11.2.1. Forberedelser

Indledning

Inden grundopsætningen af forbrugsmodulet påbegyndes, kan en række aktiviteter med fordel udføres forinden for at sikre en flydende opsætningsproces.

Opret evt. manglende finanskoni

Dynamics Property kan om det ønskes udarbejde et posteringsforslag (valgfrit). Til det formål skal der for hver forbrugstype være oprettet:

1. En forbrugskonto for ejendommen (her føres udgiften fra forbrugsværket eller udgiftsbilag). Kontoen er placeret i resultatopgørelsen.
2. Ydelsestyper for acontoopkrævninger, og afregninger for en given forrugstype (f. eks. vand). Bemærk skulle der ikke opkræves et acontobeløb, opret, da en fiktiv acontoopkrævningstype, da denne er obligatorisk i processen. Den underliggende finanskonto vil ligge i balancen under passiver,
3. En afstemningskonto for hver forbrugstype.

Opret en eller flere lejerfinanskladder

Skal systemet darbejde posteringsforslag, skal der være oprettet en lejerfinanskladder. Hvilke der skal oprettes afhænger af arbejdsmåden, men i princippet en for hver ejendoms forbrugstype. Derfor kan oprettede kladder med fordel navngives med omhu – eks. “E00100-Vm” dvs. kladden hører til ejendom ‘E0100’‘s s varmeregnskab. Bemærk der er kun 10 karakterer tilgængeligt for hvert kladdenavn.

Hvis fordelingsanvaret er internt

Opret atributter og bogfør fordelingstal på lejemål. Attributten skal være af typen ‘Decimal’.

Hvis forbrugspartneren har fordelingsansvaret

Skal det sikres at rette ID’er, der er understøttet af forbrugspartneren er tilstede på ejendomme, lejemål og lejemålsforbrugsperioder. En dialog om muligheder med forbrugspartneren tilrådes.

Udførelsen af denne proces kan involvere forbrugspartneren, der evt. må udleverer ID’er til ejendomsadministratoren, dvs. der kan være ventetid. Sørg for at have en dialog med forbrugspartneren, hivlke muligheder der foreligger. Det bedste er om denne understøtter alfanummeriske ID’er, da Dynamic Property’s ID’er her kan anvendes, hvilket lettegør processen.

Skal forbrugspartner specielle ID’er understøttes, skal der oprettes attributter af typen ‘tekst’ der er knyttet til ‘ejendom’ og/eller lejemålet. På lejemålsforbrugsposten er der et felt “Eksternt ID” der kan anvendes. Dog vil lejemålsforbrugsperioden ofte være et løbenummer, hvorfor sidstnævnte kun sjældent vil være aktuelt.