8.7. Serienkorrespondenzen konfigurieren

Im Folgenden wird beschrieben, wie man die Anwendung konfiguriert, um eine Serienkorrespondenz zu erzeugen. Eine Serienkorrespondenz ist entweder ein Serienbrief oder eine Serien-E-Mail. Die Konfiguration ist für diese beiden Arten von Serienkorrespondenzen weitestgehend identisch.
Voraussetzung für die Konfiguration einer Serienkorrespondenz ist die Konfiguration von Brief von Vorlage beziehungsweise E-Mail von Vorlage.

Serienkorrespondenz erstellen

Eine Serienkorrespondenz wird über das allgemeine Navigationssteuerelement Massenbearbeitung mit Steuerdatensatz aus einer Ansicht heraus erzeugt. Verwenden Sie eine beliebige Maske für die Datentabelle Mass letter control beziehungsweise Mass e-mail control (Steuerdatensatz). Lassen Sie den Hintergrundprozess für jeden in der Ansicht ausgewählten Datensatz einen neuen Datensatz in der Datentabelle Mass letter beziehungsweise Mass e-mail erzeugen (Verbindungsdatensatz). Der Verbindungsdatensatz muss über die Relation Mass correspondence status mit dem Steuerdatensatz und über eine beliebige weitere Relation mit dem jeweiligen in der Ansicht ausgewählten Datensatz in Relation gesetzt werden. Beim Starten und nach Abschluss erzeugt der Hintergrundprozesses eine Information an denjenigen Benutzer, welcher den Prozess gestartet hat. Die Texte dieser Informationen können Sie beliebig konfigurieren.
Als Feld, welches nach Erstellung der Serienkorrespondenz gesetzt wird, muss Status gewählt werden. Als Status Bereit. Im Fehlerfall muss der Status Fehler beim Erstellen ausgewählt werden.

Maske für den Steuerdatensatz

In der Maske für den Steuerdatensatz der Serienkorrespondenz muss sich neben dem Auswahlelement für die Datenspalte Status eine Relationsauswahl für die zu verwendende Vorlage (Brief- oder E-Mail-Vorlage) befinden, welche wie im Einzelbrief oder der Einzel-E-Mail über die Relation Template mit dem Serienkorrespondenz-Steuerdatensatz in Relation gesetzt werden muss. Außerdem muss sich ein Steuerelement für Subject in der Maske befinden. Die Maske muss als Maskensteuerung den Serienkorrespondenzsteuerung Handler verwenden.
Der Hintergrundprozess übernimmt die Verwaltung des Status innerhalb des Steuerdatensatzes. Daher darf der Status in den Masken nicht als bearbeitbares Feld eingefügt werden. Damit die Änderung des Status durch den Hintergrundprozess auch bei einer geöffneten Maske angezeigt wird, muss das Feld Status innerhalb der Maske in einer Aktualisierungsgruppe eingefügt werden. Der Hintergrundprozess aktualisiert die Aktualisierungsgruppe, in welcher sich das Feld Status befindet. Das gleiche gilt auch für die Felder Subject, das Anhang-Steuerelement sowie alle Detailansichten.
Bei Bedarf können die Verbindungsdatensätze über eine Detailansicht in der Maske angezeigt werden. Diese wird durch den Hintergrundprozess ebenfalls automatisch aktualisiert.

Maske für Verbindungsdatensätze

Grundsätzlich werden die Verbindungsdatensätze ausschließlich über den Hintergrundprozess erstellt und geändert. In den Masken sollten daher alle Felder nicht bearbeitbar sein. Die Masken sollten ein Textsteuerelement für Subject enthalten sowie Auswahlelemente für Status und ErrorMessage. Ein Relationselement für die Relation Mass correspondence status kann benutzt werden, um die Relation zu dem Steuerdatensatz anzuzeigen.
Im Falle einer Serien-E-Mail können alle Felder und Steuerelemente für E-Mails verwendet werden, da beim Versenden der Serien-E-Mail in jeden Verbindungsdatensatz alle notwendigen Informationen, um die einzelnen E-Mails anzuzeigen, übertragen werden. Bei einem Serienbrief befindet sich das eigentliche Serienbriefdokument nur als Anhang im Steuerdatensatz.
Die Datenspalte ErrorMessage wird durch den Hintergrundprozess gefüllt, wenn der Status Fehler oder Ausgeschlossen lautet, um den Fall genauer zu beschreiben.
Die Maske muss als Maskensteuerung den Serienbrief Handler beziehungsweise Serien-E-Mail Handler verwenden.

