__Die Aktion „E-Mail senden“ versendet eine E-Mail. Die E-Mail kann einen Hyperlink auf den aktuellen Datensatz enthalten.
Die E-Mail kann sehr einfach direkt in der Aktion konfiguriert werden, sie kann aber auch auf Basis einer E-Mail-Vorlage erzeugt werden.
| Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Vergeben Sie einen Namen für dieses Element. Der Name wird in der Anwendung nirgendwo angezeigt und nur in der Anwendungskonfiguration verwendet. |
| Aktiv | Wählen Sie, ob dieses und alle in Hierarchie darunterliegenden Steuerelemente aktiv sind und bei der Verarbeitung beachtet werden sollen. |
| Beschreibung | Beschreiben Sie dieses Element. |
| E-Mail speichern | Wählen Sie aus, ob die E-Mail, die mit dieser Aktion gesendet wird, in der Datenbank gespeichert wird. |
| Relationsdefinition | Wählen Sie die Relationsdefinition aus, über welche die erzeugte E-Mail mit dem Quell-Datensatz in Relation gebracht wird. |
| Vorlagenauswahl | Wählen Sie aus, ob eine E-Mail Vorlage direkt auswählen wollen, oder über eine Referenz. |
| E-Mail-Vorlage | Wählen Sie optional eine E-Mail-Vorlage, die für den Versand dieser E-Mail verwendet wird. Wenn Sie keine Vorlage wählen, geben Sie Empfänger, Betreff und Inhalt direkt an. |
| Datensatz-Referenz | Wählen Sie aus, welcher Datensatz der Datentabelle als Quelldatensatz verwendet wird. Hierfür wird ein Auswahllistenwert der gemeinsamen Datenspalte “ConfigReference” verwendet. Dieser darf nur einmal vergeben sein. |
| Absender Optionen | Wählen Sie aus, von wem diese E-Mail aus versendet wird. Wählen Sie ‘Standard’ und speichern die E-Mail nicht, können Sie eine E-Mail Adresse oder einen Platzhalter eingeben, der eine E-Mail Adresse liefert, oder wenn sie speichern, müssen Sie einen Platzhalter verwenden, der ein Benutzerprofil liefert. Wählen Sie ‘Betreuer’, wird die erste Person verwendet, die als Betreuer in diesem oder einem der übergeordneten Datensätze eingetragen ist. Wählen Sie ‘Benutzerprofil’, können sie direkt ein Benutzerprofil auswählen. Wählen Sie ‘aktueller Benutzer’, um den aktuell angemeldeten Benutzer bei einer Maskenautomatisierung oder den System User bei einem Workflow als Absender zu verwenden. Alternativ können Sie durch eine Formel ein Benutzerprofil ermitteln. |
| Absender | Tragen Sie eine feste E-Mail-Adresse oder einen Platzhalter ein. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Standard-E-Mail-Adresse der Anwendung verwendet. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘From’ verwenden. |
| Absender (Benutzerprofil) | Wählen Sie ein Benutzerprofil aus, dass als Absender der E-Mail verwendet werden soll. Wählen Sie diese Option, können die das Feld ‘To’ in Platzhaltern nicht verwenden. |
| Absender (Formel) | Definieren Sie eine Formel, um ein Benutzerprofil als Absender der E-Mail zu ermitteln. Wählen Sie diese Option, können die das Feld ‘From’ in Platzhaltern nicht verwenden. |
| Empfänger als Formel | Wählen Sie diese Option, um Empfänger, Antworten an, Kopie und Blindkopie als Formeln zu definieren. |
| Antwort an | Tragen Sie feste E-Mail-Adressen oder Platzhalter ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommata oder Semikola. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, werden die E-Mail-Adressen nur übernommen, wenn das entsprechende Feld der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘ReplyTo’ verwenden. |
