Die beiden Serienkorrespondenzen Serienbrief und Serien-E-Mail laufen nach ihrem Start sehr ähnlich ab.
Empfänger einlesen
Beim Erstellen einer Serienkorrespondenz wird sie sofort geöffnet, so daß Sie weitere Einstellungen vornehmen können, während im Hintergrund die ausgewählten Empfänger für die neue Serienkorrespondenz eingelesen werden. Sie können diesen Ablauf entweder in der Detailansicht „Verarbeitungsstatus” verfolgen oder aber zwischenzeitlich die Serienkorrepondenz schließen.
Über die Anwendungsaktion zur Anzeige Ihrer Hintergrundprozesse können Sie den Abaluf des Einlesens verfolgen. Hier können Sie den Hintergrundprozeß auch abbrechen. Wenn Sie die neue Serienkorrespondenz ohne Speichern schließen, wird das Einlesen ebenfalls abgebrochen. Wenn Sie diesen Verarbeitungsschritt abbrechen, wird keine Serienkorrespondenz angelegt und eventuell bereits eingelesene Empfänger verworfen.
Nachdem alle ausgewählten Empfänger eingelesen wurden, werden Sie durch eine Nachricht darüber informiert und können die Serienkorrespondenz über eine Verknüpfung direkt aus der Nachricht heraus öffnen, egal wo Sie sich gerade in der Anwendung befinden.
Es kann sein, daß das Einlesen der Empfänger nicht sofort starten kann, weil die Hintergrundverarbeitung ausgelastet ist. In diesem Fall wird Ihnen als Fortschrittsindikator „Warten auf Verarbeitung” angezeigt.
Bereit
Nachdem die Empfänger in die Serienkorrespondenz eingelesen wurden, steht Ihnen die Aktion „Serienbrief erzeugen” bzw. „Serien-E-Mail versenden” zur Verfügung. Durch das Ausführen dieser Aktion wird die Serienkorrespondenz automatisch gespeichert und Sie müssen ihr einen Betreff vergeben sowie eine passende Vorlage für die Serienkorrespondenz auswählen. Natürlich konnten Sie dies auch schon jederzeit früher erledigen und die Serienkorrespondenz bei Bedarf manuell speichern. Beim Erzeugen bzw. Versenden werden bei Bedarf Empfänger gemäß Ihres Kommunikationsstatus automatisch ausgeschlossen, weil Sie beispielsweise nicht zugestimmt haben, Werbung von Ihnen zu erhalten. Bei Serienbriefen können Sie außerdem die Sortierung des erzeugten Serienbriefes bestimmen und bei Serien-E-Mails den Absender festlegen.
In Arbeit
Durch Ausführen der Aktion „Serienbrief erzeugen” oder „Serien-E-Mail versenden” ändert sich der Status der Serienkorrespondenz auf „In Arbeit”. Es kann sein, daß das Erzeugen bzw. Versenden nicht sofort starten kann, weil die Hintergrundverarbeitung ausgelastet ist. In diesem Fall wird Ihnen als Fortschrittsindikator „Warten auf Verarbeitung” angezeigt.
Während des Erzeugens bzw. Versendens können Sie die Serienkorrespondenz nicht verändern, also beispielsweise keine neuen Tags vergeben. Die Anwendung arbeitet nun die Empfänger einzeln ab und hängt entweder einen neuen Brief beziehungsweise ein neues Etikett an den Serienbrief an oder erstellt und versendet eine E-Mail. Dabei ändert sich der Verarbeitungsstatus der einzelnen Empfänger entweder auf „Erstellt” (für Serienbriefe) bzw. „Versandt” (für Serien-E-Mails) oder „Ausgeschlossen”, wenn er wegen seines Kommunikationsstatus automatisch von dieser Serienkorrespondenz ausgeschlossen wurde. Kam es bei der Abarbeitung zu einem Fehler, wird der Verarbeitungsstatus auf „Fehler” gesetzt. Immer, wenn ein Empfänger die Serienkorrespondenz nicht erhalten konnte, wird der Grund als Meldung angezeigt.
