9.2. Exécuter l’action

Une fois le formulaire Nouvelle action soumis, le propriétaire de l’élément d’action attribué recevra une notification dans ses Tâches en attente l’invitant à exécuter l’élément d’action.

*A ce stade, le cas échéant, les stagiaires seront informés des éventuelles formations qui leur auront été assignées. Pour plus d’informations sur le workflow de formation, reportez-vous au Manuel d’utilisation de l’application Formation.

*De même, le cas échéant, le(s) propriétaire(s) de l’élément d’action attribué(s) seront chargés de créer un SCAR. Pour plus d’informations sur le workflow SCAR, cliquez ici.

Le propriétaire de l’élément d’action recevra également une notification par courrier électronique l’informant de la tâche assignée.

En cliquant sur le sujet dans Tâches en attente ou sur le lien dans l’e-mail, l’utilisateur sera dirigé vers le formulaire Exécuter l’action. Sous ce formulaire, les utilisateurs peuvent gérer l’exécution d’une action spécifique.

1. Statut : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui affiche la liste des statuts. Il permet aux utilisateurs de sélectionner l’état actuel de l’élément d’action.
   • Statuts : Pas commencé, A commencé, En cours, Complété ou Rejeté.
     

     **Les utilisateurs sont encouragés à mettre régulièrement à jour l’état de leur action pour refléter leurs progrès.

2. Accordéon : Le formulaire comprend plusieurs sections pliables, appelées accordéons, qui servent chacune à un objectif spécifique.
   • Détails de l’action
   • Détails supplémentaires
   • Observations et/ou preuves
     

     **L’accordéon Observations et/ou preuves n’est inclus dans ce formulaire que si les utilisateurs confirment leur acceptation de l’action en utilisant le ci-dessous bouton radio.

3. Acceptez-vous cette action : Il s’agit d’un bouton radio qui permet aux utilisateurs de sélectionner une seule option parmi un ensemble d’options mutuellement exclusives. Il s’agit d’un champ obligatoire. Les utilisateurs peuvent choisir d’accepter ou de rejeter l’action assignée.
   • Si Oui est sélectionné, signifiant l’acceptation, un nouvel accordéon appelé Observations et/ou preuves apparaîtra dans le formulaire.
   • Si Non est sélectionné, signifiant un rejet, le bouton Action refusée remplacera automatiquement le bouton Action terminée.
     

     **Pour confirmer officiellement leur rejet de l’action et supprimer l’attribution de la tâche, les utilisateurs doivent soumettre le formulaire (en cliquant sur le bouton Action refusée).

!En faisant un choix concernant l’acceptation de l’élément d’action, les utilisateurs définissent le chemin qu’ils suivront et les sections du formulaire avec lesquelles ils interagiront.

4. Demander une extension : Ce bouton permet aux utilisateurs de demander une extension pour la date limite de l’action.
   • Si cette option est sélectionnée, la section de demande de prolongation s’affichera, dans laquelle les utilisateurs pourront saisir la nouvelle date d’échéance demandée et fournir la raison de la prolongation.
     
     • Envoyer la demande : Ce bouton permet aux utilisateurs d’envoyer la demande de prolongation au responsable affecté à l’action, tel que déterminé par le menu déroulant Réviseur de l’achèvement de l’action dans le formulaire Nouvelle action form.
       • Le(s) responsable(s) désigné(s) recevront le formulaire Approuver ou rejeter la demande d’extension form.
     • Annuler : Ce bouton permet aux utilisateurs d’annuler la demande d’extension et de masquer la section.

   • Suivi de l’état de la demande d’extension

     Les propriétaires d’éléments d’action peuvent surveiller l’état de leurs demandes d’extension. Il existe trois états possibles :
     
     

     • Statut de l’extension : En attente indique que la demande d’extension est en attente d’approbation.
       
     • Statut de l’extension : Approuvé indique que la demande d’extension a été approuvée.
       
     • Statut de l’extension : Rejeté indique que la demande d’extension a été rejetée.
       

       !!Une seule demande de prolongation est autorisée par élément d’action.

5. Action complétée : Il s’agit d’une case à cocher qui, lorsqu’elle est sélectionnée, permet aux utilisateurs de marquer l’élément d’action comme terminé.
   • Si cette option est sélectionnée, le statut de l’élément d’action passera automatiquement à Complété.
6. Action terminée : Ce bouton permet aux utilisateurs de soumettre l’action terminée.
   • S’il est sélectionné, le réviseur d’achèvement des actions assigné sera chargé d’approuver l’action.
     

     !!Avant de sélectionner ce bouton, les utilisateurs doivent s’assurer que l’action est marquée comme terminée (en cochant la case ci-dessus).

Note: Si l’action a été classée comme contrôle d’efficacité (dans le formulaire Nouvelle action), le champ suivant sera accessible dans le formulaire :

• Durée du contrôle d’efficacité : Il s’agit d’un champ déroulant à sélection unique qui récupère la liste des durées prédéfinies. Il permet aux utilisateurs de préciser la durée du contrôle d’efficacité.
  • Les durées sont créées dans la section Durée de Paramètre pour les actions.