Die Adressschnittstelle (im Folgenden kurz als Schnittstelle bezeichnet) dient dazu, bei Bedarf einzelne Adressen (in Form von Firmen und Kontakten) aus Business App nach proALPHA ERP (dort als Kunde und Ansprechpartner) neu anzulegen.
In beiden Systemen muss für das jeweils andere System ein technischer Benutzer existieren in dessen Namen alle Änderungen ausgeführt werden.
Ein üblicher Ablauf besteht darin, dass beliebige Adressen wie Leads oder Interessenten (also Firmen der Kategorie „Lead“ oder „Interessent“ und ihre Kontakte) in Business App erfasst und gepflegt werden. Diese Adressen müssen und sollen nicht in proALPHA ERP existieren.
Neuanlage in proALPHA ERP
Zu einem bestimmten Zeitpunkt werden einzelne dieser Adressen auch in proALPHA ERP benötigt (zum Beispiel um ein Angebot zu erzeugen oder eine Bestellung zu erfassen). Um eine manuelle Neuanlage zu vermeiden, wird per Knopfdruck eine Firma einmalig mit allen ihren Kontakten aus Business App in proALPHA ERP als Kunde mit entsprechenden Ansprechpartnern neu angelegt. Im Rahmen der Neuanlage wird von proALPHA ERP eine Kundennummer erzeugt und in Business App in der Firma abgelegt.
Für die Firma wird hierzu direkt ein Webservice-Aufruf gestartet, die Kontakte werden nach erfolgreicher Übertragung der Firma leicht zeitversetzt per Workflow über Webservice-Aufrufe übertragen.
In Business App werden derartige Firmen und Kontakte als „mit proALPHA synchronisiert“ beschrieben und über ein Symbol innerhalb der Masken gekennzeichnet.
Kunden können in proALPHA ERP nicht direkt angelegt werden, sondern nur über die Schnittstelle in das System gelangen.
Aktualisierung in proALPHA ERP (Kunden)
Ab dem Augenblich der Neuanlage in proALPHA ERP ist proALPHA ERP das führende System für die Informationen in der Firma, die bei der Neuanlage von Business App einmalig nach proALPHA ERP übertragen wurden. Die entsprechenden Felder in der Firma können in Business App nicht mehr editiert werden und die Firma kann in Business App nicht gelöscht werden.
Änderungen an den entsprechenden Kunden in proALPHA ERP werden sofort nach Business App übertragen.
Wird der Kunde in proALPHA ERP gelöscht, verlieren die Firma und ihre Kontakte in Business App den „mit proALPHA synchronisiert“-Zustand: Alle Felder werden wieder bearbeitbar, die Firma kann wieder in Business App gelöscht und auch erneut nach proALPHA ERP übertragen werden. Dort wird sie in diesem Fall als neuer Kunde mit neuen Ansprechpartnern angelegt und dabei auch eine neue Kundennummer erzeugt.
Aktualisierung in Business App (Kontakte)
Für Kontakte (Business App) beziehungsweise Ansprechpartner zu Kunden (proALPHA ERP) ist immer Business App das führende System. Dies bedeutet, Ansprechpartner zu Kunden können in proALPHA ERP nicht angelegt, geändert oder gelöscht werden. Neuanlagen und Änderungen können nur in Business App ausgeführt werden und werden für mit proALPHA ERP synchronisiere Firmen leicht zeitversetzt per Workflow über Webservice-Aufrufe nach proALPHA ERP übertragen.