Serienbrief erzeugen & Serien-E-Mail absenden

Wenn alle Verbindungsdatensätze erstellt sind, kann aus der Serienkorrespondenz heraus der Serienbrief erzeugt beziehungsweise die Serien-E-Mail abgesendet werden. Hierzu stehen die Navigationssteuerelemente Serienbrief erzeugen sowie Serien-E-Mail senden zur Verfügung. Diese werden erst im Status Bereit aktiviert. Beide Steuerelemente starten die Erzeugung beziehungsweise das Versenden so wie auch das Erstellen der Serienkorrespondenz über einen Hintergrundprozess. Daher können Sie die Texte für die Informationen an den Anwender in den Steuerelementen konfigurieren. Weitere spezifische Optionen gibt es hier nicht, da die Steuerelemente die Konfigurationen und Datenstrukturen so voraussetzen, wie weiter oben beschrieben.
Die Steuerelemente Serienbrief erzeugen sowie Serien-E-Mail versenden setzen den Status der Serienkorrespondenz auf In Arbeit.
Das Steuerelement Serienbrief erzeugen erzeugt auf Basis der Vorlage einen Brief für jeden Verbindungsdatensatz. Die einzelnen Briefe werden in ein gemeinsames Dokument zusammengefasst und als Anhang an die Serienkorrespondenz angehängt. Ein zum Startzeitpunkt vorhandener Anhang wird dabei entfernt und es werden immer alle Verbindungsdatensätze berücksichtigt.
Das Steuerelement Serien-E-Mail versenden setzt den Status der Serienkorrespondenz auf In Arbeit, erzeugt auf Basis der Vorlage eine E-Mai aus jedem Verbindungsdatensatz und versucht diese zu versenden. Hierbei werden nur diejenigen Verbindungsdatensätze mit einem anderen Status als Versandt berücksichtigt und damit sichergestellt, dass für jeden ausgewählten Datensatz nur maximal eine E-Mail erzeugt wird.
Während des Status In Arbeit werden die Aktualisierungsgruppe mit dem Feld Subject und diejenige mit einem Anhangsteuerelement aktualisiert und gegen Bearbeiten geschützt. Die Aktualisierungsgruppe mit dem Feld Status sowie alle Detailansichten werden aktualisiert. Die Steuerelemente Serienbrief erzeugen, Serien-E-Mail versenden, Serienkorrespondenz abschließen, Speichern, Speichern und Schließen sowie Datensatz löschen werden deaktiviert.
Im Falle eines Serienbriefes wird als Abschluss der Status entweder auf Erstellt, Unvollständig erstellt oder Fehler beim Erstellen gesetzt. Bei einer Serien-E-Mail kommen als Status Abgeschlossen (automatisch), Fehler beim Versand, Unvollständig versandt oder Warten auf Fortsetzung in Frage.
In allen Fällen mit Ausnahme von Abgeschlossen (automatisch) werden die oben aufgeführten Aktualisierungsgruppen wieder bearbeitbar bzw. Steuerungselemente wieder aktiv gesetzt.
Wenn der Status Fehler beim Versand wegen allgemeiner Fehler beim E-Mail-Versenden auftritt, wird die entsprechende Fehlerursache als Information angezeigt.

Sonderfunktionen

Empfänger für Serienkorrespondenzen beschränken

Falls gewünscht, kann ein einfach zu benutzender Filter in die Serienkorrespondenz integriert werden. Dafür muss ein Auswahlelement zur Mehrfachauswahl für die Datenspalte CommunicationStatus in der Maske konfiguriert werden. Die gleiche Datenspalte muss in den für die Serienkorrespondenz ausgewählten Datensätzen verwendet werden. Wenn nun in der Serienkorrespondenz ein oder mehrerer Werte in dieser Datenspalte ausgewählt sind, werden automatisch alle Verbindungsdatensätze ohne einen der ausgewählten Werte von der Verarbeitung ausgeschlossen und auf den Status Ausgeschlossen gesetzt. Die Werte können beliebig in der Auswahlliste Communication status gepflegt werden.

