5.2. Overordnet proces

Indledning

Fornøden forberedelse ved gennemgang af eksisterende data med afstemninger, dannede reguleringsbilag mv. sikrer en friktionsfri afviklingen reguleringsprocessen.

Da der er mangle faktorer i spil, bør der afsættes tid til at teste afviklingen af reguleringstype for en given ejendom første gang den udføres, Testen bør indeholde tjek af beregninger, visuel inspektion af reguleringsbilag og bogføring af reguleringsbilag med efterfølgende synkroniseres af rater og inspektion af opkrævningsplanen..

Forudsætninger

1. Reguleringsskrivelsens layout skal være på plads inklusive lovgivningsmæssige krav (indsigelsesfrist, beboerrepræsentation osv. alt efter behov)
2. Relevante attributter oprettes, eksempelvis skatter & afgifter på ejendoms niveau
3. Opkrævningslinjer & Reguleringslinjer struktureret korrekt og påsat lejemål og lejere.
4. Alle beløb på opkrævningslinjer skal være korrekte
5. Datoer for næste reguleringsdato skal være korrekte på reguleringslinjer og skal ligge fremme i tiden. Tjek også reguleringsdatoformlen for korrekt fremskrivning. Allerede opkrævede rater kan (naturligvis) ikke reguleres.

Variable til reguleringen indgives

1. Nettoprisindeks i prisindekser
2. Skatter og afgifter til fordeling på ejendommen
3. Andre satser som enkelvis indvendigvedligehold pr. m2.

Reguleringsprocessen

1. Deposita og forudbetalt leje tjekkes at de er bogført korrekt og svarer til x-måders leje på de lejere der skal reguleres.
2. Reguleringsbilag dannes, afstemmes for hver enkelt og udskrives. Der ligger endvidere en rapport ’Reguleringsopgørelse’ der kan anvendes i processen. Det er nødvendigt at kigge det enkelte reguleringsbilag igennem for at verificere at det er ok. Rettelser i deposita og forudbetalt leje og andre fejl skal senest fanges her. Måtte der være en fejl, rettes data og reguleringsbilaget gendannes. Som kvittering af at bilaget er ok ‘frigives’ dette.
3. Reguleringer sendes til lejere – typisk med 6 ugers indsigelsesfrist jf. lejelovens bestemmelser
4. Reguleringer ligger med status ‘frigivet’ til udløb af lejers indsigelsesfrist. Enten 1) Der kommer ingen indsigelser varslet bogføres eller 2) Der kommer indsigelser, hvorfor bogføring af bilaget må vente til der kommer afklaring af indsigelserne. Alt efter udfald af afgørelsen bogføres reguleringer.

Det er vigtigt af afvente behandlingen af indsigelser, da datakorrektion af bogførte reguleringsbilag er en manuel proces

Første gang en reguleringstype udføres for en ejendom udføres, er det vigtigt at reguleringsprocessen er testet. Dvs. dokumenter + opsæt, og bogføring af reguleringsbilag virker som tilsigtet. I testen bør rater synkroniseres og opkrævningsplanen gennemgås.