Die Briefvorlage dient dazu, ein vorbereitetes und oft mit Platzhaltern versehenes MS Word Dokument zu hinterlegen. Beim Erstellen eines neuen Briefes basierend auf dieser Briefvorlage werden dann automatisch alle Inhalte aus der Vorlage in den neuen Brief kopiert und die Platzhalter bei jeder Ausführung neu berechnet und beispielsweise mit der für den jeweils gewählten Kontakt passenden Anrede gefüllt. Dadurch wird das Erstellen von Briefen sehr viel einfacher.
Zusätzlich haben Sie einige Optionen und Klassifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche das Erstellen eines Briefes auf Basis dieser Vorlage beeinflussen und die Auswahl der passenden Briefvorlage erleichtern.
Das MS Word Dokument liegt als angehängte Vorlagendatei in dem Datensatz Briefvorlage. Je nach der Einstellung bezüglich der Dateibehandlung in den Anwendungseinstellungen bearbeiten Sie das MS Word Dokument entweder mit dem Inlineeditor, durch Runterladen und wieder Hochladen oder aber direkt in einem lokal installierten MS Word.
In einer neuen Briefvorlage wird immer eine leere Vorlagendatei erzeugt. Sie können diese entweder direkt ändern und verwenden oder löschen und ein bestehendes lokales MS Word Dokument hochladen. Es sollte sich nur immer genau eine MS Word Datei in der Briefvorlage befinden. Weitere Anhänge werden automatisch bei jeden Brief auf Basis dieser Briefvorlage in den Brief kopiert
Aktionen
Zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen in der Briefvorlage die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Platzhalter | Zeigen Sie einfache Platzhalter an, die sie mit Copy&Paste in die Vorlage übernehmen können. |
| Kopieren | Kopieren Sie die ausgewählte Vorlage. |
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie einen Namen für diese Vorlage an. Sie wählen später die Vorlage nach den Tags oder dem Namen aus. |
| Betreff | Geben Sie den Betreff an, den auf Basis dieser Vorlage erstellte Briefe erhalten. Sie können Platzhalter verwenden. |
| Brief sofort öffnen | Wählen Sie diese Option, wenn die neue Datei sofort nach der Erstellung des Datensatzes im Editor geöffnet werden soll. Diese Option kann nur gesetzt werden, wenn auch ein Betreff vorgegeben wird.. |
| Seitenumbruch | Wählen Sie, ob zwischen dieser Vorlage und einer vorherigen Vorlage automatisch ein Seitenumbruch eingefügt wird. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um die Briefvorlagen besser zu organisieren. Ordnen Sie beispielsweise allen Standardbriefvorlagen und allen Angebotsvorlagen jeweils einen gemeinsamen Tag zu. |
| Beschreibung | Beschreiben Sie den Inhalt und den Einsatzzweck dieser Briefvorlage. Diese Informationen können später helfen, die richtige Briefvorlage auszuwählen. |
| Vorlagendatei | Bearbeiten Sie die angehängte Briefvorlage. Sie können sie auch entfernen und beispielsweise aus einer lokalen Datei neu erzeugen. |