Serienkorrespondenz manuell abschliesssen

Wenn eine Serien-E-Mail komplett erfolgreich versendet werden konnte, wird der Status der Serienkorrespondenz auf Abgeschlossen (automatisch) gesetzt, die Felder aller Aktualisierungsgruppen in den Lesemodus versetzt und alle Steuerelemente für aktive Aktionen oder Änderungen deaktiviert. Das gleiche Verhalten kann über das Steuerelement Serienkorrespondenz abschließen zu jedem Zeitpunkt für Serien-E-Mails und Serienbriefe manuell erreicht werden. Hierbei wird der Status auf Abgeschlossen gesetzt.

Serienbriefe sortieren

Speziell für Serienbriefe kann eine Sortierung der einzelnen Briefe in dem Serienbrief-Dokument erreicht werden. Hierfür muss die Datenspalte MassLetterSortOrder in einem Auswahlelement mit Einzelauswahl verwendet werden. Die hinterlegte Auswahlliste bietet unterschiedliche Sortierungoptionen an und kann nur programmatisch ergänzt werden.

Absender für Serien-E-Mails konfigurieren

Serien-E-Mails werden im Namen desjenigen Benutzers abgesendet, welcher das Steuerelement Serien-E-Mail absenden ausführt. Möchte man den Absender ändern, muss man über ein Auswahlelement eine Einzelauswahl für die Datenspalte SenderOptions in die Serienkorrespondenz hinzufügen.
Die Datenspalte SenderOptions wird aus der Auswahlliste Mass e-mail: Sender options gefüllt. Für jeden Auswahllistenwert muss dabei ein Platzhalter definiert werden, welcher entweder direkt einen Datensatz aus der Datentabelle E-Mail address oder einen beliebigen Datensatz, für den über die Relation Primary belonging e-mail address relation ein Datensatz aus der Datentabelle E-Mail address in Relation steht.
In der Auswahlliste muss außerdem pro Auswahllistenwert angegeben sein, ob der Platzhalter nur einmalig zum Start des Hintergrundprozesses ausgeführt wird oder für jeden Verbindungsdatensatz.
In der Auslieferung werden hier zwei Optionen angeboten: Aktueller Benutzer (Platzhalter: userProfile) und Absender wählen (Platzhalter source.EmailAddress~From). Damit letzterer funktioniert, wird ein zusätzliches Relationsauswahlsteuerelement mit einer Einzelauswahl für die Relation EmailAddress und der Relationskategorie From in der Maske benötigt.

Probeversand für Serien-E-Mails

Für Serien-E-Mails erlaubt das Navigationssteuerelement Probeversand von Serien-E-Mails den Probeversand eines einzelnen Verbindungsdatensatzes. Der Ablauf der Serien-E-Mail wird dabei nicht beeinflusst.

Fehlende E-Mail-Adresse direkt erkennen

Beim Einlesen von Empfängern einer Serien-E-Mail kann der Status der Steuerdatensätze direkt auf E-Mail-Adresse fehlt gesetzt werden, wenn der jeweilige Empfänger keine E-Mail-Adresse hat. Diese Prüfung setzt voraus, dass für die beim Erstellen der Serien-E-Mail in der Ansicht ausgewählten Datensätze die Relation Belonging e-mail addresses konfiguriert ist. Wenn es die Relation gibt, ist die Prüfung dann erfolgreich, wenn es mindestens einen über diese Relation verbundenen Datensatz gibt. Ist die Relation nicht konfiguriert, ist die Prüfung immer erfolgreich.

*Hinweis
Erst die E-Mail-Vorlage bestimmt, wie die Empfänger-E-Mail-Adresse für die E-Mails ermittelt wird. Es muss nicht unbedingt eine E-Mail-Adresse sein, welche direkt mit den beim Erstellen der Serien-E-Mail in der Ansicht ausgewählten Datensätzen verbunden ist. Die E-Mail-Adresse kann auch aus beispielsweise über beliebige Relationen verknüpften anderen Datensätzen stammen. In diesem Fall kann eine fehlende E-Mail-Adresse nicht direkt beim Einlesen der Empfänger erkannt werden.

Status eines Serienbrief-Steuerdatensatzes

Status eines Serien-E-Mail-Steuerdatensatzes

Fehlersituationen beim Versenden einer Serien-E-Mail