Vorbemerkungen zum Löschen
Das Löschen von Datensätzen aus der Anwendung sollte eine große Ausnahme sein. Prüfen Sie immer, ob es nicht andere Möglichkeiten gibt, wie beispielsweise das Inaktiv-Schalten von Adressen oder Projekten. Natürlich kann es immer passieren, dass ein Datensatz falsch angelegt wurde und gelöscht werden soll. Dies ist solange einfach möglich, wie dieser Datensatz nicht in Beziehung zu anderen Datensätzen steht. In diesem Fall kann es durch das Löschen zu ungewollten Inkonsistenzen in der Anwendung kommen, die verhindert werden sollen.
Beispiel:
Sie haben einen Kontakt zu einer Firma angelegt und für diesen Kontakt eine Verkaufschance erzeugt. Sehr viele Informationen, die für die Auswertung der Verkaufschance relevant sind, stammen in Wirklichkeit aus der Firma oder dem Kontakt (z.B. der Betreuer der Firma oder die Hauptanschrift des Kontaktes). Wenn Sie nun den Kontakt endgültig löschen würden, wäre die Verkaufschance nicht mehr vollständig und dadurch inkonsistent.
Papierkorb
Beim Löschen von Datensätzen über die Aktion „Löschen” in Ansichten und Masken werden diese in den Papierkorb der Anwendung verschoben und nicht endgültig gelöscht. Sie werden allerdings ab jetzt nicht mehr in Ansichten angezeigt oder durch Suchen gefunden. Andere Datensätze zeigen aber weiterhin die Informationen aus den Datensätzen im Papierkorb an. Datensätze im Papierkorb können nicht mehr bearbeitet werden. Sie können über entsprechende Aktionen in den Datensätzen selbst oder aus der Papierkorbansicht heraus wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden.
Termine können nach ihrer Löschung nicht manuell wiederhergestellt werden und werden daher nicht in der Papierkorbansicht angezeigt. Geschäftsbeziehungen, Beteiligte an Verkaufschancen und Beteiligte an Projekten unterstützen keinen Papierkorb und werden immer endgültig gelöscht.
Die Anwendung kann über die Anwendungseinstellungen so eingestellt sein, dass der Papierkorb automatisch regelmäßig geleert wird. Im Auslieferungszustand ist diese Funktion deaktiviert.
Workflows (beispielsweise automatische Benachrichtigungen in Tickets oder für Wiedervorlagen) werden für Datensätze im Papierkorb nicht ausgeführt.
Papierkorbansicht
Die Papierkorbansicht kann über die Anwendungsaktion „Papierkorb” geöffnet werden.
Benutzer benötigen Löschberechtigungen für unterschiedliche Typen von Datensätzen (z.B. Adressen oder Vorgänge) und müssen konkrete Datensätze bearbeiten dürfen, um diese in den Papierkorb zu schieben, wiederherzustellen oder endgültig zu löschen.
Neben allgemeinen Aktionen stehen die folgenden speziellen Aktionen in der Papierkorbansicht zur Verfügung
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederherstellen | Stellen Sie die ausgewählten Datensätze aus dem Papierkorb wieder her. |
| Endgültig löschen | Löschen Sie die ausgewählten Datensätze endgültig. Wenn die Datensätze abhängige Datensätze haben, die auch im Papierkorb liegen und die Sie löschen dürfen, werden diese automatisch mitgelöscht. |
Endgültiges Löschen
Beim endgültigen Löschen verschwindet ein Datensatz komplett aus der Anwendung. Auch alle Referenzen auf ihn werden entfernt.
In der Anwendung gibt es viele unterschiedliche Arten von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Datensätzen, die sich auf das endgültige Löschen auswirken können. Beispielsweise können zu einem Kontakt Vorgänge abgelegt worden sein, die bei einer Löschung des Kontaktes zusammenhangslos in der Anwendung stehen würden. Oder ein Kontakt kann als weiterer Beteiligter in einem Besprechungsprotokoll erwähnt werden.
Viele dieser Abhängigkeiten verhindern das endgültige Löschen von Datensätzen, um keine Inkonsistenzen zu erzeugen. Dies kann nur dadurch aufgelöst werden, dass auch die abhängigen Datensätze endgültig gelöscht werden. Das Verschieben von Datensätzen in den Papierkorb ist hiervon nicht betroffen.
Beim endgültigen Löschen von Datensätzen aus dem Papierkorb werden abhängige Datensätze, die sich zu diesem Zeitpunkt ebenfalls im Papierkorb befinden, automatisch mitgelöscht. Gibt es abhängige Datensätze, die sich nicht im Papierkorb befinden, kann der Datensatz nicht endgültig gelöscht werden. Um Datensätze (oder abhängige Datensätze) endgültig löschen zu dürfen, sind Lösch- und Bearbeitungsberechtigungen notwendig. Abhängige Datensätze, auf die man keine Leseberechtigung hat, verhindern in jedem Fall das endgültige Löschen eines Datensatzes.
Die Datensätze Geschäftsbeziehungen, Beteiligte an Verkaufschancen und Beteiligte an Projekten werden (wieder Lösch- und Bearbeitungsberechtigungen vorausgesetzt) beim endgültigen Löschen einer der Adressen (im Falle der Geschäftsbeziehung), der Verkaufschance oder des Projektes immer automatisch mitgelöscht.
Für alle Datensätze sind es immer die direkt zugeordneten Datensätze, die ein endgültiges Löschen verhindern. Also diejenigen Datensätze, die zu ihnen erstellt wurden. Weitere Zuordnungen (z.B. Weitere Beteiligte oder Projektleiter) sind davon ausgenommen.
Beispiele
In den folgenden Beispielen wird immer davon ausgegangen, dass sich die abhängigen Datensätze nicht im Papierkorb befinden und es keine weiteren Abhängigkeiten gibt.
| Situation | Endgültiges Löschen möglich |
|---|---|
| Eine Firma mit Kontakten | Nein |
| Eine Firma mit Betreuer | Ja |
| Ein Benutzerprofil, das als Betreuer in einer Firma eingetragen ist | Ja |
| Ein Kontakt, der beteiligt an einem Projekt ist | Ja |
| Ein Anruf | Ja |
| Ein Anruf mit einer Wiedervorlage | Nein |
| Ein Kontakt, der weiterer Teilnehmer einer Besprechung ist | Ja |
| Eine Verkaufschance mit Kalkulationen | Nein |
Endgültiges Löschen erzwingen
Administratoren können sich beim endgültigen Löschen über fehlende Lösch-, Bearbeitungs- und sogar Leseberechtigungen abhängiger Datensätze hinwegsetzen.