Business App CRM

13.2.3. Konfiguration

Über die BusinessMail4Outlook Konfiguration können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Beispielsweise für Ihre Verbindung oder für die Darstellung von Elementen. Um die Konfiguration zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Zahnrad.

Allgemein

Aktionen

In der Gruppe „Was soll mit der original E-Mail nach dem Transfer passieren?” können Sie Aktionen festlegen, welche nach dem Dokumentieren auf die originale E-Mail im Outlook angewendet werden.

Option Beschreibung
Keine Aktion Es wird keine Aktion ausgeführt. Die original E-Mail bleibt unberührt.
E-Mail nach dem Transfer löschen Die original E-Mail wird aus Ihrem Postfach gelöscht.
E-Mail in einen Ordner verschieben. Wenn Sie auf die rechte Schaltfläche mit den 3 Punkten … klicken, können Sie einen beliebigen Ordner auswählen. Die original E-Mail wird dann in den gewählten Ordner verschoben.

In der Gruppe „Was soll mit der neuen E-Mail im Office passieren?” können Sie Aktionen festlegen, welche nach dem Dokumentieren auf die dokumentierte E-Mail in der Anwendung angewendet werden.

Option Beschreibung
E-Mail nach dem Transfer öffnen Die neue E-Mail wird direkt im CRM geöffnet.
Anhänge löschen Die Anhänge werden aus der neuen E-Mail entfernt und landen somit nicht im CRM. Sie können diese Aktion nutzen um z.B. bei großen Datei-Anhängen Speicherplatz zu sparen.

In der Gruppe „Anwendungssprache” können Sie die bevorzugte Anwendungssprache des Plugins einstellen (auto, Englisch, Deutsch). Mit ‚auto‘ wird versucht, die Sprache automatisch zu erkennen. Dies kann jedoch – je nach Einstellung Ihrer Umgebung (Windows, Office) – nicht die zutreffende sein. Schalten Sie dann an dieser Stelle die Sprache um. Nach der Änderung müssen Sie Outlook schließen und erneut öffnen, damit die Änderung wirksam wird.

In der Gruppe „Protokollierung” können Sie eine clientseitige Protokollierung zur Analyse von Problemen mit BM4Outlook aktivieren. Die Protokolleinträge werden in eine Datei im Verzeichnis ‚GEDYSIntraWare_BM4O‘ in Ihrem lokalen TEMP-Bereich abgelegt. Nach Aktivierung erscheint hinter dem Schalter ‚Protokollierung aktivieren‘ der Pfad zu den Protokolldateien. Die Namen der Protokolldateien – Endung *.txt – beginnen mit ‚bm4olog_‘ und dem aktuellen Datum.

Bei eingeschalteter Protokollierung können Sie auch den Button ‚Support-Mail erstellen‘ verwenden. Hierbei wird ein Mail an den GEDYS IntraWare Support erstellt und die aktuelle Protokolldatei aus dem o. a. Verzeichnis sowie die verwendeten Konfigurationsparameter als Anhang vorbereitet.

Option Beschreibung
Protokollierungstiefe
  • Nur Fehler Es werden nur Fehler protokolliert
  • Kompakt Neben Fehlern werden nur die wichtigsten Einträge protokolliert
  • Moderat Zur ‚Kompakt‘-Liste werden zusätzliche Informationen protokolliert
  • Detailliert Hierbei werden die umfangreichsten Informationen protokolliert
Unverzügliches Schreiben Die Protokollierung sammelt im Normalfall die Protokolleinträge im Hintergrund und schreibt diese dann asynchron in die Protokolldatei, wenn die Anwendung weniger belastet ist bzw. ein Schwellenwert überschritten wird. Bei Abstürzen der Anwendung kann dies jedoch dazu führen, dass die Protokolleinträge noch nicht in die Datei geschrieben wurden. Um dies zu vermeiden, können Sie das ‚unverzügliche Schreiben‘ aktivieren, wobei jeder Protokolleintrag sofort in die Logdatei geschrieben wird.
Erzeugt bei jedem Start eine neue Datei Bei Aktivierung dieser Option, wird bei jedem Start von Outlook eine separate Protokolldatei geschrieben. Vorherige Protokolldateien, die am gleichen Tag geschrieben wurden, werden mit einem in Klammern fortlaufenden Index umbenannt. Ohne diese Option wird pro Tag nur eine Protokolldatei geschrieben.

Darstellung und Geschwindigkeit

Im Reiter „Darstellung und Geschwindigkeit” legen Sie Einstellungen für die Darstellung und Geschwindigkeit der Vorgangsanzeige und der Adresssuche fest.

Option Beschreibung
Maximale Anzahl an Vorgängen Legt die maximale Anzahl an Vorgängen, welche in der Vorgangsliste angezeigt werden, fest. Wenn Sie diesen Wert auf „0“ setzen, werden keine Aktivitäten vom Server abgerufen. Dies kann BusinessMail4Outlook beim Durchklicken der E-Mails beschleunigen.
Vorgangsdatum anzeigen Legt fest, ob das Vorgangsdatum angezeigt werden soll.
Vorgangsquelle Legt fest, ob die Vorgangsquelle angezeigt werden soll.
Betreff eines Vorgangs nach N Zeichen abschneiden Legt fest nach wie viel Zeichen der Vorgangsname mit “…” abgekürzt werden soll.
Bei internen E-Mail Adressen aktualisieren Legt fest, ob bei domain-internen E-Mails die Adresssuche gestartet werden soll.
Abfrage zur Auflösung von Exchange Server Adressen überspringen Legt fest, ob bei fehlgeschlagener Auflösung einer Exchange Adresse zu einer E-Mail Adresse der Dialog zur Erfassung der E-Mail Adresse übersprungen werden soll (s. auch ‚Adressauflösung‘ in diesem Dokument).
Auszuschließende Domänen Wie bei ‚internen E-Mail Adressen aktualisieren‘ können hier weitere Domänen angegeben werden, bei denen die Adresssuche nicht gestartet werden soll.

Andere

Über den Reiter „Andere” legen Sie alle anderen Einstellungen fest, welche nicht direkt einer Kategorie zugeordnet wurden.

In der Gruppe „Exchange Adressauflösung” nehmen Sie Einstellungen für die manuelle Auflösung von Exchange-Adressen vor.
Auflösungstabelle löschen. Mit Hilfe dieses Schalters löschen Sie alle gespeicherten manuellen Auflösungen. Für weitere Informationen lesen Sie das Kapitel Besonderheiten bei E-Mail Adressen.

CTI Integration
Verfügt Ihre Umgebung eine Rechner-Telefonie-Integration, so können Sie hier das von Ihrem System unterstützte Protokoll auswählen. Anschließend wird – wenn Sie in BusinessMail4Outlook auf eine vorhandene Telefonnummer einer Adresse klicken – das in Ihrem System hinterlegte CTI-Programm mit dieser Telefonnummer aufgerufen

Business App

In diesem Reiter tragen Sie die Verbindungsinformationen und Anmeldedaten zu Ihrer Anwendung ein.

Option Beschreibung
Server-URL Tragen Sie die komplette URL zu Ihrer Anwendung ein.
Login & Passwort Tragen Sie Ihre Logindaten ein, wenn Sie diese nicht bei jedem Start von Outlook neu eingeben möchten.
REST-Service Timeout Maximale Wartezeit auf Antworten der Business App Instanz (in ms).