| Antwort an (Formel) | Tragen Sie eine Formel ein, um beliebige E-Mail-Adressen zu ermitteln. Die Datentypen des Ergebnisses können Text (kommasepariert auch mehrere), Datensätze vom Typ ‘Benutzerprofil’ oder Teildatensätze vom Typ ‘E-Mail-Adressen von Adressen’ sein. Das Ergebnis der Formel kann auch eine Liste von Texten, Datensätzen oder Teildatensätzen sein (BAArray / BASelect). Mit BATupel können Texte, Datensätze, Teildatensätze, Textlisten und Listen von Datensätzen oder Teildatensätzen beliebig kombiniert werden. Benutzen Sie eine Formel, können Sie nicht auf das ‘ReplyTo’ Feld zugreifen. |
| An | Tragen Sie feste E-Mail-Adressen oder Platzhalter ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommata oder Semikola. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, werden die E-Mail-Adressen nur übernommen, wenn das entsprechende Feld der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘To’ verwenden. |
| An (Formel) | Tragen Sie eine Formel ein, um beliebige E-Mail-Adressen zu ermitteln. Die Datentypen des Ergebnisses können Text (kommasepariert auch mehrere), Datensätze vom Typ ‘Benutzerprofil’ oder Teildatensätze vom Typ ‘E-Mail-Adressen von Adressen’ sein. Das Ergebnis der Formel kann auch eine Liste von Texten, Datensätzen oder Teildatensätzen sein (BAArray / BASelect). Mit BATupel können Texte, Datensätze, Teildatensätze, Textlisten und Listen von Datensätzen oder Teildatensätzen beliebig kombiniert werden. Benutzen Sie eine Formel, können Sie nicht auf das ‘To’ Feld zugreifen. |
| Kopie | Tragen Sie feste E-Mail-Adressen oder Platzhalter ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommata oder Semikola. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, werden die E-Mail-Adressen nur übernommen, wenn das entsprechende Feld der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘Cc’ verwenden. |
| Kopie (Formel) | Tragen Sie eine Formel ein, um beliebige E-Mail-Adressen zu ermitteln. Die Datentypen des Ergebnisses können Text (kommasepariert auch mehrere), Datensätze vom Typ ‘Benutzerprofil’ oder Teildatensätze vom Typ ‘E-Mail-Adressen von Adressen’ sein. Das Ergebnis der Formel kann auch eine Liste von Texten, Datensätzen oder Teildatensätzen sein (BAArray / BASelect). Mit BATupel können Texte, Datensätze, Teildatensätze, Textlisten und Listen von Datensätzen oder Teildatensätzen beliebig kombiniert werden. Benutzen Sie eine Formel, können Sie nicht auf das ‘Cc’ Feld zugreifen. |
| Blindkopie | Tragen Sie feste E-Mail-Adressen oder Platzhalter ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommata oder Semikola. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, werden die E-Mail-Adressen nur übernommen, wenn das entsprechende Feld der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘Bcc’ verwenden. |
| Blindkopie (Formel) | Tragen Sie eine Formel ein, um beliebige E-Mail-Adressen zu ermitteln. Die Datentypen des Ergebnisses können Text (kommasepariert auch mehrere), Datensätze vom Typ ‘Benutzerprofil’ oder Teildatensätze vom Typ ‘E-Mail-Adressen von Adressen’ sein. Das Ergebnis der Formel kann auch eine Liste von Texten, Datensätzen oder Teildatensätzen sein (BAArray / BASelect). Mit BATupel können Texte, Datensätze, Teildatensätze, Textlisten und Listen von Datensätzen oder Teildatensätzen beliebig kombiniert werden. Benutzen Sie eine Formel, können Sie nicht auf das ‘Bcc’ Feld zugreifen. |
| Betreff als Formel | Wählen Sie aus, ob der Betreff mit einem Textfeld mit Platzhalterersetzung oder durch eine Formel definiert wird. |
| Betreff | Tragen Sie den Betreff für die E-Mail ein. Verwenden Sie Platzhalter, um dynamische Inhalte in den Betreff einzufügen. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, wir der Betreff nur übernommen, wenn der Betreff der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘Subject’ verwenden. |
