Les fiches société sont construites dans Kaooa sur le même principe que les fiches Contact, c’est à dire qu’elle peuvent être aussi être subdivisées en sous-types correspondant aux besoins précis de la société en fonction des besoins qui ont été établis lors de la configuration initiale du compte Kaooa.
Typologie des fiches
À l’instar des fiches contact, les fiches société sont construites sur la base de champs standards, communs à toutes les entreprises. certains champs toutefois restent customizable pour répondre aux besoins particuliers de certains utilisateurs de Kaooa. Ces champs peuvent comprendre, entre autres, des critères liés à une affiliation professionnelle particulière, à des données présentes dans un autre logiciel métier particulier utilisé par la société ou toutes autres information jugée pertinente.
Les éléments communs à tous les types de fiche société, constituant la typologie de base des fiches société de Kaooa, sont les suivants :
Visuellement, à l’instar des fiches contact, les fiches société proposent un découpage de l’information par onglets.
L’onglet A présente les informations générales sur la société, ses coordonnées physiques et numériques.
L’onglet B propose une liste des domaines auxquels l’activité est liée. Les domaines peuvent être édités pour répondre à vos besoins propres et sont un «vocabulaire» de critérisation personnalisé. Ce vocuabulaire peut, entre autres, permettre de lier les différentes filiales d’une même chaîne ou les entreprises faisant partie d’une même affiliation.
L’onglet C répertorie la liste des individus qui sont liés à l’entreprise par un lien d’emploi
L’onglet D est un journal des activités de la société qui peut être mis à jour manuellement ou par le biais d’édition groupées, par exemple.
Finalement, l’onglet E retrace les activtés systèmes (i.e. les activités automatiques ou semi-automatiques) qui ont d’une façon ou d’une autre modifier la fiche société.
Éditer une fiche société
Le mode d’édition d’une fiche société est semblable à celui d’une fiche contact. Nous vous attarderons donc ci-dessous sur les éléments différentiateurs qui existent entre ces deux modes d’édition.
Modifier la liste des employés
L’onglet Employés de la fiche société permet d’avoir accès à la liste des individus associés à ladite société.
Pour ajouter un nouvel employé à la société, il suffit de cliquer sur le bouton + situé en haut et à droite de la liste actuelle des employés.
Une fenêtre permettra ainsi de créer un nouvel employé. En commençant à remplir le formulaire, Kaooa proposera une liste de contacts individuels pouvant correspondre. Si toutefois aucun individu déjà dans Kaooa ne correspond aux données entrées, une nouvelle fiche contact sera créée.
Les domaines d’activité
On se rappelle, les fiches individuelles sont qualifiées par le biais d’un concept appelé «Intérêts». Ce concept se transpose pour les sociétés en Domaine d’activité.
Ainsi, il sera possible à l’administrateur d’une licence de Kaooa de définir, dans le vocabulaire des domaines ou intérêts de société des critères correspondant aux champs d’activité des société qui gravitent dans son entourage.
Édition en masse et Fusion des fiches société
L’édition en masse (A) et la Fusion (B) des fiches Société se fait de façon similaire à celle des fiches Contact, à partir d’une sélection groupée.
Référez-vous à la section correspondante dans le chapitre sur les fiches contact pour des détails sur les mécanismes d’édition en masse et de fusion de fiches.
Supprimer une fiche
La suppression de fiche société, comme la suppression de fiche contact, peut se faire directement à partir d’un affichage de liste, soit par le bouton contextuel correspondant à la fiche concernée (A), soit par le menu de sélection (B).
