Über das Modul Veranstaltungen können Veranstaltungen geplant und verwaltet werden. Veranstaltungen können auf mehrere Sessions aufgeteilt sein und separate Leistungen beinhalten. Adressen und Profile werden zu Veranstaltungen als Teilnahmen hinzugefügt und ihnen können Sessions und Leistungen zugeordnet werden.
Teilnahmen lassen sich auch aus Adress- sowie Profilmasken und -ansichten erzeugen. In den Ansichten können zu mehreren ausgewählten Adressen Teilnahmen erzeugt werden.
Zu den Teilnahmen können unter anderem Vorgänge und Serienkorrespondenzen erzeugt werden. Diese werden dann zu den Adressen/Profilen und den Teilnahmen angezeigt.
Status
Veranstaltungen und Sessions haben einen Status. Dieser ist rein informativ und beinhaltet oder impliziert keine weitere Anwendungslogik. Die Liste der Status kann nicht geändert oder ergänzt werden.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Geplant | Die Veranstaltung oder Session befindet sich noch in der Planungsphase. |
| Bestätigt/Aktiv | Alle Planungen und Vorbereitungen sind abgeschlossen und die Veranstaltung oder Session wird durchgeführt. |
| Beendet | Die Veranstaltung oder Session wurde durchgeführt. |
| Abgebrochen | Die Veranstaltung oder Session kann nicht durchgeführt werden, weil z.B. der Ort der Veranstaltung abgesagt wurde und nicht verfügbar ist. |
| Archiv | Kennzeichnung der Veranstaltung, dass diese archiviert werden kann. |
Teilnahmenstatus
Auch Teilnahmen haben einen Teilnahmestatus für eine konkrete Veranstaltung. Die Liste der Status kann nicht geändert oder ergänzt werden.
| Teilnahmestatus | Zählung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Vorgemerkt | Nein | Die Teilnahme ist nicht eingeladen oder angemeldet, hat aber z.B. aufgrund einer Infoveranstaltungen oder einer vorausgegangenen Veranstaltung Interesse bekundet. |
| Eingeladen | Nein | Die Teilnahme hat eine Einladung erhalten, es liegt aber noch keine Rückmeldung seitens der Teilnahme vor. |
| Angemeldet | Ja | Die Teilnahme hat sich angemeldet, ihre Anmeldung wurde noch nicht bestätigt. Die Anzahl der freien Plätze verringert sich. |
| Bestätigt | Ja | Die Teilnahme hat eine schriftliche Bestätigung und Zusage vorliegen, dass sie an der Veranstaltung teilnehmen kann. Die Anmeldung an der Veranstaltung ist verbindlich. Die Anzahl der freien Plätze verringert sich. |
| Abgesagt vom Veranstalter | Nein | Die komplette Veranstaltung wurde vom Veranstalter abgesagt oder eine einzelne Teilnahme wurde vom Veranstalter abgesagt. In diesem Fall fallen keine Stornogebühren für die Teilnahme an. |
| Storniert | Nein | Die Teilnahme hat die Teilnahme an der Veranstaltung abgesagt, es können Stornogebühren fällig werden. |
| Abgesagt vom Teilnehmer | Nein | Die Teilnahme hat seine Teilnahme abgesagt. In diesem Fall fallen keine Stornogebühren für die Teilnahme an. |
| Nicht beendet/Nicht erschienen | Ja | Die Teilnahme hat die Veranstaltung nicht beendet oder ist gar nicht erst erschienen. Die Anzahl der freien Plätze verringert sich. |
| Erfolgreich | Ja | Die Teilnahme hat während der gesamten Dauer an der Veranstaltung teilgenommen. Dies kann beispielweise bei Zertifizierungen wichtig sein. Die Anzahl der freien Plätze verringert sich. |
| Warteliste | Nein | Die maximale Anzahl an Teilnahmen ist erreicht, die Teilnahme befindet sich auf der Warteliste. |
Zählung der Teilnahmen
Teilnahmen mit bestimmten Teilnahmestatus werden pro Veranstaltung, Session und Leistung gezählt und gegen die optionale minimale bzw. maximale Teilnahmezahl geprüft. Unterbuchungen werden in Ansichten farblich durch eine orange Teilnahmen-Spalte dargestellt, Überbuchungen entsprechend durch eine rote Spalte. Auf Überbuchungen wird in allen Situationen hingewiesen, sie werden allerdings nicht automatisch verhindert.