4.4.1. Tilbageføring af salgsbilag

Denne guide hjælper med tilbageføring af en bogført salgsfaktura eller salgskreditnota skabt ved opkrævning af en lejer eller tomgang.

Generelle procestrin

Underordnet hvilket type bogført salgsbilag der skal tilbageføres, skal nogle manuelle skridt foretages før tilbageføringen.

Dokumentation

1. Find den bogførte salgsfaktura/-kreditnota tilbageføringen vedrører.
2. Notér bilagets nummer, debitornr., dimensioner samt beløb ekskl. og inkl. moms.
3. Notér hver fakturalinjes kontonummer, antal, dimensioner samt beløb.
4. Tryk Naviger og find bilagets Debitorpost.
5. Notér debitorpostens Originalbeløb, Restbeløb, Forfaldsdato, Åben (Ja/Nej-felt), Betalingsformskode, Må ikke Nets-opkræves (Ja/Nej-felt), samt løbenr.

Disse oplysninger skal muligvis bruges senere i guiden, men bør også gemmes i et dokument og vedhæftes lejer/lejemål som manuel logføring af dataen, i tilfælde af komplikationer med tilbageføringen.

Slet fremtidige rater

1. Find lejemålet for det bogførte bilag i lejemålsoversigten.
2. Åben lejemålskortet.
3. Tryk på handlingen ”Slet uopkrævet rater” under Handlinger-Rater.
   Dette vil slette alle rater der ikke er opkrævet på lejere og tomgang for lejemålet.

Linjer hvor alle dens rater er blevet opkrævet har status Færdig, da systemet tror de ikke længere skal opkræves. Det betyder at de ikke længere er låst og kan ændres og slettes, så udvis forsigtighed med ydelseslinjerne, imens de ingen rater har.

Tilbageføring af bogført salgsfaktura

De næste trin er kun hvis en bogført salgsfaktura skal tilbageføres.

Opret rettelseskreditnota

Der skal oprettes en kreditnota der modregner beløbet fra fakturaen på debitoren med de korrekte dimensioner og andre indstillinger. Før at en ny kreditnota oprettes, bør der tjekkes, at der ikke allerede er oprettet en kreditnota til debitoren, som ikke er blevet bogført.

Fra oversigten over bogførte salgsfakturaer (Simpel)

1. Find salgsfakturaen der skal tilbageføres på oversigtsbilledet over bogførte salgsfakturaer.
2. Tryk på handlingen Opret rettelseskreditnota.
   Der oprettes en ny kreditnota samt en ny tilbageførende opkrævning i ejendomsmulet. Bilagskortet for kreditnotaen åbnes herefter.

Fra oversigten over salgskreditnotaer (Avanceret)

1. Opret en ny salgskreditnota fra oversigtsbilledet over salgskreditnotaer.
2. Vælg debitoren hvortil salgsfakturaen var bogført.
3. Tryk på handlingen Kopiér dokument…
   Der åbnes herefter en rapport til opsætninger af Kopier salgsdokument.
4. Under Indstillinger udfyldes følgende værdier:
   Bilagstype: Bogført faktura, Bilagsnr.: Bilagsnummeret fra den bogførte salgsfaktura, Inkludér hoved: Ja, Genberegn linjer: Nej
5. Tryk OK

Tilbageføring af bogført salgskreditnota

De næste trin er kun hvis en bogført salgskreditnota skal tilbageføres.

Opret rettelsesfaktura

Der skal oprettes en faktura der modregner beløbet fra kreditnotaen på debitoren med de korrekte dimensioner og andre indstillinger. Før at en ny faktura oprettes, bør der tjekkes, at der ikke allerede er oprettet en faktura til debitoren, som ikke er blevet bogført.

Fra oversigten over salgsfakturaer (Avanceret)

1. Åbn oversigten salgsfakturaer.
2. Tryk Ny, hvorefter kortet åbner for en ny faktura.
3. Vælg debitoren og tryk Enter for at oprette bilaget

Kopier oplysninger

1. Tryk på handlingen Kopiér dokument…
   Der åbnes herefter en rapport til opsætninger af Kopier salgsdokument.
2. Under Indstillinger udfyldes følgende værdier:
   Bilagstype: Bogført kreditnota, Bilagsnr.: Bilagsnummer på den bogførte salgskreditnota, Inkludér hoved: Ja, Genberegn linjer: Nej
3. Tryk OK

Udligning

Hvis debitorposten vedr. det originale bilag ikke allerede er blevet udlignet (Åben = Ja) af f.eks. en betaling, vil udligningsfelterne blive sat på det nye bilag. Disse felter specificerer at debitorposten skal lukkes af bilaget.
Hvis debitorposten vedr. det originale bilag allerede var blevet udlignet (Åben = Nej) af f.eks. en betaling, vil udligningsfelterne ikke blive sat. I så fald skal der måske foretages yderligere handlinger, så som annullering af den originale udligning, lave en manuel udligning imellem det originale og det nye bilag, dannelse af en tilbagebetaling i Nets eller måske manuel ind-/udbetaling i banken. Denne guide behandler ikke disse skridt.

Bogføring

Tjek at alle beløb på det nye bilag er tilsvarende bilaget der tilbageføres, samt at debitornr. og dimensioner er ens imellem begge bilag på hovederne og deres linjer.
Linjerne bør ikke ændres eller slettes, eller tilføjes nye på bilaget, da det kan føre til nogle fejl vedr. binding til ejendomsmodulet.

1. Evt. skriv bemærkninger på bilaget; hvilken lejer og lejemål den vedrører, hvilket originale bilag den vedrører eller bør udligne, hvorfor den er dannet og hvad der var problemet med det originale bilag osv.
2. Tryk Bogfør

Efterfølgende

Under bogføringen af bilaget vil den tilbageførende opkrævning blive opdateret og lukket. Raten eller raterne som lagde grund til det originale bilag vil være blevet slettet. Dette giver muligheden for at lave nødvendige ændringer der måtte skulle have været foretaget før opkrævningen af raterne.
Efterfølgende kan raterne synkroniseres og de kan opkræves igen, underordnet om beløbet har ændret sig, om raterne var engangs eller løbende, eller om raterne vil blive opkrævet på samme eller en anden lejer eller tomgang.