EPC Bietet Teammitgliedern ein zentrales, wiederverwendbares Repository, das von mehreren Personen parallel bearbeitet werden kann, ohne das Risiko, dass Inhalte dupliziert oder die Arbeit eines anderen überschrieben werden. Die Mitarbeiter werden über neu veröffentlichte Versionen informiert, werden gebeten, zu bestätigen, dass sie Änderungen gelesen und verstanden haben, und verfügen über ein benutzerfreundliches Forum, um Verbesserungsanfragen zu stellen oder Probleme zu diskutieren, wenn sie auftreten. EPC vereinfacht diese Anforderung durch automatisierte Kontrollmaßnahmen wie Review-Genehmigungszyklen, Entwurf vs. veröffentlichte Version lesen/schreiben und löschen von Sicherheitszugriffsrechten auf alle Inhalte. Darüber hinaus verfolgt und speichert die EPC-Plattform alle historischen Details einer Änderung, von der Anfrage bis zur Implementierung, einschließlich aller Details einer Änderung für ein detailliertes Audit-Reporting. Die wichtigsten Merkmale des EPC, die eine effektive und effiziente Governance ermöglichen, sind die folgenden:
1. RASCI-VS Matrix: Mit der RASCI-VS-Matrix zur Zuordnung von Verantwortlichkeiten können sie besser verstehen, was von ihnen erwartet wird und sehen, welche Vermögenswerte ihnen zur Verfügung gestellt wurden. Dies erhöht die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.
2. Wiederkehrende Benachrichtigungen: Die Mitarbeiter werden kontinuierlich über Unternehmensstandards und -richtlinien informiert, sobald neue Versionen veröffentlicht werden, unabhängig davon, ob es eingehende Überprüfungszyklen gibt oder ob sie über ihre Dashboards und E-Mail-Benachrichtigungen Maßnahmen gefordert haben.
3. Abonnements bearbeiten: Auch wenn Mitarbeiter nicht direkt mit Objekten verbunden sind, können sie diese dennoch überwachen wollen. Beispielsweise kann ein Marketingmitarbeiter wissen wollen, ob der Mitarbeiter, der einer Rolle zugeordnet ist, mit dem er interagiert, von einem Tag auf den anderen wechselt. So kann sie die bestehende Rolle abonnieren, die nach der Anpassung aktualisiert wird.
4. Bestätigungen lesen: Das Management kann erkennen, wann ihre Mitarbeiter Informationen gesehen haben, die an sie gerichtet waren. So können sie sicherstellen, dass Informationen angemessen übertragen wurden, und sicherstellen, dass Änderungen übernommen und Maßnahmen ergriffen werden.
5. Automatisierte Revisionszyklen: Unternehmen können sicher sein, dass die Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden, indem sie von verantwortlichen Mitarbeitern aufgefordert werden, die Währung der Informationen zu überprüfen. Dadurch wird das Risiko gemindert, dass Prozesse für neue Projekteinführungen wie ERP-Implementierungen neu bewertet werden müssen.
6. Genehmigungszyklus: Organisatorische und prozessleitende Führungskräfte müssen darauf achten, sich kontinuierlich zu erhalten und zu verbessern, um in ihren jeweiligen Bereichen effizient und effektiv zu bleiben. Die Web App ermöglicht es diesen Führungskräften, operative Innovationen mit den notwendigen Kontrollen zu steuern, um eine nachhaltige Verbesserung zu gewährleisten.
7. Versionsvergleich: Die Führungskräfte müssen mit den notwendigen Werkzeugen ausgestattet werden, um den Entscheidungsprozess zu erleichtern. Wenn eine Änderung vorgeschlagen wird, erhalten die Verantwortlichen eine Plattform, um direkt nebeneinander frühere Versionen zu vergleichen und die beste Alternative für ihr Unternehmen auszuwählen.
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