnen het NVGA Protocol 2.0 is geen limiet op de maximale bestandsgrootte van de rapportagebestanden.

Bestandsnaamconventie
Het door de volmacht gegenereerde NVGA Polis-bestand dient te voldoen aan de standaard naamgeving en ziet er als volgt uit:

• Datum aanmaak bericht: EEYYMMDD-notatie (zonder streepjes).
• Type protocol bestand: NVGA Polis-bestand.
• POR-code verzender/volmacht: POR-code van volmacht, deze dient overeen te komen met de POR-code in attribuut VE_MYAAND.
• POR-code ontvanger/verzekeraar: POR-code van verzekeraar, deze dient overeen te komen met de POR-code in attribuut VL_MYAAND.
• Bestandsextensie: dit is altijd xml.

Scheidingsteken tussen de onderdelen is een underscore —> _

Aanvullende werkafspraken

NVGA Polis-bestand algemeen

NVGA Polis-bestand in geval van pooling
Polisgegevens worden op basis van de AFD-definitie die als basis dient voor het poolproduct per poolaandeel apart aangeleverd aan betreffende deelnemende verzekeraar, waarbij bedragen altijd op basis van 100% worden aangeleverd.