Über die Aktion „Erstellen/Besprechungsprotokoll” erstellen Sie ein neues Protokoll über eine Besprechung oder einen Besuch in der Vorgangshistorie der ausgewählten Adresse, damit Sie und Ihre Kollegen das Protokoll einfach wiederfinden.
Aktionen
Zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Anhang | Erzeugen Sie einen neuen Anhang. Wenn Sie zuvor eine Vorlage ausgewählt haben, wird der Anhang aus dieser Vorlage erzeugt und die Platzhalter in der Vorlage ersetzt. Der Anhang wird anschließend zur Bearbeitung geöffnet und danach als Anhang zu diesem Datensatz hinzugefügt. Beachten Sie bitte, dass ein bereits bestehender Anhang zunächst gelöscht werden muss, bevor die Aktion erneut ausgeführt werden kann. |
| Als PDF senden mit Standardvorlage | Erstellen Sie eine E-Mail mit der Standardvorlage zu diesem Datensatz. Die Anhänge dieses Datensatzes werden dabei automatisch in die E-Mail übernommen und wenn möglich zuvor in PDFs umgewandelt. |
| Als PDF senden mit Vorlage | Erstellen Sie eine E-Mail nach Auswahl einer Vorlage zu diesem Datensatz. Die Anhänge dieses Datensatzes werden dabei automatisch in die E-Mail übernommen und wenn möglich zuvor in PDFs umgewandelt. |
Detailansichten
Die Detailansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle zu dem Vorgang gehörenden weiteren Datensätze.
| Detailansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgänge | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Vorgangshistorie, also alle Vorgänge fallend nach Datum sortiert, zu dem aktuellen Vorgang an. |
| Termine.. | Diese Detailansichten zeigen Termine des aktuellen Datensatzes entweder als Kalenderansicht oder als Listenansicht an. |
| Wiedervorlagen | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Wiedervorlagen des aktuellen Datensatzes an. |
Felder
Neben den allgemeinen Feldern in Masken können Sie in Besprechungsprotokollen die folgenden Felder verwenden. In einigen Feldern werden Ihnen Auswahllisten angeboten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Tragen Sie einen kurzen aussagekräftigen Betreff für diesen Vorgang ein, um ihn später schnell zu identifizieren. Der Betreff wird in der Vorgangshistorie angezeigt. |
| Start | Tragen Sie ein, wann der Vorgang stattgefunden hat. Er wird zu dem eingetragenen Zeitpunkt in der Vorgangshistorie angezeigt. |
| Ende | Geben Sie bei Bedarf das Ende der Besprechung an. |
| Ort | Geben Sie an, wo genau die Besprechung stattgefunden hat. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um diesen Vorgang zu segmentieren. Sie können verschiedene Vorgänge über Ansichten nach Tags gruppieren oder suchen. |
| Projekte | Wählen Sie Projekte oder Arbeitspakete aus, zu denen dieser Datensatz gehört. |
| Weitere Beteiligte | Wählen Sie weitere Teilnehmer für diesen Vorgang aus, um ihn in der Vorgangshistorie mehrerer Adressen gleichzeitig wiederzufinden. |
| Inhalt | Dokumentieren Sie hier den Inhalt des Vorgangs. |
| Anhänge | Fügen Sie dem Vorgang hier Dateien als Anhänge hinzu. |