| Betreff (Formel) | Tragen Sie eine Formel ein, um den Betreff für die E-Mail zu ermitteln. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, wird der Betreff nur übernommen, wenn der Betreff der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld nicht über ‘Subject’ verwenden. |
| Priorität | Wählen Sie die Priorität für die E-Mail aus. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, wir die Priorität nur übernommen, wenn in der Vorlage keine Priorität gewählt ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘Priority’ verwenden. |
| Inhalt | Fügen Sie den Inhalt der E-Mail hier ein. Verwenden Sie Platzhalter, um dynamische Inhalte in den Inhalt einzufügen. Wenn Sie eine Vorlage gewählt haben, wir dieser Inhalt nur übernommen, wenn der Inhalt der Vorlage leer ist. In Vorlagen können Sie dieses Feld über ‘Body’ verwenden. |
| Link anhängen | Wählen Sie, ob automatisch ein Link auf den Datensatz an die E-Mail angehängt wird. Alternativ können Sie den Link über den Platzhalter {parent.Cpc_Link type=“html”} in den Inhalt einfügen. |
Workflow-E-Mails werden entweder mit der in der E-Mail-Aktion eingestellten Absender-E-Mail-Adresse als Absender versendet oder aber es wird die System-E-Mail-Adresse aus den Anwendungseinstellungen verwendet. Beachten Sie, dass sie auch für die Absender-E-Mail-Adresse in der Workflow-Aktion Platzhalter verwenden können.
Einfache E-Mails
Für eine einfache E-Mail geben Sie Betreff und Empfänger direkt in der Aktion ein. Sie können weitere E-Mail-Felder wie Kopie-Empfänger oder Inhalt der E-Mail ebenfalls direkt in der Aktion angeben. Einen Hyperlink können Sie durch eine einfache Option hinzufügen.
Auch bei der einfachen Variante der E-Mail können Sie innerhalb der E-Mail-Aktion Platzhalter verwenden, um beispielsweise die E-Mail-Adresse des Betreuers der Firma zu ermitteln.
Diese Platzhalter können auch zu einem Textfeld führen, in dem eine oder mehrere durch Komma getrennte E-Mail-Adressen stehen.
E-Mails von Vorlage
Wenn Sie eine Vorlage auswählen, werden die weiteren Felder innerhalb der E-Mail-Aktion nur dann verwendet, wenn in der Vorlage die entsprechenden Felder leer sind, oder wenn sie in der Vorlage über Platzhalter explizit eingefügt werden. Um auf die Felder der E-Mail-Aktion zuzugreifen, gibt es die Datenquelle „workflowAction“. Um einen Hyperlink über eine E-Mail-Vorlage in die E-Mail einzufügen, verwenden Sie den Platzhalter „CPC_Link“. Es werden grundsätzlich alle Platzhalter unterstützt. Da Workflow nicht in einem spezifischen Benutzerkontext abläuft, sind allerdings die Datenquellen „userConfig“ und „userSettings“ leer. Die E-Mail selbst wird nicht gespeichert und steht daher auch nicht in der Datenquelle „source“ zur Verfügung. Benutzen Sie „parent“, um auf den aktuellen Datensatz, für den die Workflow-E-Mail erzeugt wird, zuzugreifen.
Eine Vorlage kann durch die Vorlagenauswahl “Direkte Auswahl” direkt ausgewählt werden. Hier können nur existierende E-Mail Vorlagen ausgewählt werden. Bestimmen Sie eine Vorlage durch die “Referenz”, muss die Vorlage zum Zeitpunkt der Konfiguration dieser Aktion nicht existieren.
Wenn in Platzhaltern auf die Datenquelle „workflowAction”, also die konfigurierte E-Mail-Aktion, zugegriffen wird, stehen folgende Datenspalten zur Verfügung: From
ReplyTo, To, Cc, Bcc, Subject, Priority, Body. Die Datenspalten From, ReplyTo, To, Cc, Bcc und Subject können allerdings nur verwendet werden, wenn ihr entsprechendes Konfigurationsfeld als Textfeld mit Platzhalterersetzung eingestellt ist.