Diese Ansicht bietet Administratoren eine Gesamtübersicht über alle Ordner innerhalb der Anwendung. Für die Nutzung ist die Berechtigung „Ordner verwalten” erforderlich.
Ordner können öffentliche Ordner sein, die von allen Benutzern gemeinsam genutzt werden können, private Ordner, die nur ein Benutzer sehen und verwenden kann oder öffentliche Ordner, die bei der ersten Benutzung zu privaten Ordnern werden. Die letzte Art von Ordnern kann nur mit der Berechtigung „Ordner verwalten” angelegt werden. Die Sichtbarkeit öffentlicher Ordner kann weiterhin für Personen oder Rollen beschränkt werden.
Neben der Übersicht über alle Ordner der Anwendung, kann man in dieser Ansicht neue öffentliche oder bei erster Benutzung private Ordner anlegen, alle Ordner umbenennen, löschen und für öffentliche Ordner deren Sichtbarkeit verändern. Lediglich die Datensätze, welche sich in den Ordnern befinden, kann man hier nicht ansehen.
Benutzern kann mit der Rolle „Öffentliche Ordner” die Berechtigung eingeräumt werden, ebenfalls öffentliche Ordner zu erstellen, umzubenennen, zu löschen und deren Sichtbarkeit zu verändern
Benutzer ohne die Rollen „Öffentliche Ordner” oder „Ordner verwalten” können private Ordner erstellen, ihre eigenen privaten Ordner umbenennen und diese löschen.
Ein Ordner beruht grundsätzlich auf einer Ansicht. Das bedeutet, dass beim Erstellen eines Ordners immer eine Ansicht ausgewählt werden muss, die als eine Art Vorlage für den neuen Ordner dient. Der Ordner übernimmt die Navigationsaktionen und Spalten der Ansicht, jedoch nicht möglicherweise in der Ansichtskonfiguration hinterlegte Filter. In Navigationskonfigurationen können Steuerelemente so eingestellt werden, dass sie nur in Ansichten, Ordnern oder beidem aktiviert werden. Das gleiche gilt für Spalten in Ansichtskonfigurationen.
Ein Datensatz kann sich gleichzeitig in beliebig vielen Ordnern befinden, wird ein Datensatz aus einem Ordner entfernt, wird er nicht etwa gelöscht, sondern nur in genau diesem Ordner nicht mehr angezeigt. In Ordnern werden grundsätzlich nur genau solche Datensätze angezeigt, die Benutzer manuell einem Ordner hinzufügen. Dafür, für das Entfernen von Datensätzen aus Ordnern sowie für die Verwaltung (Öffnen, Ändern, Löschen) von Ordnern stehen entsprechende Navigationssteuerelement zur Verfügung, die in eine Anwendung konfiguriert werden können.
Aktionen
Aktion | Beschreibung |
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Neuer öffentlicher Ordner | Legen Sie einen neuen Ordner an. Benutzer können Datensätze in einen oder mehrere Ordner ablegen, um diese zu strukturieren. Dabei kann es sich um einen gemeinsamen Ordner handeln, den alle berechtigten Benutzer gemeinsam verwenden und deren Inhalte von allen berechtigten Benutzern gesehen werden können, oder einen Ordner, der bei erster Benutzung privat für den jeweiligen Benutzer wird. Wenn Sie keine Angaben machen, welche Benutzer den Ordner sehen können, so ist der Ordner für alle Benutzer verwendbar. |
Ordner bearbeiten | Bearbeiten Sie den ausgewählten Ordner. Die Änderungen, die Sie vornehmen, werden für alle Benutzer des Ordners sowie möglicherweise erzeugter privater Ordner sichtbar. Die Datensätze in den Ordnern bleiben dabei unverändert. |
Ordner löschen | Löschen Sie die ausgewählten Ordner. Wenn es sich dabei um Ordner handelt, die bei erster Benutzung privat werden, bleiben die privaten Ordner und deren Inhalte bei den Benutzern erhalten. Ansonsten werden die Ordner auch für Benutzer gelöscht und deren Inhalte aus den Ordnern entfernt. |
Neuer öffentlicher Ordner
Feld | Beschreibung |
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Name | Geben Sie den Namen des Ordners an. Beschreiben Sie beispielsweise den Grund oder das gemeinsame Kriterium der im Ordner gesammelten Datensätze. |
Ansicht | Wählen Sie eine Ansicht aus, die als Vorlage für den Ordner benutzt wird. Der Ordner übernimmt alle Spalten der Ansicht. Sie können alle die Datensätze in den Ordner verschieben, die auch in der Ansicht angezeigt werden können. |
Privat bei erster Nutzung | Wählen Sie, ob dieser öffentliche Ordner bei der jeweils ersten Verwendung durch einen Benutzer zu einem privaten Ordner für diesen Benutzer wird. Durch diese Option können Sie private Ordner zentral konfigurieren. |
Sichtbarkeit einschränken | Aktivieren Sie diese Option, um die Sichtbarkeit dieses öffentlichen Ordners auf bestimmte Benutzer und Rollen einzuschränken. |
Sichtbar für | Wählen Sie die Rollen oder Benutzer, die den Ordner öffnen können. Wenn Sie nichts wählen, ist der Ordner grundsätzlich sichtbar. |