Über die Anwendungsaktion zur Anzeige Ihrer Hintergrundprozesse können Sie den Ablauf des Erzeugens bzw. Versendens verfolgen. Hier können Sie den Hintergrundprozess auch abbrechen. Ein Serienbrief bleibt bei einem manuellen Abbruch in dem aktuellen Zustand stehen und erhält den Status „Unvollständig erstellt”. Wenn Sie die Aktion „Serienbrief erzeugen” erneut auswählen, wird der Serienbrief zurückgesetzt und neu erzeugt. Eine Serien-E-Mail bleibt beim manuellen Abbruch ebenfalls im aktuellen Zustand stehen und erhält den Status „Unvollständig versandt”. Wenn Sie die Aktion „Serien-E-Mail versenden” erneut auswählen, wird sie fortgesetzt, d.h. bereits versandte E-Mails werden auf keinen Fall neu versandt.
Erstellt
Bei einem Serienbrief zeigt dieser Status an, daß der Serienbrief komplett erstellt werden konnte. Das bedeutet, alle Empfänger wurden abgearbeitet und keiner wurde ausgeschlossen oder wegen anderer Fehler nicht bearbeitet. Sie können den erzeugten Serienbrief öffnen, kontrollieren, bei Bedarf auch noch ändern und schließlich ausdrucken. Führen Sie zum Abschluss die Aktion „Serienbrief abschließen” aus. Dadurch wird der Serienbrief unveränderlich in der Anwendung abgelegt und der Ablauf abgeschlossen. Sie können den Serienbrief über die Aktion „Serienbrief erzeugen” beliebig oft neu erzeugen. Dabei wird immer der komplette Serienbrief zurückgesetzt und neu erzeugt.
Unvollständig erstellt, Fehler beim Erstellen
Ein Serienbrief konnte nicht komplett erstellt werden, weil mindestens ein Empfänger auf Grund seines Kommunikationsstatus ausgeschlossen wurde („Unvollständig erstellt”), die Erstellung abgebrochen wurde oder es andere Fehler beim Erstellen gab. Prüfen Sie die erzeugten Serienbriefe und die Empfänger. Wenn Sie das Ergebnis nicht verbessern wollen, schliessen Sie den Serienbrief durch die Aktion „Serienbrief abschließen” manuell ab. Ansonsten können Sie einen Serienbrief über die Aktion „Serienbrief erzeugen” so oft neu erzeugen, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Dabei wird immer der komplette Serienbrief zurückgesetzt und neu erzeugt..
Unvollständig versandt, Fehler beim Versand
Eine Serien-E-Mail konnte nicht komplett erfolgreich versendet werden, weil mindestens ein Empfänger auf Grund seines Kommunikationsstatus ausgeschlossen wurde („Unvollständig versandt”), der Versand abgebrochen wurde oder es andere Fehler beim Versenden gab. Prüfen Sie die noch fehlenden Empfänger. Wenn Sie das Ergebnis nicht verbessern wollen, schliessen Sie die Serien-E-Mail mittels der Aktion „Serien-E-Mail abschließen” manuell ab. Anonsten führen Sie die Aktion „Serien-E-Mail versenden” so oft aus, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Wenn Sie die Aktion mehrfach ausführen, werden nur solche Empfänger berücksichtigt, an welche die E-Mail noch nicht versendet wurde
Warten auf Fortsetzung
Während des Versands einer Serien-E-Mail kann es vorkommen, daß für eine bestimmte Zeit keine weiteren E-Mails versendet werden können, um nicht von fremden Mailservern gesperrt zu werden. Die Einstellungen hierfür befinden sich in den Anwendungseinstellungen im Bereich SMTP-Server-Einstellungen und können durch Administratoren geändert werden. Während dieser Zeit wird der Status der Serien-E-Mail automatisch auf „Warten auf Fortsetzung” gesetzt. Wenn die Einstellungen Ihrer Anwendungen das Versenden weitererer E-Mails wieder zulassen, wechselt der Status automatisch wieder auf „In Arbeit”. und der Versand wird fortgesetzt.
Abgeschlossen bzw. Abgeschlossen (automatisch)
Dies ist der letzte Verarbeitungsschritt der Serienkorrespondenz. Die Serienkorrespondenz ist ab jetzt nicht mehr veränderbar. Der Status „Abgeschlossen” kann nur manuell über die entsprechende Aktion gesetzt werden. Dies ist entweder grundsätzlich bei Serienbriefen notwendig oder aber bei Serien-E-Mails, die nicht komplett vollständig versandt wurden und daher nicht den Status „Abgeschlossen (automatisch)” erhalten haben.